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TicketingHub Help

So ändern, stornieren oder erstatten Sie eine Buchung in TicketingHub oder wechseln zu einer anderen Buchung

Alle Änderungen an der Buchung eines Kunden nehmen Sie an derselben Stelle vor – auf der Bestellseite. Dieser Leitfaden behandelt alle Szenarien an einem Ort.

Wählen Sie die richtige Aktion:

Der Unterschied zwischen einer Buchung und einer Bestellung

Bevor Sie eine Aktion durchführen, sollten Sie wissen, womit Sie arbeiten.

Buchung (BK)

Eine Reservierung für ein bestimmtes Produkt mit festgelegtem Datum, festgelegter Uhrzeit und den zugehörigen Teilnehmern. Eine Bestellung kann eine oder mehrere Buchungen enthalten.

Bestellung (OR)

Der übergeordnete Datensatz, der eine oder mehrere Buchungen zusammenfasst. Die Zahlung ist auf Bestellungsebene hinterlegt, nicht auf Buchungsebene.

💡 Wenn Sie eine Buchung stornieren, verbleibt das Guthaben in der Bestellung. Wenn Sie eine Bestellung stornieren, startet TicketingHub alle vom Zahlungsanbieter unterstützten Rückerstattungen. Wie lange es dauert, bis das Geld den Kunden erreicht, ist jedoch unterschiedlich. Barzahlungen und externe Zahlungen müssen separat bearbeitet werden.

So finden Sie eine Buchung

  1. Gehen Sie zu Ihrem Dashboard → Bestellungen
  2. Verwenden Sie Filtern nach oder Nach Referenz suchen
  3. Geben Sie entweder die Referenznummer BK (Buchung) oder OR (Bestellung) ein
  4. Klicken Sie auf die OR-Nummer, um die Bestellung zu öffnen, oder auf die BK-Nummer, um direkt zur Buchung zu gelangen

So ändern Sie Datum, Uhrzeit oder Gästezahl

Verwenden Sie diese Funktion, wenn der Kunde den Termin verschieben oder die Anzahl für das gleiche Produkt anpassen möchte. Bearbeiten Sie die bestehende Buchung direkt – löschen Sie sie nicht und verwenden Sie nicht Neue Buchung. Das Löschen ist nur zum Stornieren einer Buchung oder zum Wechseln zu einem anderen Produkt vorgesehen.

  1. Öffnen Sie die OR-Nummer
  2. Suchen Sie unter Buchungen die zu ändernde Buchung
  3. Um das Datum oder die Uhrzeit zu ändern: Klicken Sie auf das blau hervorgehobene Datum und die Uhrzeit, wählen Sie das neue Datum und die neue Uhrzeit aus und bestätigen Sie
  4. Um die Gästezahl zu ändern: Klicken Sie auf die blau hervorgehobene Gästezahl und passen Sie die Anzahl an
  5. Wenn sich der Preis durch die Änderung verändert, gehen Sie zu Zahlungen:
    • Mehr Gäste oder ein teureres Datum → Klicken Sie auf Neue Zahlung
    • Weniger Gäste oder ein günstigeres Datum → Klicken Sie auf Zahlung erstatten
  6. Klicken Sie auf Aktionen → Buchungsbestätigung erneut senden, um dem Kunden die aktualisierten Tickets zu senden

⚠️ Durch das Ändern einer Buchung werden nicht automatisch neue Tickets erstellt oder Rückerstattungen vorgenommen. Passen Sie die Zahlung an und senden Sie die Bestätigung manuell erneut.

So wandeln Sie eine Ticketbuchung in einen Gutschein um

Verwenden Sie diese Funktion, wenn eine datierte Ticketbuchung stattdessen in einen Gutschein ohne festgelegtes Datum umgewandelt werden soll.

