Rapports de transactions

Les rapports de transactions enregistrent les événements financiers consignés par TicketingHub pour les réservations, les paiements, les remboursements, les vouchers, les marchandises et les OTA. Utilisez-les pour retracer ce qui s’est passé dans TicketingHub et rapprocher ces données avec votre comptabilité.

Il ne s’agit pas de relevés de versements bancaires. Stripe, PayPal et les autres prestataires peuvent regrouper des transactions, déduire des frais et les régler à des dates différentes.

Télécharger un rapport

1. Accédez à Rapports → Rapports de transactions.
2. Sélectionnez une date de début et une date de fin.
3. Trouvez le rapport dont vous avez besoin et sélectionnez Télécharger.
4. Attendez la fin de l’export, puis enregistrez le fichier CSV.

La plupart des rapports autorisent une plage de dates allant jusqu’à un an. Utilisez des périodes plus courtes lorsque vous recherchez l’origine d’un écart ou travaillez avec un compte volumineux.

Les fichiers utilisent des colonnes séparées par des tabulations. Vous pouvez les ouvrir dans Excel ou les importer dans Google Sheets. Si les valeurs apparaissent dans une seule colonne, sélectionnez Tabulation comme séparateur lors de l’importation.

Pour les exports de réservations, de clients, de paiements ou de manifestes, ou pour les connexions automatiques à un autre système, consultez Comment exporter les données TicketingHub et connecter d’autres outils.

Comprendre les dates avant de comparer les totaux

La plage de dates que vous sélectionnez est interprétée selon le fuseau horaire de votre compte. Les horodatages du fichier téléchargé sont affichés en UTC. Convertissez-les avant de comparer un rapport avec les totaux journaliers locaux.

Date de transaction

Les rapports utilisant la date de transaction filtrent les événements selon la date à laquelle TicketingHub a enregistré chaque événement financier. Une réservation peut comporter des événements à plusieurs dates, par exemple sa création, une modification, l’affectation d’un paiement, une annulation ou un remboursement.

Utilisez la date de transaction lorsque vous recherchez ce qui a changé dans TicketingHub au cours d’une période donnée.

Date de reporting

Les rapports utilisant la date de reporting filtrent les événements selon la date à laquelle le chiffre d’affaires est comptabilisé à des fins de reporting. Cette date peut différer de celle à laquelle l’événement a été enregistré.

Utilisez la date de reporting pour le chiffre d’affaires de fin de mois et la comptabilité d’engagement. L’export détaillé des réservations comprend à la fois transaction_date et reporting_date, ce qui vous permet de comprendre pourquoi un événement apparaît dans des périodes différentes.

Les versions utilisant la date de reporting sont disponibles pour les rapports Booking Summary, Booking Detail et Booking Sales.

Comprendre les devises et les valeurs positives ou négatives

Les rapports peuvent contenir deux devises :

• Les colonnes de chiffre d’affaires et amount utilisent la devise fournisseur de votre compte.
• order_currency et order_currency_amount indiquent la devise utilisée pour la commande du client.

Les rapports de réservations et de vouchers utilisent des signes comptables. Les valeurs réservées ou vendues sont souvent négatives, tandis que les paiements et les affectations sont positifs. Une valeur réservée négative ne signifie pas automatiquement qu’il s’agit d’un remboursement.

Dans le rapport Payment And Refund :

• Les paiements sont positifs.
• Les remboursements sont négatifs.
• charge_amount contient les frais associés ou les annulations de frais.
• net_amount correspond au montant de la transaction après déduction de ces frais.

Choisir le bon rapport

Votre objectif	Rapport à utiliser
Obtenir une ligne de total pour chaque réservation standard	Booking Transaction Summary
Auditer chaque événement financier d’une réservation	Booking Transaction Detail
Analyser les ventes par type de billet ou extra	Booking Transaction Sales
Suivre les ventes, utilisations et annulations de vouchers	Voucher Booking Transaction Summary ou Detail
Suivre les ventes de marchandises et de cartes cadeaux	Merchandise Purchase Transaction Summary ou Detail
Rapprocher les paiements et remboursements avec un prestataire de paiement	Payment And Refund Transaction Detail
Trouver les commandes contenant des fonds qui ne sont pas entièrement affectés	Unallocated Payments
Examiner l’activité de paiement de Viator, GetYourGuide ou Airbnb	OTA Transaction Report

Booking Transaction Summary

Ce rapport renvoie une ligne par réservation standard. Il regroupe l’activité des billets et des extras dans des totaux au niveau de la réservation.

