Comment attribuer des guides touristiques et automatiser les notifications dans TicketingHub
Vue d’ensemble
La fonctionnalité des créneaux de guides de TicketingHub permet aux opérateurs d’attribuer des guides aux options de visite et d’automatiser les communications associées. Le système gère les notifications d’attribution, les rappels 24 heures à l’avance et l’envoi de la liste des participants sans intervention manuelle.
Étape 1 — Activer la fonctionnalité Guides
La fonctionnalité Guides est désactivée par défaut. Pour l’activer :
- Ouvrez votre tableau de bord TicketingHub
- Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche
- Cliquez sur l’onglet Fonctionnalités
- Repérez Guides et cliquez sur Activer Guides
Une fois la fonctionnalité activée, une section Guides apparaît dans le menu de navigation de gauche.
Étape 2 — Créer vos guides
- Accédez à Guides dans le menu de gauche
- Cliquez sur Nouveau guide
- Remplissez tous les champs obligatoires :
| Champ | Remarques |
|---|---|
| Nom | Nom d’affichage présenté dans le tableau de bord |
| Prénom | Utilisé dans les e-mails automatisés |
| Nom de famille | Utilisé dans les e-mails automatisés |
| Adresse e-mail | Adresse à laquelle toutes les notifications de créneau sont envoyées |
| Numéro de téléphone | Facultatif, mais recommandé pour les visites en présence de clients |
- Cliquez sur Enregistrer
Important : vérifiez attentivement les adresses e-mail. Des caractères invalides ou des fautes de frappe peuvent entraîner des échecs silencieux de livraison, sans message d’erreur dans le tableau de bord.
Limitation actuelle : TicketingHub prend en charge un seul guide par option. Contactez l’assistance pour les besoins impliquant plusieurs guides.
Étape 3 — Configurer les notifications des guides
Configurez les e-mails automatisés en ouvrant les Paramètres des notifications dans la section Guides :
Notification d’attribution d’un créneau Envoyée immédiatement lorsqu’un guide est attribué à une option, que son attribution est modifiée ou qu’il en est retiré.
Rappel 24 heures à l’avance Envoyé la veille de la visite, mais uniquement si l’attribution a eu lieu plus de 24 heures auparavant. Les attributions effectuées le jour même ne déclenchent pas ce rappel.
Liste des participants (manifest) Envoyée à une heure configurable avant le début de la visite. Elle contient la liste complète des participants pour cette option.
Conseil : activez les trois notifications afin d’assurer une communication complète avec les guides, sans suivi manuel.
Étape 4 — Attribuer un guide à une option
- Accédez à Disponibilité dans le menu de gauche
- Cliquez sur l’option de visite à laquelle vous souhaitez attribuer un guide
- Ouvrez l’onglet Avancé
- Sélectionnez votre guide dans la liste déroulante Attribuer un guide
- Enregistrez vos modifications
Le guide reçoit immédiatement un e-mail de notification d’attribution. Si vous modifiez ou supprimez ultérieurement cette option de disponibilité, le créneau du guide est automatiquement mis à jour et le guide en est informé.
Étape 5 — Ajouter les informations du guide aux e-mails destinés aux clients
Affichez les informations du guide dans les e-mails destinés aux clients à l’aide des balises de modèle Liquid de TicketingHub :
| Balise Liquid | Contenu inséré |
|---|---|
{{ guide.name }} | Le nom d’affichage du guide |
{{ guide.phone }} | Le numéro de téléphone du guide |
Comment les ajouter à vos e-mails
- Accédez à votre Produit dans le tableau de bord TicketingHub
- Ouvrez l’onglet E-mails
- Ouvrez le modèle d’e-mail que vous souhaitez modifier (généralement l’E-mail de confirmation de réservation ou l’E-mail de rappel de réservation)
- Cliquez sur Afficher → Modifier
- Insérez la ou les balises Liquid à l’endroit où vous souhaitez afficher les informations du guide
Exemple :
Your guide for this tour is {{ guide.name }}.If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.- Cliquez sur Enregistrer les modifications, puis sur Envoyer un e-mail de test pour prévisualiser le résultat
Remarque : ces balises ne sont renseignées que si un guide a été attribué à cette option. Pour les options sans guide attribué, elles restent vides.
Conseil : l’e-mail de rappel 24 heures à l’avance est idéal pour afficher les coordonnées du guide.
Résolution des problèmes
La section Guides n’apparaît pas dans le menu de gauche
- Accédez à Paramètres → Fonctionnalités, repérez Guides, puis cliquez sur Activer Guides
- Retournez au tableau de bord et ouvrez Guides depuis le menu de gauche
Le guide ne reçoit pas l’e-mail d’attribution
- Vérifiez que la notification d’attribution d’un créneau est activée dans les paramètres des notifications
- Vérifiez que l’adresse e-mail ne contient ni espaces ni caractères spéciaux
- Consultez le dossier des courriers indésirables du guide
Le guide ne reçoit pas le rappel 24 heures à l’avance
- Vérifiez que la notification est activée
- Vérifiez que l’attribution a eu lieu plus de 24 heures avant le début de la visite
Le guide ne reçoit pas la liste des participants
- Activez la notification Liste des participants (manifest)
- Vérifiez que le délai d’envoi de la notification est correctement configuré
- Contactez l’assistance si le problème persiste
FAQ
Puis-je attribuer plusieurs guides à une option ? Pas actuellement. TicketingHub prend en charge un seul guide par option.
Les guides ont-ils accès au tableau de bord TicketingHub ? Non. Les guides reçoivent uniquement des notifications par e-mail. Ils peuvent être ajoutés en tant qu’utilisateurs de la gestion des entrées à des fins de contrôle des billets, mais ils auront alors une visibilité sur toutes les visites.
Que se passe-t-il si je modifie l’option de disponibilité après avoir attribué un guide ? Le créneau du guide est automatiquement mis à jour et le guide en est informé. La suppression de l’option supprime le créneau et en informe le guide.
Puis-je utiliser la fonctionnalité de guides de TicketingHub avec Google Agenda ? Une intégration de base avec Google Agenda est disponible. Elle maintient à jour un événement par créneau horaire avec le nombre de personnes ayant réservé, tout en conservant les éléments que vous ajoutez vous-même à l’événement, tels que des invités ou des notes. Si vous déplacez un événement vers un autre agenda, TicketingHub cesse de le mettre à jour.