Comment définir les disponibilités et les capacités

Gérer vos disponibilités et vos capacités n’a rien de compliqué. Avec TicketingHub, vous disposez de tous les outils nécessaires pour créer des plannings, gérer les changements de saison et ajuster les capacités comme un professionnel.

Que vous prépariez une saison estivale très animée ou que vous ayez simplement besoin de fermer pendant les fêtes, ce guide vous accompagne. Simplifions la gestion de vos plannings !

Étapes pour définir les disponibilités et les capacités

1. Accéder à la page de disponibilité du produit

1. Accédez à votre Tableau de bord et sélectionnez le produit que vous souhaitez configurer.
2. Cliquez sur Disponibilité.
3. Choisissez l’une des deux options suivantes :
   • Saisons : pour créer des plannings récurrents.
   • Exceptions : pour remplacer les saisons à des dates ou pour des événements précis (par exemple, fermetures, changements d’horaires d’ouverture, capacités réduites ou augmentées).

2. Créer une nouvelle saison

1. Cliquez sur Nouvelle saison.
2. Renseignez les informations suivantes :
   • Nom de la saison (par exemple, « Horaires habituels »).
   • Date de début.
   • Facultatif : date de fin, ou laissez la saison sans date de fin.
3. Ajoutez des créneaux horaires et des capacités :
   • Exemple : ajoutez des créneaux à 10 h et à 14 h, avec une capacité de 10 personnes chacun.
4. Personnalisez le planning :
   • Modifiez les horaires ou les capacités.
   • Supprimez les jours ou horaires indésirables (par exemple, les lundis ou tous les créneaux tôt le matin).
   • Cliquez sur une capacité précise pour la modifier ou la supprimer (par exemple, les matinées du mardi).
5. Enregistrez les modifications.

3. Dupliquer une saison existante

1. Repérez la saison que vous souhaitez dupliquer et cliquez sur le menu à trois points.
2. Cliquez sur Dupliquer.
3. Renseignez le nom de la saison, la date de début et, le cas échéant, la date de fin.
4. Les horaires et les capacités seront dupliqués. Effectuez donc les ajustements nécessaires :
   • Modifiez les jours, les horaires et les capacités selon vos besoins.
5. Enregistrez les modifications.

4. Créer une exception

1. Accédez à la page de disponibilité de votre produit et cliquez sur Nouvelle exception.
2. Renseignez les informations suivantes :
   • Donnez un nom à l’exception (par exemple, « Fermeture pour maintenance »).
   • Sélectionnez la date (par exemple, le 27 janvier).
3. Étapes facultatives :
   • Cochez Répéter sur plusieurs jours si vous souhaitez appliquer l’exception à plusieurs jours.
   • Cochez Dupliquer les horaires actuellement actifs pour copier tous les horaires actifs de différentes saisons, ou laissez cette option vide pour repartir de zéro.
4. Ajustez les paramètres selon vos besoins :
   • Pour fermer complètement, laissez le planning vide.
   • Pour modifier les horaires, ajoutez de nouveaux créneaux ou mettez à jour les capacités (par exemple, commencez à 11 h au lieu de 9 h, ou augmentez la capacité de 10 à 20 personnes).

5. Vérifier et modifier les disponibilités

1. Dans votre Tableau de bord, cliquez sur Disponibilité.
2. Utilisez les commandes situées au-dessus du calendrier pour affiner l’affichage : sélectionnez une plage de dates, ou activez Afficher uniquement les réservations pour ne voir que les événements associés à des réservations ; le calendrier se met à jour immédiatement. Ouvrez Filtrer par pour sélectionner un ou plusieurs produits ou guides (lorsque les guides sont activés pour votre compte), puis cliquez sur Rechercher pour appliquer les filtres ; un point rouge sur le bouton indique qu’ils sont actifs. Les filtres sont intégrés à l’adresse de la page : vous pouvez donc enregistrer dans vos favoris ou partager une vue filtrée. Le bouton Voir plus en bas charge la période suivante en conservant les mêmes filtres.
3. Vérifiez votre configuration :
   • Contrôlez vos saisons habituelles.
   • Vérifiez les exceptions ou les changements ponctuels.

Pourquoi une date affiche-t-elle un point d’exclamation ?

Un point d’exclamation à côté d’un produit et d’une date dans le calendrier latéral Disponibilité signifie qu’une exception est active pour cette date. Il s’agit d’un indicateur informatif, et non d’une erreur. L’exception remplace le planning habituel de la saison et peut utiliser des horaires ou des capacités différents. Survolez le point d’exclamation pour afficher le nom de l’exception.

Pour la consulter ou la modifier, ouvrez le produit, accédez à Disponibilité → Exceptions, puis sélectionnez l’exception couvrant cette date. Si l’exception est intentionnelle, aucune action n’est nécessaire. Si ce n’est pas le cas, modifiez-la ou supprimez-la après avoir vérifié que la saison habituelle utilise le planning souhaité.

6. Effectuer des ajustements rapides

1. Repérez le créneau horaire précis que vous souhaitez modifier et cliquez dessus pour ouvrir sa fenêtre. Cette fenêtre propose toujours la liste des participants de l’événement.
2. Effectuez vos modifications :
   • Modifiez la capacité ou les horaires, ou attribuez un guide. Les horaires ne peuvent plus être modifiés une fois que l’événement comporte des réservations.
   • Enregistrez les modifications ; le calendrier est mis à jour directement.
3. L’option Supprimer l’événement supprime, après confirmation, un créneau qui ne comporte encore aucune réservation.
4. Pour fermer une journée entière pour plusieurs produits, cliquez sur l’icône de corbeille à côté de la date.

Les événements déjà passés s’ouvrent dans une fenêtre en lecture seule qui indique néanmoins quel guide leur avait été attribué.

Et voilà : vous maîtrisez désormais la gestion des plannings ! Grâce aux saisons, aux exceptions et aux modifications rapides, vous pouvez assurer le bon fonctionnement de vos activités. Si vous rencontrez un problème ou avez besoin d’aide supplémentaire, notre équipe d’assistance est à votre disposition.