Cómo añadir usuarios, restringir el acceso y configurar las notificaciones del proveedor

¿Tiene nuevos miembros en el equipo o necesita ajustar quién puede ver cada sección? No hay problema. Esta guía le mostrará cómo añadir usuarios, establecer niveles de acceso y configurar las notificaciones del proveedor en TicketingHub. Es como estar al mando de su barco: delegar tareas y mantenerlo todo bajo control. ¡Empecemos!

1. Ir a la configuración de usuarios

Vaya a Configuración y, a continuación, haga clic en Usuarios en el menú superior.

2. Crear un usuario nuevo

Haga clic en Nuevo usuario, en la esquina superior derecha del panel.

3. Introducir los datos del usuario

Introduzca el nombre y la dirección de correo electrónico del nuevo usuario.

4. Asignar el nivel de acceso

Seleccione el rol adecuado para el usuario en función de sus responsabilidades. Puede seleccionar más de un rol para un mismo usuario.

Roles disponibles

Administrador: acceso completo, incluidos la configuración y la gestión de usuarios.
Responsable: similar al rol de Administrador, pero no puede modificar ni eliminar usuarios.
Operaciones: centrado en la disponibilidad, los clientes y los productos existentes.
Soporte: gestiona las reservas, los clientes, los revendedores y las comunicaciones.
Finanzas: gestiona los informes, los pagos y los datos financieros, pero no puede gestionar reservas.
Ventas: gestiona las reservas, los revendedores y los productos existentes.
Acceso: gestiona tareas relacionadas con el acceso, como el escaneo de entradas.
Gestor de usuarios: gestiona los usuarios de la cuenta del proveedor. No puede conceder ni revocar los roles de Administrador o Finanzas, ni eliminar a usuarios que los tengan; solo un Administrador puede hacerlo.
Gestor de canales: supervisa los sitios web de los revendedores. Al seleccionar este rol, aparecerá una ventana que le permitirá asignar los canales específicos que gestionará este usuario.
Punto de venta: proporciona acceso únicamente a la aplicación de TPV. Los usuarios con este rol no pueden acceder al panel principal. Al iniciar sesión en el panel web, se les redirige automáticamente a la pantalla de selección de proveedor, donde solo pueden gestionar los datos de su propia cuenta. No pueden consultar reservas, informes, configuración ni ninguna sección de administración.

Importante: acceso a la aplicación de TPV: solo los usuarios con el rol de Administrador, Responsable o Punto de venta pueden iniciar sesión en la aplicación de TPV de TicketingHub. Si un usuario que no tiene ninguno de estos roles intenta iniciar sesión, verá el mensaje: “No tiene acceso a la aplicación de Punto de venta. Póngase en contacto con el administrador de TicketingHub.”

5. Guardar el usuario nuevo

Haga clic en Crear usuario para guardar los cambios.

El nuevo usuario recibirá un correo electrónico automático con instrucciones para establecer su contraseña.

6. Notificaciones del proveedor

TicketingHub envía notificaciones automáticas por correo electrónico para mantener informados a los operadores sobre la actividad importante de las reservas. Estas notificaciones se activan mediante eventos del sistema y se envían a la dirección de correo electrónico asociada a cada cuenta de usuario.

Tipos de notificaciones

Los proveedores y las guías pueden recibir los siguientes correos electrónicos de notificación:

Reserva confirmada — Se envía cuando se confirma una nueva reserva en cualquier canal.
Reserva provisional — Se envía cuando se realiza una reserva que está pendiente de confirmación.
Reserva cancelada — Se envía cuando un cliente o administrador cancela una reserva.
Extras comprados — Se envía cuando un cliente añade extras a una reserva existente.
Correo electrónico del manifiesto — Se envía al operador o a la guía asignada antes de la salida de una excursión e incluye la lista de todos los pasajeros confirmados.
Alerta de reserva de última hora — Se envía cuando se realiza una reserva poco antes de la hora de inicio de la excursión.
Primera opción reservada — Se envía cuando se realiza la primera reserva en un tramo de disponibilidad que antes estaba vacío.

Las guías tienen sus propias notificaciones, que se configuran individualmente para cada guía:

Turno asignado — Se envía cuando se asigna un turno a una guía.
Recordatorio de turno — Se envía a una guía antes de un próximo turno.
Lista de visitantes — Se envía a una guía antes de una excursión e incluye la lista de visitantes confirmados.

Configurar quién recibe las notificaciones

Las preferencias de notificación se gestionan en el nivel de usuario. Para asegurarse de que las personas adecuadas reciban los correos electrónicos correspondientes:

Vaya a Configuración → Usuarios.
Seleccione el usuario que desea configurar.
Compruebe que su dirección de correo electrónico sea correcta y esté actualizada.
Revise el rol que tiene asignado: el envío de notificaciones está vinculado a la dirección de correo electrónico registrada del usuario.

Consejo: si un proveedor o una guía informa de que no recibe notificaciones de reservas, compruebe primero su dirección de correo electrónico en la configuración de usuarios y verifique que el correo de notificación no haya sido rechazado. Póngase en contacto con el equipo de soporte de TicketingHub si los problemas de entrega persisten.

Preguntas frecuentes

¿Puede un usuario tener más de un rol?

Sí. Puede asignar varios roles a un mismo usuario. Por ejemplo, un miembro del equipo podría tener simultáneamente los roles de Ventas y Soporte.

¿Puede un usuario de Punto de venta acceder al panel?

No. Los usuarios que solo tienen el rol de Punto de venta son redirigidos fuera del panel principal al iniciar sesión. Pueden consultar y actualizar los datos de su propia cuenta, pero no pueden acceder a reservas, productos, informes ni configuración. Para acceder al panel se necesita el rol de Administrador o Responsable.

¿Qué ocurre si asigno el rol de Gestión de canales?

Durante la configuración aparecerá una ventana en la que se le pedirá seleccionar los canales específicos de los revendedores que debe gestionar este usuario. Solo tendrá visibilidad y control sobre los canales que se le hayan asignado.

¿Cómo elimino el acceso de un usuario?

Vaya a Configuración → Usuarios, busque al usuario y edite su rol para restringir el acceso o desactive su cuenta por completo. Para eliminar el acceso de un usuario con el rol de Administrador o Finanzas se necesita un Administrador.

¿Qué ocurre con los usuarios que dejan de utilizar TicketingHub?

Las cuentas de usuario que hayan estado inactivas durante un año caducan automáticamente y ya no pueden iniciar sesión. Para reactivar una cuenta, solicite un correo electrónico de restablecimiento de contraseña desde la página de inicio de sesión y elija una contraseña nueva.