Sélectionnez :

• Transaction Date pour inclure les événements de transaction enregistrés pendant la période sélectionnée.
• Reporting Date pour inclure le chiffre d’affaires comptabilisé pendant la période sélectionnée.

Les colonnes importantes comprennent notamment :

• Les références de commande, de réservation, de client, de revendeur, de produit et de variante
• Le statut et la source de la commande
• Les dates de création, d’expérience et d’annulation de la réservation
• pax pour le nombre de participants
• booked_revenue, tax et gross
• paid_revenue et paid_tax
• allocated_payments
• allocated_refunds_and_adjustments
• net_allocations

Utilisez net_allocations pour comprendre quel montant de paiement reste affecté à cette réservation après les remboursements et ajustements. Utilisez les références de commande et de réservation pour examiner une ligne dans le tableau de bord.

Booking Transaction Detail

Ce rapport renvoie une ligne par événement de transaction de réservation, et non une ligne par réservation.

Il comprend les mêmes identifiants de commande, de client, de revendeur, de produit et de réservation que le rapport récapitulatif, ainsi que :

• transaction_date
• reporting_date
• transaction_type
• quantity et pax
• Le montant dans la devise fournisseur
• Le montant dans la devise de la commande

Les types de transaction courants comprennent la création, l’ajustement, l’annulation, l’expiration, l’affectation et la désaffectation.

Utilisez ce rapport lorsqu’un comptable ou un agent d’assistance a besoin de la piste d’audit complète correspondant à un total du Booking Summary.

Booking Transaction Sales

Ce rapport regroupe chaque réservation par catégorie tarifaire du billet ou par extra à l’origine de la valeur. Il s’agit de l’export le plus adapté pour répondre à des questions telles que :

• Quels types de billets ont généré le plus de chiffre d’affaires ?
• Quelle contribution un extra a-t-il apportée ?
• Quel canal, revendeur, forfait ou commande POS a généré la vente ?

Les colonnes importantes comprennent notamment :

• Les références de commande et de réservation
• Le produit, la variante et le forfait
• origin_type et origin_name pour la catégorie tarifaire ou l’extra
• Le créateur de la commande, le revendeur, le canal et l’indicateur POS
• La date de l’expérience et le fuseau horaire du produit
• booked_revenue, tax, gross, paid_revenue et paid_tax

Utilisez la version Reporting Date pour connaître le chiffre d’affaires comptabilisé par catégorie tarifaire. Utilisez la version Transaction Date pour examiner l’activité enregistrée au cours d’une période.

Rapports de réservations de vouchers

Les rapports Voucher Booking couvrent les réservations de vouchers prépayés et sans date fixe. Ils ne répertorient pas les coupons ordinaires ni les soldes monétaires des cartes cadeaux.

Voucher Booking Transaction Summary

Renvoie une ligne par réservation de voucher avec :

• Les références de commande, de réservation de voucher, de client, de revendeur et de produit
• sales_value, tax_value et gross
• La valeur, la taxe et le montant brut utilisés
• La valeur, la taxe et le montant brut annulés ou expirés

Utilisez-le pour comprendre l’évolution de la dette liée aux vouchers : vouchers vendus, utilisés pour des réservations datées ou annulés.

Voucher Booking Transaction Detail

Renvoie une ligne par événement de transaction de voucher, notamment la création, l’ajustement, l’utilisation, l’expiration et l’annulation.

Utilisez-le pour retracer l’historique correspondant à une ligne du récapitulatif des vouchers. Pour trouver les vouchers qui attendent encore que les clients choisissent une date, utilisez les filtres Orders décrits dans Comment trouver les vouchers non affectés, non utilisés et retournés.

Rapports d’achats de marchandises

Ces rapports couvrent les achats de marchandises, y compris les marchandises configurées comme cartes cadeaux.

Merchandise Purchase Transaction Summary

Renvoie une ligne par achat de marchandise avec :

• Les références de commande, de client, de revendeur et de marchandise
• Le nom et la quantité de la marchandise
• Les dates d’achat et d’annulation
• Le chiffre d’affaires réservé, la taxe, le montant brut, les montants payés et les affectations

Merchandise Purchase Transaction Detail

Renvoie une ligne par événement de transaction de marchandise. La colonne deferred_income_type distingue les marchandises ordinaires des marchandises constituant des cartes cadeaux.

