Comment créer des règles d’acompte
Comment créer et configurer des règles d’acompte dans TicketingHub
Les règles d’acompte dans TicketingHub vous permettent de percevoir des paiements partiels à l’avance lorsque les clients réservent, ce qui garantit leur réservation et réduit les annulations de dernière minute. Vous pouvez facturer un pourcentage du montant total de la réservation, un montant fixe par personne ou un montant forfaitaire par réservation.
Pour configurer des règles d’acompte, vous devez d’abord activer la fonctionnalité Acomptes dans les paramètres de votre compte : elle n’est pas activée par défaut.
Étape 1 : activer la fonctionnalité Acomptes
La fonctionnalité Acomptes est désactivée par défaut. Pour l’activer :
- Ouvrez votre tableau de bord TicketingHub
- Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche
- Cliquez sur Fonctionnalités
- Recherchez Acomptes et activez l’option
Une fois la fonctionnalité activée, Règles d’acompte s’affichera dans le menu de navigation de votre tableau de bord. Si cette option ne s’affiche pas après l’activation, actualisez la page ou contactez l’assistance à l’adresse support@ticketinghub.com.
Étape 2 : ouvrir les règles d’acompte dans votre tableau de bord
- Dans votre tableau de bord TicketingHub, accédez à Règles d’acompte
- Cliquez sur Nouvelle règle d’acompte
Étape 3 : configurer votre règle d’acompte
Type d’acompte
Choisissez la méthode de calcul du montant de l’acompte :
| Type | Fonctionnement | Exemple |
|---|---|---|
| Pourcentage du montant de la réservation | Un pourcentage de la valeur totale de la réservation | 20 % d’une réservation de 200 £ = acompte de 40 £ |
| Montant fixe par personne | Un montant forfaitaire × le nombre de participants | 10 £ × 4 participants = acompte de 40 £ |
| Montant fixe par réservation | Un seul montant forfaitaire, quel que soit le nombre de participants | 50 £ par réservation |
Montant
Saisissez la valeur de l’acompte correspondant au type choisi : un pourcentage (par exemple 20) ou un montant fixe (par exemple 10).
Produits
Utilisez la liste déroulante pour attribuer cette règle à un produit spécifique. Ne sélectionnez aucun produit pour l’appliquer par défaut à tous les produits.
Étape 4 : définir les options de paiement
Autoriser le paiement intégral
Contrôle ce que les clients voient lors du passage en caisse :
- Activé : le client peut choisir de payer l’acompte ou le montant total à l’avance
- Désactivé : le client peut uniquement payer l’acompte ; le paiement intégral n’est pas proposé
Délai de paiement
Définit la date limite à laquelle le client doit payer intégralement le solde restant, calculée par rapport à la date de la visite.
Vous pouvez définir ce délai en jours ou en mois :
| Paramètre | Signification |
|---|---|
0 jours | Le paiement intégral est dû le jour de la visite |
7 jours | Le paiement intégral est dû 1 semaine avant la visite |
1 mois | Le paiement intégral est dû 1 mois avant la visite |
Visite le 15 juin avec un délai de paiement de 7 jours → le solde intégral est dû au plus tard le 8 juin.
Étape 5 : enregistrer et appliquer
- Vérifiez vos paramètres
- Cliquez sur Nouvelle règle d’acompte
Votre règle est maintenant active et s’appliquera automatiquement lors du passage en caisse pour le ou les produits concernés.
Percevoir un acompte sur une commande existante
Les règles d’acompte s’appliquent automatiquement lors du passage en caisse. Lorsque vous créez vous-même la commande, par téléphone ou au comptoir, vous choisissez la répartition du paiement sur la commande :
- Ouvrez la commande et recherchez la carte Montants des paiements
- Cliquez sur Modifier
- Choisissez l’option Payer [acompte] maintenant et [solde] à l’arrivée, puis cliquez sur Enregistrer
- Cliquez sur Actions et choisissez le mode de paiement du client, par exemple Espèces ou chèque
- Le formulaire de paiement propose alors Montant total ou Acompte ; choisissez Acompte et le montant est remplacé par celui de l’acompte
- Cliquez sur Créer le paiement
Le choix de la répartition ne perçoit aucun paiement à lui seul. Tant que vous n’avez pas encaissé l’acompte, le solde de la commande affiche donc toujours le montant total. C’est ce qui déroute le plus souvent : rien ne semble s’être passé. Le paiement de l’acompte réduit le solde du montant encaissé, et le reste demeure dû jusqu’à ce que le client le paie.
