So weisen Sie Tour-Guides zu und automatisieren Benachrichtigungen in TicketingHub

Übersicht

Mit der Funktion „Guide-Schichten“ von TicketingHub können Betreiber Guides Touroptionen zuweisen und die zugehörige Kommunikation automatisieren. Das System übernimmt Zuweisungsbenachrichtigungen, Erinnerungen 24 Stunden im Voraus und die Verteilung von Gästelisten ohne manuelles Eingreifen.

Schritt 1 – Guides aktivieren

Guides sind standardmäßig deaktiviert. So aktivieren Sie sie:

Öffnen Sie Ihr TicketingHub-Dashboard
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen
Klicken Sie auf die Registerkarte Funktionen
Suchen Sie nach Guides und klicken Sie auf Guides aktivieren

Nach der Aktivierung erscheint im linken Navigationsmenü der Bereich Guides.

Schritt 2 – Ihre Guides erstellen

Gehen Sie im linken Menü zu Guides
Klicken Sie auf Neuer Guide
Füllen Sie alle Pflichtfelder aus:

Feld	Hinweise
Name	Im Dashboard angezeigter Anzeigename
Vorname	Wird in automatisierten E-Mails verwendet
Nachname	Wird in automatisierten E-Mails verwendet
E-Mail-Adresse	An diese Adresse werden alle Benachrichtigungen zu Schichten gesendet
Telefonnummer	Optional, aber für Touren mit Gästekontakt empfohlen

Klicken Sie auf Speichern

Wichtig: Überprüfen Sie E-Mail-Adressen sorgfältig. Ungültige Zeichen oder Tippfehler führen zu nicht erkennbaren Zustellungsfehlern, ohne dass im Dashboard eine Fehlermeldung angezeigt wird.

Aktuelle Einschränkung: TicketingHub unterstützt einen Guide pro Option. Wenden Sie sich bei Anforderungen für mehrere Guides an den Support.

Schritt 3 – Benachrichtigungen für Guides einrichten

Konfigurieren Sie automatisierte E-Mails, indem Sie unter Guides die Benachrichtigungseinstellungen öffnen:

Benachrichtigung zur Schichtzuweisung Wird sofort gesendet, wenn ein Guide einer Option zugewiesen, die Zuweisung aktualisiert oder der Guide aus einer Option entfernt wird.

Erinnerung 24 Stunden vorher Wird am Tag vor der Tour gesendet, jedoch nur, wenn die Zuweisung mehr als 24 Stunden zuvor erfolgt ist. Zuweisungen am selben Tag lösen diese Erinnerung nicht aus.

Gästeliste (Manifest) Wird zu einem konfigurierbaren Zeitpunkt vor Beginn der Tour gesendet und enthält die vollständige Gästeliste für diese Option.

Profi-Tipp: Aktivieren Sie alle drei Benachrichtigungen, um eine umfassende Kommunikation mit Guides ohne manuelle Nachverfolgung sicherzustellen.

Schritt 4 – Einen Guide einer Option zuweisen

Gehen Sie im linken Menü zu Verfügbarkeit
Klicken Sie auf die Touroption, der Sie einen Guide zuweisen möchten
Öffnen Sie die Registerkarte Erweitert
Wählen Sie Ihren Guide im Dropdown-Menü Guide zuweisen aus
Speichern Sie Ihre Änderungen

Der Guide erhält sofort eine E-Mail mit der Zuweisungsbenachrichtigung. Wenn Sie diese Verfügbarkeitsoption später ändern oder löschen, wird die Guide-Schicht automatisch aktualisiert und der Guide benachrichtigt.

Schritt 5 – Guide-Details zu Kunden-E-Mails hinzufügen

Zeigen Sie Informationen zum Guide in kundenorientierten E-Mails an, indem Sie die Liquid-Template-Tags von TicketingHub verwenden:

Liquid-Tag	Fügt Folgendes ein
`{{ guide.name }}`	Den Anzeigenamen des Guides
`{{ guide.phone }}`	Die Telefonnummer des Guides

So fügen Sie sie zu Ihren E-Mails hinzu

Gehen Sie im TicketingHub-Dashboard zu Ihrem Produkt
Öffnen Sie die Registerkarte E-Mails
Öffnen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie aktualisieren möchten (in der Regel die Buchungsbestätigungs-E-Mail oder die Buchungserinnerungs-E-Mail)
Klicken Sie auf Anzeigen → Bearbeiten
Fügen Sie das bzw. die Liquid-Tag(s) an der Stelle ein, an der die Guide-Details erscheinen sollen

Beispiel:

Your guide for this tour is {{ guide.name }}.
If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.

Klicken Sie auf Änderungen speichern und anschließend auf Test-E-Mail senden, um eine Vorschau anzuzeigen

Hinweis: Diese Tags werden nur ausgefüllt, wenn dieser Option ein Guide zugewiesen wurde. Bei nicht zugewiesenen Optionen bleiben sie leer.

Profi-Tipp: Die E-Mail mit der Erinnerung 24 Stunden vorher eignet sich ideal, um Kontaktdaten des Guides anzuzeigen.

Fehlerbehebung

Guides wird im linken Menü nicht angezeigt

Gehen Sie zu Einstellungen → Funktionen, suchen Sie nach Guides und klicken Sie auf Guides aktivieren
Kehren Sie zum Dashboard zurück und öffnen Sie Guides über das linke Menü

Der Guide erhält die Zuweisungs-E-Mail nicht

Vergewissern Sie sich, dass die Benachrichtigung zur Schichtzuweisung in den Benachrichtigungseinstellungen aktiviert ist
Überprüfen Sie, dass die E-Mail-Adresse keine Leerzeichen oder Sonderzeichen enthält
Überprüfen Sie den Spam-Ordner des Guides

Der Guide erhält die Erinnerung 24 Stunden vorher nicht

Stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigung aktiviert ist
Überprüfen Sie, dass die Zuweisung mehr als 24 Stunden vor Beginn der Tour erfolgt ist

Der Guide erhält die Gästeliste nicht

Aktivieren Sie die Benachrichtigung „Gästeliste (Manifest)“
Überprüfen Sie, ob der Zeitpunkt für die Benachrichtigung korrekt konfiguriert ist
Wenden Sie sich an den Support, wenn das Problem weiterhin besteht

Häufig gestellte Fragen

Kann ich einer Option mehr als einen Guide zuweisen? Derzeit nicht. TicketingHub unterstützt einen Guide pro Option.

Haben Guides Zugriff auf das TicketingHub-Dashboard? Nein. Guides erhalten ausschließlich E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können für Zwecke des Check-ins als Nutzer der Einlassverwaltung hinzugefügt werden, haben dann jedoch Einsicht in alle Touren.

Was geschieht, wenn ich die Verfügbarkeitsoption ändere, nachdem ich einen Guide zugewiesen habe? Die Guide-Schicht wird automatisch aktualisiert und der Guide benachrichtigt. Beim Löschen der Option wird die Schicht entfernt und der Guide benachrichtigt.

Kann ich die Guide-Funktion von TicketingHub mit Google Kalender verwenden? Es gibt eine grundlegende Google-Kalender-Integration. Sie hält pro Zeitfenster ein Ereignis mit der Anzahl der gebuchten Personen aktuell und bewahrt alles, was Sie selbst zum Ereignis hinzufügen, beispielsweise Gäste oder Notizen. Wenn Sie ein Ereignis in einen anderen Kalender verschieben, aktualisiert TicketingHub es nicht mehr.