Utilisez le rapport détaillé lorsque vous devez retracer des ajustements, des annulations, des affectations ou des désaffectations de paiements. Les soldes issus de l’utilisation des cartes cadeaux sont suivis séparément de l’achat initial de marchandises. Ne considérez donc pas le récapitulatif des marchandises comme un rapport complet de la dette liée aux cartes cadeaux.

Payment And Refund Transaction Detail

Ce rapport renvoie une ligne par paiement ou remboursement pour les réservations, les vouchers et les marchandises.

Les colonnes importantes comprennent notamment :

• La référence de commande, la source, le statut, le client, le revendeur et le canal
• payment_type
• payment_reference
• gateway_transaction_id
• Le créateur du paiement ou du remboursement
• transaction_date et transaction_type
• Les devises fournisseur et de la commande
• amount, charge_amount et net_amount

Rapprocher un prestataire de paiement

1. Téléchargez ce rapport pour la période que vous vérifiez.
2. Filtrez par payment_type.
3. Faites correspondre gateway_transaction_id avec l’identifiant de transaction dans Stripe, PayPal, Spreedly ou votre autre prestataire.
4. Comparez amount, charge_amount et net_amount.
5. Utilisez la référence de commande pour examiner les écarts dans TicketingHub.

L’absence d’identifiant de transaction de passerelle est normale pour les paiements en espèces, par virement bancaire, à crédit ou pour tout autre paiement enregistré manuellement.

Ce rapport indique quand TicketingHub a enregistré une entrée ou une sortie de fonds. Il n’indique pas quand un prestataire a versé les fonds sur votre compte bancaire. Utilisez le rapport de versements du prestataire pour connaître les dates de règlement et les dépôts bancaires.

Unallocated Payments

Ce rapport renvoie les commandes dont le solde positif n’a pas été entièrement affecté à une réservation ou à un article de marchandise.

Les colonnes importantes comprennent notamment :

• La référence de commande, la source, le statut, le client et le revendeur
• La date de création de la commande
• Le total de la commande
• Le total des paiements
• Le total des remboursements
• unallocated_amount
• Les mêmes totaux dans la devise de la commande

Utilisez ce rapport en fin de mois pour trouver les dépôts, paiements excédentaires ou paiements manuels qui nécessitent encore une intervention.

Le filtre de date utilise la date de création de la commande, et non la date du dernier paiement. Si vous recherchez un paiement récent associé à une ancienne commande, élargissez la plage pour inclure la date de création de la commande.

Un paiement non affecté n’est pas la même chose qu’un voucher non utilisé. Un paiement non affecté correspond à des fonds qui ne sont pas entièrement attribués dans une commande ; un voucher non utilisé correspond à une réservation de voucher en attente d’une date.

OTA Transaction Report

Ce rapport couvre l’activité de paiement et de remboursement des commandes Viator, GetYourGuide et Airbnb.

Les colonnes comprennent :

• Les identifiants de transaction et de commande
• La référence de commande
• Le montant et la devise
• Les frais calculés
• La date de transaction
• La source OTA

Utilisez la référence de commande et la source pour comparer les lignes TicketingHub avec le relevé de versement de l’OTA. Les commandes effectuées directement sur le site, dans le tableau de bord ou au point de vente n’apparaissent pas dans ce rapport.

Les frais sont calculés à partir des paramètres de frais OTA de votre compte. Ils ne correspondent pas nécessairement au montant final versé par l’OTA après tous les ajustements figurant sur son relevé.

Méthodes de rapprochement recommandées

Chiffre d’affaires de fin de mois

1. Téléchargez Booking Transaction Summary (Reporting Date) pour la période comptable.
2. Utilisez Booking Transaction Detail (Reporting Date) lorsque vous avez besoin des événements à l’origine d’un total.
3. Examinez séparément les rapports Voucher et Merchandise.
4. Examinez Unallocated Payments et régularisez les soldes en suspens.
5. Enregistrez séparément les frais des prestataires de paiement et de TicketingHub.

Rapprochement bancaire et des cartes

1. Téléchargez Payment And Refund Transaction Detail.
2. Faites correspondre les identifiants de transaction de passerelle avec ceux du prestataire.
3. Comparez le rapport de versements du prestataire avec votre relevé bancaire.
4. Tenez compte des frais du prestataire, du regroupement des versements, des remboursements et du délai de règlement.