Cas dans lesquels un acompte ne peut pas être utilisé
Un acompte est associé à une seule réservation. La section Montants des paiements n’apparaît donc que sur une commande comportant une seule réservation. Pour percevoir des acomptes sur plusieurs produits pour un même client, placez chaque produit sur une commande distincte.
| Situation | Marche à suivre |
|---|---|
| La commande comporte plusieurs réservations | Déplacez les réservations supplémentaires vers leurs propres commandes |
| Une carte cadeau est appliquée à la commande | Retirez d’abord la carte cadeau : une carte cadeau ne peut pas être combinée avec un acompte |
| La date de la visite se situe dans la période du délai de paiement | Percevez le montant total, car le solde serait déjà exigible |
Une fois qu’une réservation d’une commande comporte un acompte, vous ne pouvez plus ajouter une autre réservation à cette commande. L’annulation de la réservation associée à l’acompte libère à nouveau la commande.
Conseils pour les organisateurs de visites
- Plusieurs règles : créez une règle d’acompte par produit ou une seule règle par défaut pour toutes les visites
- Réservations de dernière minute : définissez un délai de paiement court (par exemple 0 à 1 jour) afin de supprimer l’échéance du solde pour les réservations le jour même
- Associez-la à votre politique d’annulation : présentez vos conditions de paiement intégral et d’annulation ensemble lors du passage en caisse afin de réduire les litiges
FAQ
Qu’est-ce qu’une règle d’acompte dans TicketingHub ?
Une règle d’acompte définit le montant qu’un client paie à l’avance au moment de la réservation. Vous pouvez le définir comme un pourcentage du montant total, un montant fixe par personne ou un montant forfaitaire par réservation.
Comment activer la fonctionnalité Acomptes dans TicketingHub ?
Cliquez sur Paramètres → Fonctionnalités → activez Acomptes. Une fois la fonctionnalité activée, Règles d’acompte s’affichera dans le menu de votre tableau de bord.
Les clients peuvent-ils payer le montant total au lieu du seul acompte ?
Oui. Si vous activez l’option Autoriser le paiement intégral, les clients peuvent choisir de payer l’acompte ou le montant total lors du passage en caisse. Si cette option est désactivée, seul le paiement de l’acompte est proposé.
À quoi sert le champ Délai de paiement ?
Le délai de paiement définit la date limite de règlement du solde restant. Par exemple, s’il est défini sur 7 jours, le client doit payer l’intégralité du solde 7 jours avant la date de la visite.
Puis-je appliquer des règles d’acompte différentes à différents produits ?
Oui. Utilisez la liste déroulante Produits lors de la création d’une règle pour l’attribuer à un produit spécifique. Si aucun produit n’est sélectionné, la règle s’applique par défaut à tous les produits.
Pourquoi les règles d’acompte ne s’affichent-elles pas dans mon tableau de bord ?
La fonctionnalité Acomptes doit d’abord être activée. Accédez à Paramètres → Fonctionnalités → Acomptes. Après l’activation, actualisez la page.
Pourquoi le solde de la commande affiche-t-il toujours le montant total lorsque je choisis un acompte ?
Le choix de la répartition détermine uniquement le montant à percevoir immédiatement. Aucun montant n’est débité tant que vous n’avez pas effectué de paiement ; le solde reste donc égal au montant total jusque-là. Une fois l’acompte payé, le solde diminue de ce montant et le reste demeure dû jusqu’à ce que le client le règle.
Pourquoi l’option Montants des paiements n’apparaît-elle pas sur une commande ?
La section Montants des paiements apparaît lorsque la commande comporte une seule réservation, que le produit de cette réservation dispose d’une règle d’acompte et que la date de la visite se situe encore en dehors de la période définie par le délai de paiement de la règle. Si la commande comporte plusieurs réservations, divisez-la en commandes distinctes.
Un client peut-il payer un acompte avec une carte cadeau ?
Non. Une carte cadeau ne peut pas être combinée avec un acompte sur la même commande. Retirez la carte cadeau avant de choisir un acompte ou percevez le montant total à la place.