Comment activer les notifications pour les utilisateurs

Un membre de votre équipe a-t-il déjà manqué une mise à jour importante concernant une réservation ou une demande de remboursement ? Pour assurer le bon fonctionnement de vos opérations, il est essentiel que chacun reste informé. Grâce aux notifications utilisateur de TicketingHub, vous pouvez vous assurer que les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations, sans pour autant submerger leur boîte de réception d’alertes inutiles.

Étape 1 : accéder aux paramètres utilisateur

Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche de votre tableau de bord TicketingHub.
Accédez à l’onglet Utilisateurs : vous y verrez toutes les personnes ayant accès à votre compte TicketingHub.

Étape 2 : activer les notifications pour un utilisateur

Recherchez l’utilisateur que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur le bouton Notifications : la fenêtre contextuelle Paramètres des notifications utilisateur s’ouvrira.
Sélectionnez les notifications que cet utilisateur doit recevoir.

Conseil : passez le curseur sur l’icône représentant un point d’interrogation à côté de chaque type de notification pour obtenir une brève explication de son fonctionnement.

Explication des types de notifications

TicketingHub propose les types de notifications suivants. Chacun peut être activé ou désactivé indépendamment pour chaque utilisateur.

Commande confirmée — Envoyée lorsqu’une nouvelle réservation est confirmée sur un canal quelconque (en ligne, PDV ou revendeur). Idéale pour les opérateurs ou les membres de l’équipe qui doivent avoir une visibilité en temps réel sur les nouvelles ventes.
Commande provisoire — Envoyée lorsqu’une réservation est effectuée, mais qu’elle attend votre confirmation avant d’être définitivement acceptée. Utile pour les opérateurs qui approuvent manuellement les réservations.
Commande annulée — Envoyée lorsqu’une réservation est annulée par un client, un revendeur ou un administrateur. Elle permet aux équipes des opérations et des finances de rester informées des modifications apportées aux listes de participants ou au chiffre d’affaires.
Extra acheté — Envoyée lorsqu’un client ajoute un extra (produit complémentaire ou surclassement) à une réservation existante. Utile pour les guides et le personnel des opérations qui doivent se préparer à l’avance pour une visite.
E-mail du manifeste — Résumé envoyé avant la visite à l’opérateur, indiquant tous les passagers confirmés pour un départ à venir. Il est généralement envoyé automatiquement avant l’heure de début de la visite. Utile pour les responsables de visite et les responsables des opérations.
Réservation de dernière minute — Envoyée lorsqu’une réservation est effectuée peu de temps avant le début de la visite. Importante pour les guides et les chauffeurs qui doivent être informés des ajouts tardifs.
Première option réservée — Envoyée lorsqu’une première réservation est effectuée sur un créneau de disponibilité qui était auparavant vide. Utile pour les opérateurs qui souhaitent savoir quand une nouvelle date ou un nouveau créneau devient actif.

Qui doit recevoir quelles notifications ?

Opérations et guides : Commande confirmée, Extra acheté, Manifeste, Réservation de dernière minute

Finances et direction : Commande confirmée, Commande annulée, Extra acheté

Administrateurs et propriétaires : toutes les notifications ci-dessus, ainsi que Première option réservée et Commande provisoire

Étape 3 : personnaliser les notifications propres aux produits

Si vous souhaitez qu’un utilisateur ne reçoive des notifications que pour certains produits (par exemple, un guide qui n’encadre qu’une seule visite) :

Cochez Envoyer les notifications uniquement pour les produits sélectionnés.
Sélectionnez le ou les produits concernés dans la liste déroulante.

Cette option est particulièrement utile pour :

les opérateurs proposant plusieurs produits et ayant différents guides ou responsables pour chaque produit ;
les guides qui ne doivent être informés que de leurs propres visites ;
le personnel à temps partiel qui gère une partie de votre catalogue de produits.

Remarque : si aucun produit n’est sélectionné, l’utilisateur recevra par défaut les notifications pour tous les produits actifs.