  1. Öffnen Sie die OR-Nummer
  2. Klicken Sie unter Buchungen auf Datum und Uhrzeit der Buchung
  3. Wählen Sie Gutscheinbuchung und anschließend Buchung aktualisieren
  4. Wählen Sie auf der Bestellseite Bestellung bestätigen, um die Bestellung erneut zu bestätigen

Informationen zum späteren Einlösen des Gutscheins finden Sie unter So lösen Sie einen Gutschein ein.

So stornieren Sie eine einzelne Buchung innerhalb einer Bestellung

Verwenden Sie diese Funktion, wenn ein Kunde mehrere Buchungen in einer Bestellung hat und nur eine davon stornieren möchte oder wenn Sie die Buchung stornieren und den Kunden ohne Rückerstattung umbuchen möchten.

  1. Öffnen Sie die OR-Nummer
  2. Suchen Sie unter Buchungen die zu stornierende Buchung
  3. Klicken Sie bei dieser Buchung auf das rote Papierkorbsymbol (Löschen)

Die Buchung wird storniert. Das Guthaben verbleibt in der Bestellung – es wird nicht automatisch erstattet. Sie können dann:

⚠️ Durch das Löschen einer Buchung wird der Kunde automatisch darüber informiert, dass seine ursprüngliche Buchung storniert wurde. Klicken Sie nach jeder Umbuchung auf Aktionen → Buchungsbestätigung erneut senden, um dem Kunden die neuen Tickets zu senden.

So stornieren Sie eine gesamte Bestellung (vollständige Rückerstattung)

Verwenden Sie diese Funktion, wenn der Kunde alles stornieren und eine vollständige Rückerstattung erhalten möchte.

  1. Öffnen Sie die OR-Nummer
  2. Klicken Sie oben rechts auf Aktionen
  3. Wählen Sie Bestellung stornieren

TicketingHub schließt die Bestellung und leitet eine Rückerstattung an die ursprüngliche Zahlungsmethode ein, sofern der Zahlungsanbieter dies unterstützt. Der Zahlungsanbieter und die Bank des Kunden bestimmen, wie lange es dauert, bis die Rückerstattung angezeigt wird.

Bei Barzahlung, Banküberweisung oder einer anderen außerhalb von TicketingHub erfassten Zahlung müssen Sie das Geld separat zurückzahlen und sicherstellen, dass die Rückerstattung mit der richtigen Methode erfasst wird. Durch das Stornieren der Bestellung wird kein Geld über eine externe Zahlungsmethode bewegt.

⚠️ Verwenden Sie diese Funktion nur, wenn Sie sicher sind, dass der Kunde die vollständige Stornierung und Rückerstattung wünscht.

So stellen Sie eine manuelle Rückerstattung aus

Verwenden Sie diese Funktion, um eine Zahlung teilweise oder vollständig zu erstatten, ohne die Bestellung zu stornieren – beispielsweise nach dem Entfernen einer Buchung, dem Verringern der Gästezahl oder aus Kulanz.

  1. Öffnen Sie die OR-Nummer
  2. Gehen Sie zu Zahlungen und klicken Sie neben der zu erstattenden Zahlung auf Zahlung erstatten
  3. Geben Sie den zu erstattenden Betrag ein – bei einem Betrag unterhalb der vollständigen Zahlung wird eine teilweise Rückerstattung vorgenommen
  4. Wählen Sie optional einen Grund aus
  5. Wählen Sie eine Rückerstattungsmethode:
    • Ursprüngliche Zahlungsmethode (Standard) – TicketingHub fordert die Rückerstattung beim verbundenen Zahlungsanbieter an, sofern dieser dies unterstützt. Die Bearbeitungsdauer ist je nach Anbieter und Bank unterschiedlich. Überprüfen Sie daher den Rückerstattungsstatus, bevor Sie es erneut versuchen.
    • Bargeld, Banküberweisung oder Karte – wählen Sie eine dieser Optionen, wenn Sie das Geld außerhalb von TicketingHub zurückzahlen, beispielsweise bar am Schalter oder per Überweisung von Ihrem eigenen Konto. Es wird kein Geld automatisch bewegt. Die Methode wird erfasst, damit Ihre Berichte zeigen, wie dem Kunden das Geld zurückgezahlt wurde.
  6. Fügen Sie optional Private Notizen hinzu – Freitext für Ihre Unterlagen, beispielsweise über den Zahlungsanbieter, über den Sie die Rückerstattung vorgenommen haben, und dessen Transaktionsreferenz. Notizen werden dem Kunden niemals angezeigt.
  7. Klicken Sie auf Zahlung erstatten

