Comment ajouter des utilisateurs, restreindre l’accès et configurer les notifications des fournisseurs

De nouveaux membres ont rejoint votre équipe ou vous devez ajuster les personnes qui peuvent voir certaines informations ? Aucun problème ! Ce guide vous explique comment ajouter des utilisateurs, définir les niveaux d’accès et configurer les notifications des fournisseurs dans TicketingHub. C’est comme être le capitaine de votre navire : vous déléguez les tâches tout en gardant le contrôle. C’est parti !

1. Accéder aux paramètres des utilisateurs

Accédez à Paramètres, puis cliquez sur Utilisateurs dans le menu supérieur.

2. Créer un nouvel utilisateur

Cliquez sur Nouvel utilisateur dans l’angle supérieur droit du tableau de bord.

3. Saisir les informations de l’utilisateur

Saisissez le nom et l’adresse e-mail du nouvel utilisateur.

4. Attribuer un niveau d’accès

Sélectionnez le rôle approprié pour l’utilisateur en fonction de ses responsabilités. Vous pouvez attribuer plusieurs rôles à un même utilisateur.

Rôles disponibles

Administrateur : accès complet, y compris aux paramètres et à la gestion des utilisateurs.
Responsable : rôle similaire à celui d’un administrateur, mais sans possibilité de modifier ou de supprimer des utilisateurs.
Opérations : rôle axé sur les disponibilités, les clients et les produits existants.
Assistance : gestion des réservations, des clients, des revendeurs et des communications.
Finance : gestion des rapports, des paiements et des données financières, mais sans possibilité de gérer les réservations.
Ventes : gestion des réservations, des revendeurs et des produits existants.
Contrôle d’accès : gestion des tâches liées à l’accès, telles que la validation des billets.
Gestionnaire des utilisateurs : gestion des utilisateurs du compte fournisseur. Ce rôle ne permet pas d’attribuer ou de retirer les rôles Administrateur ou Finance, ni de supprimer les utilisateurs qui les détiennent ; seul un administrateur peut effectuer ces actions.
Gestionnaire des canaux : supervision des sites web des revendeurs. Lorsque ce rôle est sélectionné, une invite vous permet d’attribuer le ou les canaux spécifiques que cet utilisateur devra gérer.
Point de vente : accès uniquement à l’application de point de vente. Les utilisateurs ayant ce rôle ne peuvent pas accéder au tableau de bord principal. Lorsqu’ils se connectent au tableau de bord web, ils sont automatiquement redirigés vers l’écran de sélection du fournisseur, où ils peuvent uniquement gérer les informations de leur propre compte. Ils ne peuvent pas consulter les réservations, les rapports, les paramètres ni les sections d’administration.

Important — Accès à l’application de point de vente : seuls les utilisateurs ayant le rôle Administrateur, Responsable ou Point de vente peuvent se connecter à l’application de point de vente TicketingHub. Si un utilisateur n’ayant aucun de ces rôles tente de se connecter, le message suivant s’affiche : « Vous n’avez pas accès à l’application de point de vente. Veuillez contacter votre administrateur TicketingHub. »

5. Enregistrer le nouvel utilisateur

Cliquez sur Créer l’utilisateur pour enregistrer les modifications.

Le nouvel utilisateur recevra un e-mail automatisé contenant des instructions pour définir son mot de passe.

6. Notifications des fournisseurs

TicketingHub envoie des notifications automatisées par e-mail afin de tenir les exploitants informés des principales activités liées aux réservations. Ces notifications sont déclenchées par des événements système et envoyées à l’adresse e-mail associée à chaque compte utilisateur.

Types de notifications

Les fournisseurs et les guides peuvent recevoir les e-mails de notification suivants :

Réservation confirmée — Envoyé lorsqu’une nouvelle réservation est confirmée sur n’importe quel canal.
Réservation provisoire — Envoyé lorsqu’une réservation est effectuée mais qu’elle est en attente de confirmation.
Réservation annulée — Envoyé lorsqu’une réservation est annulée par un client ou un administrateur.
Options supplémentaires achetées — Envoyé lorsqu’un client ajoute des options supplémentaires à une réservation existante.
E-mail du manifeste — Envoyé à l’exploitant ou au guide désigné avant le départ d’une excursion, avec la liste de tous les passagers confirmés.
Alerte de réservation de dernière minute — Envoyé lorsqu’une réservation est effectuée peu de temps avant l’heure de début de l’excursion.
Premier créneau réservé — Envoyé lorsqu’une première réservation est effectuée sur un créneau de disponibilité auparavant vide.

Les guides disposent de leurs propres notifications, configurées pour chaque guide :

Service attribué — Envoyé lorsqu’un service est attribué à un guide.
Rappel de service — Envoyé à un guide avant un service à venir.
Liste des participants — Envoyé à un guide avant une excursion, avec la liste des participants confirmés.

Configurer les destinataires des notifications

Les préférences de notification sont gérées au niveau de l’utilisateur. Pour vous assurer que les bonnes personnes reçoivent les bons e-mails :

Accédez à Paramètres → Utilisateurs.
Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez configurer.
Vérifiez que son adresse e-mail est correcte et à jour.
Vérifiez le rôle qui lui est attribué : l’envoi des notifications dépend de l’adresse e-mail enregistrée pour l’utilisateur.

Conseil : si un fournisseur ou un guide signale qu’il ne reçoit pas les notifications de réservation, vérifiez d’abord son adresse e-mail dans les paramètres des utilisateurs et assurez-vous que l’e-mail de notification n’a pas été rejeté. Contactez l’assistance TicketingHub si les problèmes d’envoi persistent.

Foire aux questions

Un utilisateur peut-il avoir plusieurs rôles ?

Oui. Vous pouvez attribuer plusieurs rôles à un même utilisateur. Par exemple, un membre de l’équipe peut avoir simultanément les rôles Ventes et Assistance.

Un utilisateur ayant le rôle Point de vente peut-il accéder au tableau de bord ?

Non. Les utilisateurs ayant uniquement le rôle Point de vente sont redirigés hors du tableau de bord principal lors de leur connexion. Ils peuvent consulter et modifier les informations de leur propre compte, mais ne peuvent pas accéder aux réservations, aux produits, aux rapports ni aux paramètres. L’accès au tableau de bord nécessite le rôle Administrateur ou Responsable.

Que se passe-t-il si j’attribue le rôle Gestionnaire des canaux ?

Une invite s’affiche pendant la configuration et vous demande de sélectionner le ou les canaux de revendeurs spécifiques que cet utilisateur devra gérer. Il n’aura accès qu’aux canaux qui lui sont attribués et ne pourra gérer que ceux-ci.

Comment supprimer l’accès d’un utilisateur ?

Accédez à Paramètres → Utilisateurs, recherchez l’utilisateur, puis modifiez son rôle pour restreindre son accès ou désactivez entièrement son compte. La suppression de l’accès d’un utilisateur Administrateur ou Finance nécessite l’intervention d’un administrateur.

Que deviennent les utilisateurs qui cessent d’utiliser TicketingHub ?

Les comptes utilisateurs restés inactifs pendant un an expirent automatiquement et ne permettent plus de se connecter. Pour réactiver un compte, demandez l’envoi d’un e-mail de réinitialisation du mot de passe depuis la page de connexion, puis choisissez un nouveau mot de passe.