Cómo asignar guías de tours y automatizar las notificaciones en TicketingHub
Descripción general
La función Turnos de guías de TicketingHub permite a los operadores asignar guías a las opciones de los tours y automatizar las comunicaciones relacionadas. El sistema gestiona las notificaciones de asignación, los recordatorios con 24 horas de antelación y el envío de la lista de asistentes sin intervención manual.
Paso 1 — Activar Guías
Las guías están desactivadas de forma predeterminada. Para activarlas:
- Abra su panel de TicketingHub
- Haga clic en Configuración en la barra lateral izquierda
- Haga clic en la pestaña Funciones
- Busque Guías y haga clic en Activar Guías
Una vez activada, aparecerá una sección Guías en el menú de navegación de la izquierda.
Paso 2 — Crear sus guías
- Vaya a Guías en el menú de la izquierda
- Haga clic en Nueva guía
- Complete todos los campos obligatorios:
| Campo | Notas |
|---|---|
| Nombre | Nombre mostrado en el panel |
| Nombre de pila | Se utiliza en los correos electrónicos automatizados |
| Apellidos | Se utilizan en los correos electrónicos automatizados |
| Dirección de correo electrónico | Dirección a la que se envían todas las notificaciones de turnos |
| Número de teléfono | Opcional, pero recomendado para tours con atención a los visitantes |
- Haga clic en Guardar
Importante: Verifique cuidadosamente las direcciones de correo electrónico. Los caracteres no válidos o los errores tipográficos provocan fallos de entrega silenciosos sin ningún mensaje de error en el panel.
Limitación actual: TicketingHub admite una guía por opción. Póngase en contacto con soporte si necesita asignar varias guías.
Paso 3 — Configurar las notificaciones de las guías
Configure los correos electrónicos automatizados abriendo Configuración de notificaciones dentro de la sección Guías:
Notificación de asignación de turno Se envía inmediatamente cuando se asigna, actualiza o elimina una guía de una opción.
Recordatorio con 24 horas de antelación Se envía el día anterior al tour, pero solo si la asignación se realizó con más de 24 horas de antelación. Las asignaciones realizadas el mismo día no activan este recordatorio.
Lista de asistentes (manifiesto) Se envía a una hora configurable antes del inicio del tour e incluye la lista completa de asistentes de esa opción.
Consejo profesional: Active las tres notificaciones para garantizar una comunicación completa con las guías sin necesidad de seguimiento manual.
Paso 4 — Asignar una guía a una opción
- Vaya a Disponibilidad en el menú de la izquierda
- Haga clic en la opción del tour a la que desea asignar una guía
- Abra la pestaña Avanzado
- Seleccione su guía en el menú desplegable Asignar guía
- Guarde los cambios
La guía recibirá inmediatamente un correo electrónico de notificación de la asignación. Si posteriormente cambia o elimina esta opción de disponibilidad, el turno de la guía se actualizará automáticamente y la guía recibirá una notificación.
Paso 5 — Añadir los datos de la guía a los correos electrónicos de los clientes
Muestre la información de la guía en los correos electrónicos dirigidos a los clientes mediante las etiquetas de plantilla Liquid de TicketingHub:
| Etiqueta Liquid | Qué inserta |
|---|---|
{{ guide.name }} | El nombre mostrado de la guía |
{{ guide.phone }} | El número de teléfono de la guía |
Cómo añadirlas a sus correos electrónicos
- Vaya a su Producto en el panel de TicketingHub
- Acceda a la pestaña Correos electrónicos
- Abra la plantilla de correo electrónico que desea actualizar (normalmente el Correo electrónico de confirmación de reserva o el Correo electrónico de recordatorio de reserva)
- Haga clic en Ver → Editar
- Inserte la(s) etiqueta(s) Liquid donde quiera que aparezcan los datos de la guía
Ejemplo:
Your guide for this tour is {{ guide.name }}.If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.- Haga clic en Guardar cambios y, a continuación, en Enviar correo electrónico de prueba para obtener una vista previa
Nota: Estas etiquetas solo se rellenan si se ha asignado una guía a esa opción. En las opciones sin asignar, aparecerán en blanco.
Consejo profesional: El correo electrónico de recordatorio con 24 horas de antelación es ideal para mostrar los datos de contacto de la guía.
Solución de problemas
Guías no aparece en el menú de la izquierda
- Vaya a Configuración → Funciones, busque Guías y haga clic en Activar Guías
- Vuelva al panel y abra Guías desde el menú de la izquierda
La guía no recibe el correo electrónico de asignación
- Confirme que la Notificación de asignación de turno está activada en Configuración de notificaciones
- Verifique que la dirección de correo electrónico no contenga espacios ni caracteres especiales
- Compruebe la carpeta de spam de la guía
La guía no recibe el recordatorio con 24 horas de antelación
- Asegúrese de que la notificación esté activada
- Verifique que la asignación se haya realizado con más de 24 horas de antelación al inicio del tour
La guía no recibe la lista de asistentes
- Active la notificación Lista de asistentes (manifiesto)
- Verifique que la hora de la notificación esté configurada correctamente
- Póngase en contacto con soporte si el problema persiste
Preguntas frecuentes
¿Puedo asignar más de una guía a una opción? Actualmente no. TicketingHub admite una guía por opción.
¿Las guías tienen acceso al panel de TicketingHub? No. Las guías solo reciben notificaciones por correo electrónico. Se pueden añadir como usuarios de Gestión de entradas para realizar el control de acceso, aunque tendrán visibilidad de todos los tours.
¿Qué sucede si cambio la opción de disponibilidad después de asignar una guía? El turno de la guía se actualiza automáticamente y la guía recibe una notificación. Al eliminar la opción, se elimina el turno y se notifica a la guía.
¿Puedo utilizar la función de guías de TicketingHub con Google Calendar? Existe una integración básica con Google Calendar. Mantiene actualizado un evento por franja horaria con el número de personas que han reservado y conserva todo lo que añada usted mismo al evento, como invitados o notas. Si mueve un evento a otro calendario, TicketingHub deja de actualizarlo.