Comment utiliser les services POS dans l’application POS de TicketingHub
Vous gérez une billetterie, une équipe sur le terrain ou un guichet d’accueil ? Les services POS offrent à vos employés un cadre structuré pour commencer et terminer chaque journée de travail, avec le suivi du fonds de caisse et un rapport Z automatique pour le rapprochement de fin de journée.
Les employés se connectent, déclarent leur fonds de caisse initial, encaissent les paiements tout au long de leur service, puis le clôturent en effectuant un rapprochement de caisse comprenant le détail complet des paiements reçus et des ventes de billets. Aucun calcul manuel. Aucune approximation.
Vous cherchez les services Guide (affectation et notifications des guides touristiques) ? Consultez l’article sur les services Guide.
Étape 1 — Activer les services POS dans votre tableau de bord
Les services POS sont désactivés par défaut. Avant que votre équipe puisse les utiliser dans l’application POS, un administrateur du tableau de bord doit les activer.
- Accédez à Paramètres → Paramètres POS dans votre tableau de bord TicketingHub
- Dans Require users to start a shift before they can sell tickets…, sélectionnez Enabled
- Sélectionnez une ou plusieurs devises du fonds de caisse : ce sont les devises dans lesquelles votre équipe manipulera des espèces
Remarque : Vous pouvez configurer plusieurs devises si votre équipe accepte des paiements en espèces dans plusieurs devises. Chaque devise disposera de sa propre saisie de fonds de caisse au début et à la fin de chaque service.
Étape 2 — Commencer un service
Une fois les services POS activés, chaque employé sera invité à commencer un service lorsqu’il se connectera à l’application POS. Il ne pourra pas accéder au POS tant qu’il ne l’aura pas fait.
- Ouvrez l’application POS et connectez-vous avec vos identifiants
- Vous serez invité à Démarrer votre service
- Saisissez le ou les montants du fonds de caisse initial : les espèces avec lesquelles vous commencez, pour chaque devise configurée
Une fois commencé, le service est accessible à tout moment depuis l’écran Profil de l’application.
Conseil : Comptez soigneusement votre fonds de caisse avant de le saisir. Ce montant initial sert au rapport Z pour calculer le montant de caisse final attendu ; un fonds de caisse initial exact garantit un rapprochement de fin de journée fiable.
Étape 3 — Terminer un service et générer un rapport Z
À la fin de la journée de travail, ou lorsque le service de l’employé est terminé :
- Accédez à l’écran Profil dans l’application POS
- Appuyez sur Terminer le service
- Saisissez le ou les montants du fonds de caisse final pour chaque devise
TicketingHub génère automatiquement un rapport Z pour le service. L’employé est ensuite redirigé vers l’écran du rapport Z, où il peut :
- Afficher le rapport à l’écran pour le consulter immédiatement
- Imprimer le rapport pour conserver une copie papier
Conseil : Les 5 rapports Z les plus récents sont toujours accessibles depuis l’écran Profil. Vous pouvez donc rouvrir ou réimprimer les rapports à tout moment, sans refaire les calculs.
Transférer un service entre appareils
Si un employé doit changer d’appareil en cours de service, par exemple passer d’un guichet à un appareil mobile pour l’après-midi, il peut transférer son service actif vers le nouvel appareil. Lorsqu’il se connecte au nouvel appareil, s’il dispose d’un service actif sur un autre appareil, il sera invité à transférer son service.
Le transfert conserve l’état actuel du fonds de caisse. Ainsi, le rapport Z de fin de journée reflète fidèlement toutes les transactions effectuées sur les deux appareils. Rien n’est perdu ni comptabilisé deux fois.
Comprendre le rapport Z
Le rapport Z est votre récapitulatif de rapprochement de fin de service. Voici ce qu’il comprend :
Récapitulatif
Cette section comprend un numéro de rapport unique, les dates de début et de fin du service, la date de création du rapport Z et sa dernière date d’impression, le nombre de réservations et de billets créés, ainsi que le nombre de billets scannés.
Rapprochement de caisse
| Élément | Description |
|---|---|
| Montant initial | Espèces déclarées au début du service |
| Montant des ventes | Total des paiements en espèces encaissés pendant le service |
| Montant final | Espèces déclarées à la fin du service |
| Montant attendu | Montant final attendu, calculé à partir du montant initial et du montant des ventes |
| Écart | Différence entre les espèces finales attendues et les espèces finales réelles |
Ce qui est exclu du rapprochement de caisse : Les paiements par bon et les paiements externes sont exclus du montant des ventes en espèces utilisé pour le rapprochement de caisse. Le rapprochement reste ainsi centré sur les espèces effectivement manipulées. Les paiements externes figurent tout de même dans le rapport Z, dans une section d’information distincte, afin que vous puissiez les consulter sans qu’ils n’aient d’incidence sur l’écart de caisse.
Prise en charge de plusieurs devises : Si votre équipe accepte des paiements dans plusieurs devises au cours d’un service, le rapport Z regroupe et affiche les totaux par devise.
Paiements reçus
Cette section répertorie le montant total et le nombre de paiements en espèces et par carte.
Paiements externes
Cette section répertorie le montant total et le nombre de paiements externes, tels que les paiements par carte effectués pour une réservation d’un revendeur.
Ventes de billets
Cette section répertorie, par produit, le montant total, le nombre de ventes et le nombre de participants correspondant aux ventes de billets.
FAQ
Que se passe-t-il si un employé oublie de terminer son service avant de se déconnecter ?
L’employé peut terminer son service lorsqu’il se reconnecte à l’application POS. Vous pouvez également contacter notre équipe d’assistance : nous pouvons vous aider à clôturer manuellement un service.
Un employé peut-il consulter ses rapports Z précédents ?
Oui. Les 5 rapports Z les plus récents sont visibles sur l’écran Profil de l’application POS et peuvent être réimprimés à tout moment.
Les paiements par bon sont-ils inclus dans les totaux du rapport Z ?
Non. Les paiements par bon sont exclus afin de garantir l’exactitude du rapprochement des espèces et des paiements par carte.
Le rapport Z peut-il gérer plusieurs devises ?
Oui. Si des paiements ont été encaissés dans plusieurs devises au cours d’un service, le rapport Z regroupe les totaux par devise.
Les services POS sont-ils identiques aux services Guide ?
Non : il s’agit de fonctionnalités complètement distinctes. Les services Guide servent à affecter des guides touristiques à des options et à automatiser leurs notifications. Les services POS servent à gérer les sessions de travail des employés dans l’application POS, avec le suivi du fonds de caisse et les rapports Z.
Tout est prêt !
Une fois les services activés et votre équipe formée au processus de début et de fin de service, le rapprochement quotidien devient rapide et fiable. Fini les comptages manuels des espèces et les totaux calculés dans des feuilles de calcul.
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