Un versement d’un prestataire de paiement peut contenir des transactions provenant de plusieurs commandes TicketingHub. Le total d’une commande ne correspondra donc pas toujours à un seul dépôt bancaire.

Dette liée aux vouchers

1. Utilisez Voucher Booking Transaction Summary pour les ventes, utilisations et annulations de vouchers.
2. Utilisez la version Detail pour auditer les événements individuels.
3. Utilisez les filtres de vouchers dans Orders pour obtenir la liste opérationnelle des vouchers qui attendent encore d’être utilisés.

Rapprochement des OTA

1. Téléchargez OTA Transaction Report.
2. Filtrez par source OTA.
3. Faites correspondre les références de commande avec le relevé de l’OTA.
4. Examinez les annulations et les remboursements dans Payment And Refund Transaction Detail lorsque davantage de détails sont nécessaires.

Pourquoi deux rapports peuvent-ils ne pas correspondre ?

Vérifiez les causes courantes suivantes avant de conclure que des données sont manquantes :

1. Base de date différente : Transaction Date et Reporting Date peuvent placer un même événement dans des périodes différentes.
2. Conversion de fuseau horaire : les horodatages des CSV sont en UTC, tandis que votre comparaison peut utiliser l’heure locale.
3. Niveaux financiers différents : les rapports de réservations suivent le chiffre d’affaires et les affectations ; les rapports de paiements suivent les fonds reçus ou remboursés.
4. Activité liée aux vouchers ou aux marchandises : ces activités sont séparées des rapports de réservations standard.
5. Soldes non affectés : un paiement peut exister avant d’être entièrement attribué à une réservation.
6. Délai de règlement du prestataire : une passerelle peut regrouper plusieurs transactions dans un versement ultérieur.
7. Frais : les frais du prestataire et du service peuvent rendre les dépôts nets différents des paiements bruts.
8. Devises multiples : les valeurs dans la devise fournisseur et dans la devise de la commande peuvent différer après conversion et arrondi.
9. Modes de paiement manuels : les paiements en espèces, par virement bancaire, à crédit ou par carte externe peuvent ne pas avoir d’identifiant de passerelle.
10. Modifications du statut de la commande : une annulation ou une modification peut créer des événements de transaction ultérieurs pour une ancienne réservation.

Foire aux questions

Quel rapport dois-je envoyer à mon comptable ?

Utilisez Booking Transaction Summary (Reporting Date) pour les totaux de chiffre d’affaires comptabilisé. Ajoutez Booking Transaction Detail (Reporting Date) lorsque le comptable a besoin d’une piste d’audit détaillée, ligne par ligne. Incluez les rapports Voucher et Merchandise si vous vendez ces articles.

Quel rapport dois-je utiliser pour Stripe ou PayPal ?

Utilisez Payment And Refund Transaction Detail, puis faites correspondre ses identifiants de transaction de passerelle avec ceux du prestataire. Utilisez le rapport de versements du prestataire, et non TicketingHub seul, pour confirmer les montants crédités sur votre compte bancaire.

Pourquoi les valeurs du chiffre d’affaires réservé sont-elles négatives ?

Les rapports de réservations et de vouchers utilisent des signes comptables. Les valeurs réservées ou vendues peuvent être négatives, tandis que les affectations et les paiements sont positifs. Interprétez les valeurs selon la signification de la colonne et le type de transaction, plutôt que de considérer toute valeur négative comme un remboursement.

Pourquoi un paiement est-il absent d’Unallocated Payments ?

Ce rapport filtre selon la date de création de la commande. Incluez la date à laquelle la commande a été créée, même si le paiement a été ajouté ultérieurement.

Comment répertorier les vouchers non utilisés ?

Utilisez Orders → Filter By → Voucher Booking → Is Voucher. Les rapports de transactions expliquent l’activité financière des vouchers ; le filtre Orders affiche la liste opérationnelle actuelle.

Comment exporter le rapport vers Google Sheets ?

Téléchargez le fichier, puis utilisez File → Import → Upload dans Google Sheets et sélectionnez Tab comme séparateur. Pour les mises à jour automatiques, consultez Comment exporter les données TicketingHub et connecter d’autres outils.

Pour plus d’informations sur les versements des prestataires, les factures des revendeurs et les frais TicketingHub, consultez Vos factures et versements TicketingHub.