Die Rückerstattungsmethode und die privaten Notizen werden neben jeder Rückerstattung auf der Zahlungsseite und in Ihrer Rückerstattungsliste angezeigt.

Wenn PayPal ein verifiziertes ACH-Konto verlangt, befolgen Sie vor einem erneuten Versuch die Anleitung unter PayPal Refund Error: Verified ACH Account Required.

So bestätigen Sie, dass eine Rückerstattung erfolgreich war

  1. Öffnen Sie die Bestellung und überprüfen Sie den Abschnitt Zahlungen.
  2. Suchen Sie neben der Zahlung nach Teilweise erstattet oder Erstattet.
  3. Öffnen Sie die Zahlung, um Betrag, Datum, Methode und Verlauf der Rückerstattung anzuzeigen.
  4. Sie können auch unter Bestellungen den Tab Rückerstattungen öffnen, um die Rückerstattung zu finden.

Wenn das Rückerstattungsformular einen Fehler angezeigt hat und in der Zahlungshistorie keine Rückerstattung erscheint, wurde die Rückerstattung nicht erfasst. Beheben Sie den Fehler, bevor Sie es erneut versuchen.

Bei Rückerstattungen über die ursprüngliche Zahlungsmethode bedeutet der Rückerstattungsdatensatz, dass TicketingHub die Anfrage angenommen und an den verbundenen Anbieter weitergeleitet hat, sofern dieser dies unterstützt. Dies bedeutet nicht, dass das Geld bereits auf dem Bankkonto des Kunden eingegangen ist. Überprüfen Sie Stripe, PayPal oder Ihren anderen Zahlungsanbieter, wenn Sie den Zahlungseingang bestätigen müssen.

Bei Rückerstattungen per Bargeld, Banküberweisung oder Karte dient der Datensatz nur zu Berichtszwecken. Bestätigen Sie separat, dass Ihr Team das Geld zurückgezahlt hat.

So verschieben Sie eine Buchung zu einem anderen Produkt

Verwenden Sie diese Funktion nur, wenn ein Kunde von einem Produkt zu einem anderen wechseln möchte – beispielsweise zu einem anderen Tour-Erlebnis oder wenn ein Gutschein für ein anderes als das ursprünglich gebuchte Produkt eingelöst werden soll. Wenn der Kunde beim gleichen Produkt bleibt und nur ein neues Datum, eine neue Uhrzeit oder eine andere Gästezahl benötigt, verwenden Sie stattdessen So ändern Sie Datum, Uhrzeit oder Gästezahl – löschen Sie die Buchung nicht.

Dieser Vorgang wird auch als Wechsel, Übertragung oder Umbuchung eines Kunden auf ein anderes Produkt bezeichnet. Der Ablauf ist unabhängig von der verwendeten Bezeichnung gleich.

Das zentrale Prinzip: Löschen Sie die Buchung innerhalb der Bestellung und erstellen Sie anschließend eine neue Buchung in derselben Bestellung.