Étape 4 : enregistrer vos modifications

Vérifiez les paramètres de notification que vous avez sélectionnés.
Cliquez sur Mettre à jour l’utilisateur pour appliquer les modifications.

Les modifications prennent effet immédiatement. À partir de ce moment, l’utilisateur commencera à recevoir des e-mails pour tout nouvel événement correspondant aux types de notifications activés.

Dépannage : vous ne recevez pas les notifications ?

Si un utilisateur indique qu’il ne reçoit pas de notifications, effectuez les vérifications suivantes :

1. Vérifiez que l’adresse e-mail est correcte

Accédez à Paramètres → Utilisateurs, ouvrez le profil de l’utilisateur et vérifiez que l’adresse e-mail enregistrée est exacte et à jour.

2. Vérifiez que les paramètres de notification sont activés

Cliquez sur le bouton Notifications de cet utilisateur et vérifiez que les types de notifications concernés sont activés. Il est facile de les laisser accidentellement désactivés.

3. Vérifiez le dossier des courriers indésirables de l’utilisateur

Les e-mails de notification de TicketingHub sont envoyés depuis une adresse automatisée. Demandez à l’utilisateur de vérifier son dossier de courriers indésirables et de considérer l’expéditeur comme fiable.

4. Vérifiez les filtres propres aux produits

Si l’option Envoyer les notifications uniquement pour les produits sélectionnés est activée, vérifiez que le produit concerné figure bien dans la sélection. Si un produit a été ajouté récemment, il peut être nécessaire de l’ajouter manuellement au filtre.

5. Vérifiez le rôle de l’utilisateur

Les e-mails de notification sont envoyés à l’adresse e-mail indiquée dans le profil de l’utilisateur. Assurez-vous que le compte utilisateur n’a pas été désactivé et que son rôle n’a pas été modifié d’une manière qui affecte l’état de son compte.

6. Le problème persiste ? Contactez l’assistance

Si vous avez effectué toutes les vérifications ci-dessus et que les notifications n’arrivent toujours pas, contactez l’équipe d’assistance TicketingHub. Notre équipe peut examiner la distribution au niveau du serveur et vous aider à diagnostiquer d’éventuels problèmes d’acheminement des e-mails.

Foire aux questions

Puis-je activer les notifications pour tous les utilisateurs en une seule fois ?

Pas actuellement : les préférences de notification doivent être définies individuellement pour chaque utilisateur. Ainsi, chaque membre de l’équipe ne reçoit que les informations pertinentes pour son rôle.

Un utilisateur sera-t-il informé des réservations effectuées sur tous les canaux ?

Oui. Les notifications couvrent les réservations effectuées via le widget de votre site web, l’application PDV, les portails des revendeurs et les canaux des OTA (tels que Viator ou GetYourGuide), à condition que le type de notification concerné soit activé.

Un utilisateur du point de vente reçoit-il des notifications ?

Oui, si les types de notifications concernés sont activés sur son compte. La distribution des notifications dépend de l’adresse e-mail indiquée dans le profil de l’utilisateur, quel que soit son rôle d’accès au tableau de bord.

Puis-je définir des règles de notification différentes pour chaque produit ?

Oui : utilisez l’option Envoyer les notifications uniquement pour les produits sélectionnés à l’étape 3. Chaque utilisateur peut avoir une combinaison unique de types de notifications et de filtres de produits.

Les notifications sont-elles envoyées immédiatement ou selon un calendrier ?

La plupart des notifications (Commande confirmée, Commande annulée, Extra acheté, Réservation de dernière minute) sont envoyées immédiatement lorsque l’événement déclencheur se produit. Les e-mails du manifeste sont généralement programmés pour être envoyés automatiquement avant l’heure de départ de la visite.

Les guides peuvent-ils recevoir des notifications sans disposer d’un accès complet au tableau de bord ?

Oui. Un guide peut disposer d’un compte utilisateur avec le rôle Gestionnaire des entrées et recevoir les notifications du manifeste sans avoir besoin d’un accès complet au tableau de bord. Ses notifications lui sont envoyées uniquement par e-mail, mais vous pouvez également utiliser notre fonctionnalité destinée aux guides.