Como adicionar utilizadores, restringir o acesso e configurar notificações para fornecedores

Tem novos membros na equipa ou precisa de ajustar quem pode ver cada informação? Não há problema! Este guia mostra-lhe como adicionar utilizadores, definir níveis de acesso e configurar notificações para fornecedores no TicketingHub. É como estar ao comando do seu navio: delegar tarefas mantendo tudo sob controlo. Vamos começar!

Índice

1. Navegar para as definições de utilizadores
2. Criar um novo utilizador
3. Introduzir os dados do utilizador
4. Atribuir um nível de acesso
5. Guardar o novo utilizador
6. Notificações para fornecedores

1. Navegar para as definições de utilizadores

Aceda a Definições e, em seguida, clique em Utilizadores no menu superior.

2. Criar um novo utilizador

Clique em Novo utilizador, no canto superior direito do painel de controlo.

3. Introduzir os dados do utilizador

Preencha o nome e o endereço de e-mail do novo utilizador.

4. Atribuir um nível de acesso

Selecione a função adequada para o utilizador, com base nas suas responsabilidades. Pode selecionar mais do que uma função para um utilizador.

Funções disponíveis

• Administrador: Acesso total, incluindo às definições e à gestão de utilizadores.

• Gestor: Semelhante a Administrador, mas não pode alterar nem eliminar utilizadores.

• Operações: Focado na disponibilidade, nos clientes e nos produtos existentes.

• Suporte: Gere reservas, clientes, revendedores e comunicações.

• Finanças: Gere relatórios, pagamentos e dados financeiros, mas não pode gerir reservas.

• Vendas: Gere reservas, revendedores e produtos existentes.

• Entrada: Gere tarefas relacionadas com a entrada, como a leitura de bilhetes.

• Gestor de utilizadores: Gere os utilizadores da conta do fornecedor. Não pode atribuir nem retirar as funções Administrador ou Finanças, nem remover utilizadores que as tenham; apenas um Administrador pode fazê-lo.

• Gestor de canais: Supervisiona os websites dos revendedores. Quando esta função é selecionada, é apresentada uma janela que lhe permite atribuir canais específicos para este utilizador gerir.

• Ponto de venda: Dá acesso apenas à aplicação de ponto de venda. Os utilizadores com esta função não podem aceder ao painel de controlo principal. Ao iniciarem sessão no painel de controlo web, são automaticamente redirecionados para o ecrã de seleção de fornecedores, onde podem gerir apenas os dados da sua própria conta. Não podem consultar reservas, relatórios, definições nem quaisquer secções de administração.

Importante — acesso à aplicação de ponto de venda: Apenas os utilizadores com a função Administrador, Gestor ou Ponto de venda podem iniciar sessão na aplicação TicketingHub POS. Se um utilizador sem uma destas funções tentar iniciar sessão, verá a mensagem: “Não tem acesso à aplicação de ponto de venda. Contacte o administrador do TicketingHub.”

5. Guardar o novo utilizador

Clique em Criar utilizador para guardar as alterações.

O novo utilizador receberá um e-mail automático com instruções sobre como definir a sua palavra-passe.

6. Notificações para fornecedores

O TicketingHub envia notificações de e-mail automáticas para manter os operadores informados sobre as principais atividades relacionadas com reservas. Estas notificações são acionadas por eventos do sistema e enviadas para o endereço de e-mail associado a cada conta de utilizador.

Tipos de notificações

Os fornecedores e guias podem receber os seguintes e-mails de notificação:

• Reserva confirmada — Enviado quando uma nova reserva é confirmada em qualquer canal.
• Reserva provisória — Enviado quando é efetuada uma reserva que aguarda confirmação.
• Reserva cancelada — Enviado quando uma reserva é cancelada por um cliente ou administrador.
• Extras comprados — Enviado quando um cliente adiciona extras a uma reserva existente.
• E-mail do manifesto — Enviado ao operador ou ao guia atribuído antes da partida de um tour, com a lista de todos os passageiros confirmados.
• Alerta de reserva de última hora — Enviado quando uma reserva é efetuada pouco tempo antes da hora de início do tour.
• Primeira opção reservada — Enviado quando é efetuada a primeira reserva num horário de disponibilidade anteriormente vazio.

Os guias têm as suas próprias notificações, configuradas individualmente para cada guia:

• Turno atribuído — Enviado quando um guia é atribuído a um turno.
• Lembrete de turno — Enviado a um guia antes de um turno próximo.
• Lista de participantes — Enviado a um guia antes de um tour, com a lista dos participantes confirmados.

Configurar quem recebe as notificações

As preferências de notificação são geridas ao nível do utilizador. Para garantir que as pessoas certas recebem os e-mails adequados:

1. Aceda a Definições → Utilizadores.
2. Selecione o utilizador que pretende configurar.
3. Confirme que o endereço de e-mail está correto e atualizado.
4. Reveja a função atribuída — o envio das notificações está associado ao endereço de e-mail registado do utilizador.

Sugestão: Se um fornecedor ou guia comunicar que não está a receber notificações de reservas, verifique primeiro o endereço de e-mail nas definições do utilizador e confirme se o e-mail de notificação não foi devolvido. Contacte o suporte do TicketingHub se os problemas de entrega persistirem.

Perguntas frequentes

Um utilizador pode ter mais do que uma função?

Sim. Pode atribuir várias funções a um único utilizador. Por exemplo, um membro da equipa pode ter simultaneamente as funções Vendas e Suporte.

Um utilizador de ponto de venda pode aceder ao painel de controlo?

Não. Os utilizadores que tenham apenas a função Ponto de venda são redirecionados para fora do painel de controlo principal quando iniciam sessão. Podem consultar e atualizar os dados da sua própria conta, mas não podem aceder a reservas, produtos, relatórios ou definições. O acesso ao painel de controlo requer a função Administrador ou Gestor.

O que acontece se eu atribuir a função Gestão de canais?

Durante a configuração, é apresentada uma janela que lhe pede para selecionar os canais de revenda específicos que este utilizador deverá gerir. O utilizador terá visibilidade e controlo apenas sobre os canais que lhe forem atribuídos.

Como removo o acesso de um utilizador?

Aceda a Definições → Utilizadores, localize o utilizador e edite a sua função para restringir o acesso ou desative totalmente a conta. A remoção de um utilizador com a função Administrador ou Finanças requer um Administrador.

O que acontece aos utilizadores que deixam de utilizar o TicketingHub?

As contas de utilizador que estejam inativas durante um ano expiram automaticamente e deixam de permitir o início de sessão. Para reativar uma conta, solicite um e-mail de reposição da palavra-passe na página de início de sessão e escolha uma nova palavra-passe.