  1. Öffnen Sie die OR-Nummer.
  2. Wählen Sie unter Buchungen den roten Papierkorb bei der zu ersetzenden Buchung aus.
  3. Öffnen Sie Aktionen → Neue Buchung.
  4. Wählen Sie das neue Produkt, Datum, die Uhrzeit und die Gästeanzahl aus und speichern Sie die Buchung.
  5. Wenn die neue Buchung mehr kostet, verwenden Sie Neue Zahlung, um die Differenz einzuziehen oder zu erfassen.
  6. Wenn sie weniger kostet, verwenden Sie Zahlung erstatten, um die Differenz zurückzuzahlen oder zu erfassen.
  7. Wählen Sie Aktionen → Buchungsbestätigung erneut senden, um die neuen Tickets zu senden.

Das Guthaben der gelöschten Buchung verbleibt in der Bestellung, bis Sie eine Rückerstattung hinzufügen. Überprüfen Sie vor dem Abschluss immer den Bestellkontostand.

Auf die Preisdifferenz verzichten

Wenn das neue Produkt mehr kostet und Sie dem Kunden die Differenz nicht berechnen möchten:

  1. Fügen Sie die Ersatzbuchung hinzu.
  2. Wählen Sie im Abschnitt Rabatte der Bestellung für die neue Buchung Neuer Rabatt aus.
  3. Geben Sie die vereinbarte Preisdifferenz ein.
  4. Überprüfen Sie, ob der Bestellkontostand korrekt ist, und senden Sie anschließend die Bestätigung erneut.

Wenn das neue Produkt weniger kostet und der Kunde zugestimmt hat, die Differenz nicht zu erhalten, überspringen Sie die Rückerstattung. Die Bestellung kann ein ungenutztes Guthaben ausweisen. Erfassen Sie daher eine eindeutige Notiz zur Vereinbarung und überprüfen Sie den Kontostand vor dem Abschluss.

So gehen Sie vor, wenn Sie die falsche Buchung oder Bestellung storniert haben

Sie haben eine einzelne Buchung storniert

Eine stornierte Buchung kann nicht wiederhergestellt werden. Wenn die Bestellung noch geöffnet ist:

  1. Öffnen Sie die OR-Nummer.
  2. Wählen Sie Aktionen → Neue Buchung.
  3. Erstellen Sie die Buchung mit dem richtigen Produkt, Datum, der richtigen Uhrzeit und der richtigen Gästezahl neu.
  4. Überprüfen Sie den Bestellkontostand, bevor Sie eine weitere Zahlung hinzufügen. Das Guthaben der stornierten Buchung verbleibt normalerweise in der Bestellung.
  5. Wählen Sie Aktionen → Buchungsbestätigung erneut senden.

Die ursprüngliche BK-Referenz bleibt storniert, und der Kunde hat möglicherweise bereits eine Stornierungs-E-Mail erhalten.

Sie haben die gesamte Bestellung storniert

Eine stornierte Bestellung kann nicht wiederhergestellt werden. Durch die Stornierung der Bestellung wurden möglicherweise bereits Rückerstattungen eingeleitet und alle Buchungen storniert.

  1. Überprüfen Sie den Zahlungs- und Rückerstattungsverlauf, bevor Sie weitere Schritte unternehmen.
  2. Bestätigen Sie eine Rückerstattung des Anbieters in Stripe, PayPal oder Ihrem anderen Zahlungsanbieter.
  3. Erstellen Sie eine neue Bestellung, wenn der Kunde weiterhin buchen möchte.
  4. Versuchen Sie nicht erneut, Bestellung stornieren auszuwählen, um ein Teilproblem zu beheben, da möglicherweise weitere erstattungsfähige Beträge zurückgezahlt werden.

Bestellung wiederherstellen ist nur für eine Bestellung vorgesehen, deren Gültigkeit vor der Bestätigung abgelaufen ist. Damit wird keine stornierte Bestellung wiederhergestellt.

Wenn die Gültigkeit einer Bestellung vor ihrer Bestätigung abgelaufen ist, verwenden Sie stattdessen So stellen Sie abgelaufene Buchungen wieder her.