Verfügbarkeit und Kapazitäten festlegen

Die Verwaltung Ihrer Verfügbarkeit und Kapazitäten muss keine Raketenwissenschaft sein. Mit TicketingHub stehen Ihnen alle Tools zur Verfügung, um Zeitpläne zu erstellen, saisonale Änderungen zu berücksichtigen und Kapazitäten professionell anzupassen.

Ob Sie eine geschäftige Sommersaison planen oder Ihren Betrieb über die Feiertage schließen möchten – diese Anleitung hilft Ihnen dabei. So wird die Planung Ihres Betriebs deutlich einfacher!

Schritte zum Festlegen von Verfügbarkeit und Kapazitäten

1. Die Seite zur Produktverfügbarkeit aufrufen

1. Gehen Sie zu Ihrem Dashboard und wählen Sie das Produkt aus, das Sie einrichten möchten.
2. Klicken Sie auf Verfügbarkeit.
3. Wählen Sie zwischen zwei Optionen:
   • Saisons: Zum Erstellen wiederkehrender Zeitpläne.
   • Ausnahmen: Zum Überschreiben von Saisons für bestimmte Daten oder Ereignisse, z. B. Schließungen, Änderungen der Betriebszeiten sowie reduzierte oder erhöhte Kapazitäten.

2. Eine neue Saison erstellen

1. Klicken Sie auf Neue Saison.
2. Geben Sie die Details ein:
   • Benennen Sie die Saison, z. B. „Regulärer Zeitplan“.
   • Startdatum.
   • Optional: Enddatum oder lassen Sie das Ende offen.
3. Fügen Sie Zeitfenster und Kapazitäten hinzu:
   • Beispiel: Fügen Sie Zeitfenster um 10:00 Uhr und 14:00 Uhr hinzu, jeweils für 10 Personen.
4. Passen Sie den Zeitplan an:
   • Bearbeiten Sie Zeiten oder Kapazitäten.
   • Entfernen Sie nicht benötigte Tage oder Zeiten, z. B. Montage oder alle frühen Morgenstunden.
   • Klicken Sie auf eine bestimmte Kapazität, um sie zu ändern oder zu entfernen, z. B. Dienstagvormittage.
5. Speichern Sie die Änderungen.

3. Eine bestehende Saison duplizieren

1. Suchen Sie die Saison, die Sie duplizieren möchten, und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
2. Klicken Sie auf Duplizieren.
3. Geben Sie den Namen, das Startdatum und das optionale Enddatum der Saison ein.
4. Zeiten und Kapazitäten werden dupliziert. Nehmen Sie daher die erforderlichen Anpassungen vor:
   • Ändern Sie Tage, Zeiten und Kapazitäten nach Bedarf.
5. Speichern Sie die Änderungen.

4. Eine Ausnahme erstellen

1. Gehen Sie zur Verfügbarkeitsseite Ihres Produkts und klicken Sie auf Neue Ausnahme.
2. Geben Sie die Details ein:
   • Benennen Sie die Ausnahme, z. B. „Schließung wegen Wartungsarbeiten“.
   • Wählen Sie das Datum aus, z. B. den 27. Januar.
3. Optionale Schritte:
   • Aktivieren Sie Für weitere Tage wiederholen, wenn die Ausnahme für mehrere Tage gelten soll.
   • Aktivieren Sie Aktuell aktive Zeiten duplizieren, um alle aktiven Zeiten aus verschiedenen Saisons zu kopieren, oder lassen Sie die Option deaktiviert, um ganz von vorne zu beginnen.
4. Passen Sie die Einstellungen nach Bedarf an:
   • Um vollständig zu schließen, lassen Sie den Zeitplan leer.
   • Um Zeiten anzupassen, fügen Sie neue Zeitfenster hinzu oder aktualisieren Sie die Kapazitäten, z. B. Beginn um 11:00 Uhr statt um 9:00 Uhr oder Erhöhung der Kapazität von 10 auf 20.

5. Verfügbarkeit überprüfen und ändern

1. Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf Verfügbarkeit.
2. Verwenden Sie die Steuerelemente über dem Kalender, um die Anzeige einzugrenzen: Wählen Sie einen Datumsbereich aus oder aktivieren Sie Nur gebuchte anzeigen, um nur Veranstaltungen mit Buchungen zu sehen. Der Kalender wird sofort aktualisiert. Öffnen Sie Filtern nach, um ein oder mehrere Produkte oder Guides auszuwählen, sofern Guides für Ihr Konto aktiviert sind, und klicken Sie auf Suchen, um die Filter anzuwenden. Ein roter Punkt auf der Schaltfläche zeigt an, dass Filter aktiv sind. Die Filter werden Bestandteil der Seitenadresse. Dadurch können Sie eine gefilterte Ansicht als Lesezeichen speichern oder teilen. Über Mehr anzeigen am unteren Rand wird der folgende Zeitraum mit denselben Filtern geladen.
3. Überprüfen Sie Ihre Einrichtung:
   • Kontrollieren Sie Ihre regulären Saisons.
   • Bestätigen Sie alle Ausnahmen oder einmaligen Änderungen.

Warum wird ein Ausrufezeichen bei einem Datum angezeigt?

Ein Ausrufezeichen neben einem Produkt an einem Datum im seitlichen Kalender Verfügbarkeit bedeutet, dass für dieses Datum eine Ausnahme aktiv ist. Es handelt sich um einen Informationshinweis, nicht um einen Fehler. Die Ausnahme überschreibt den Zeitplan der normalen Saison und kann andere Zeiten oder Kapazitäten verwenden. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Ausrufezeichen, um den Namen der Ausnahme anzuzeigen.

Um die Ausnahme zu überprüfen oder zu ändern, öffnen Sie das Produkt, gehen Sie zu Verfügbarkeit → Ausnahmen und wählen Sie die Ausnahme aus, die dieses Datum umfasst. Wenn die Ausnahme beabsichtigt ist, müssen Sie nichts weiter tun. Falls nicht, bearbeiten oder löschen Sie sie, nachdem Sie überprüft haben, dass die normale Saison den gewünschten Zeitplan enthält.

6. Schnelle Anpassungen vornehmen

1. Suchen Sie das spezifische Zeitfenster, das Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie darauf, um das entsprechende Fenster zu öffnen. Das Fenster bietet immer Zugriff auf das Manifest der Veranstaltung.
2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor:
   • Ändern Sie die Kapazität oder die Zeit bzw. weisen Sie einen Guide zu. Die Zeit kann nicht mehr geändert werden, sobald für die Veranstaltung Buchungen vorliegen.
   • Speichern Sie die Änderungen. Der Kalender wird direkt aktualisiert.
3. Mit Veranstaltung entfernen wird ein Zeitfenster ohne bestehende Buchungen entfernt, nachdem Sie den Vorgang bestätigt haben.
4. Um einen ganzen Tag für mehrere Produkte zu schließen, klicken Sie neben dem Datum auf das Papierkorbsymbol.

Bereits vergangene Veranstaltungen werden in einem schreibgeschützten Fenster geöffnet, das weiterhin anzeigt, welcher Guide zugewiesen war.

Und schon sind Sie ein echter Profi in der Zeitplanverwaltung! Mit Saisons, Ausnahmen und schnellen Änderungen können Sie einen reibungslosen Ablauf sicherstellen. Wenn Sie auf ein Problem stoßen oder zusätzliche Hilfe benötigen, ist unser Support-Team nur eine Nachricht entfernt.