So aktivieren Sie Benachrichtigungen für Benutzer

Haben Sie schon einmal erlebt, dass ein Teammitglied eine wichtige Aktualisierung zu einer Buchung oder eine Rückerstattungsanfrage verpasst hat? Damit die Abläufe reibungslos funktionieren, ist es entscheidend, alle auf dem Laufenden zu halten. Mit den Benutzerbenachrichtigungen von TicketingHub stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen erhalten – ohne ihre Postfächer mit unnötigen Benachrichtigungen zu überfluten.

Schritt 1: Benutzereinstellungen aufrufen

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste Ihres TicketingHub-Dashboards auf Einstellungen.
2. Öffnen Sie den Tab Benutzer – hier sehen Sie alle Personen, die Zugriff auf Ihr TicketingHub-Konto haben.

Schritt 2: Benachrichtigungen für einen Benutzer aktivieren

1. Suchen Sie den Benutzer, den Sie aktualisieren möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benachrichtigungen – dadurch wird das Pop-up-Fenster Benachrichtigungseinstellungen für Benutzer geöffnet.
3. Wählen Sie die Benachrichtigungen aus, die dieser Benutzer erhalten soll.

Tipp: Bewegen Sie den Mauszeiger über das Fragezeichen-Symbol neben jedem Benachrichtigungstyp, um eine kurze Erklärung seiner Funktion anzuzeigen.

Erklärung der Benachrichtigungstypen

TicketingHub bietet die folgenden Benachrichtigungstypen. Jeder Typ kann unabhängig für einzelne Benutzer aktiviert oder deaktiviert werden.

• Bestellung bestätigt – Wird gesendet, wenn eine neue Buchung über einen beliebigen Kanal (online, POS oder Reseller) bestätigt wird. Ideal für Betreiber oder Teammitglieder, die in Echtzeit über neue Verkäufe informiert werden müssen.

• Vorläufige Bestellung – Wird gesendet, wenn eine Buchung vorgenommen wurde, aber noch auf Ihre Bestätigung wartet, bevor sie endgültig angenommen wird. Nützlich für Betreiber, die Buchungen manuell genehmigen.

• Bestellung storniert – Wird gesendet, wenn eine Buchung von einem Kunden, Reseller oder Administrator storniert wird. Hält Ihre Betriebs- und Finanzteams über Änderungen an Teilnehmerlisten oder Umsätzen auf dem Laufenden.

• Zusatz gekauft – Wird gesendet, wenn ein Kunde einen Zusatz (ein Zusatzprodukt oder Upgrade) zu einer bestehenden Buchung hinzufügt. Hilfreich für Guides und Mitarbeitende im operativen Bereich, die sich im Voraus auf eine Tour vorbereiten müssen.

• Teilnehmerlisten-E-Mail – Eine Zusammenfassung vor der Tour, die an den Betreiber gesendet wird und alle bestätigten Teilnehmenden einer bevorstehenden Abfahrt aufführt. Wird in der Regel automatisch vor Beginn der Tour versendet. Nützlich für Tourleiter und Betriebsleiter.

• Last-Minute-Buchung – Wird gesendet, wenn eine Buchung innerhalb eines kurzen Zeitraums vor Beginn der Tour vorgenommen wird. Wichtig für Guides und Fahrer, die über kurzfristig hinzugekommene Teilnehmende informiert werden müssen.

• Erste Option gebucht – Wird gesendet, wenn die erste Buchung für ein zuvor vollständig verfügbares Zeitfenster vorgenommen wird. Nützlich für Betreiber, die erfahren möchten, wann ein neues Datum oder Zeitfenster aktiv wird.

Wer sollte welche Benachrichtigungen erhalten?

• Betrieb und Guides: Bestellung bestätigt, Zusatz gekauft, Teilnehmerliste, Last-Minute-Buchung
• Finanzen und Management: Bestellung bestätigt, Bestellung storniert, Zusatz gekauft
• Administratoren und Inhaber: Alle oben genannten Benachrichtigungen sowie Erste Option gebucht und Vorläufige Bestellung

Schritt 3: Produktspezifische Benachrichtigungen anpassen

Wenn ein Benutzer nur Benachrichtigungen für bestimmte Produkte erhalten soll (zum Beispiel ein Guide, der nur eine Tour durchführt):

1. Aktivieren Sie Benachrichtigungen nur für ausgewählte Produkte senden.
2. Wählen Sie die entsprechenden Produkte aus der Dropdown-Liste aus.

Dies ist besonders nützlich für:

• Betreiber mit mehreren Produkten, die je nach Produkt unterschiedliche Guides oder Manager einsetzen
• Guides, die nur über ihre eigenen Touren benachrichtigt werden sollen
• Teilzeitmitarbeitende, die einen Teil Ihres Produktkatalogs betreuen

Hinweis: Wenn keine Produkte ausgewählt sind, erhält der Benutzer standardmäßig Benachrichtigungen für alle aktiven Produkte.

Schritt 4: Änderungen speichern

1. Überprüfen Sie die ausgewählten Benachrichtigungseinstellungen.
2. Klicken Sie auf Benutzer aktualisieren, um die Änderungen anzuwenden.

Die Änderungen werden sofort wirksam. Ab diesem Zeitpunkt erhält der Benutzer E-Mails für alle neuen Ereignisse, die seinen aktivierten Benachrichtigungstypen entsprechen.

Fehlerbehebung: Werden keine Benachrichtigungen empfangen?

Wenn ein Benutzer meldet, dass er keine Benachrichtigungen erhält, gehen Sie die folgenden Prüfungen durch:

1. Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse korrekt ist

Öffnen Sie Einstellungen → Benutzer, rufen Sie das Profil des Benutzers auf und bestätigen Sie, dass die hinterlegte E-Mail-Adresse korrekt und aktuell ist.

2. Überprüfen Sie, ob die Benachrichtigungseinstellungen aktiviert sind

Klicken Sie beim betreffenden Benutzer auf die Schaltfläche Benachrichtigungen und bestätigen Sie, dass die relevanten Benachrichtigungstypen aktiviert sind. Es kann leicht passieren, dass Einstellungen versehentlich deaktiviert bleiben.

3. Überprüfen Sie den Spam- oder Junk-Ordner des Benutzers

TicketingHub-Benachrichtigungen werden von einer automatisierten Adresse versendet. Bitten Sie den Benutzer, seinen Spam-Ordner zu überprüfen und den Absender als vertrauenswürdig zu markieren.

4. Überprüfen Sie produktspezifische Filter

Wenn Benachrichtigungen nur für ausgewählte Produkte senden aktiviert ist, bestätigen Sie, dass das relevante Produkt in der Auswahl enthalten ist. Wenn ein Produkt kürzlich hinzugefügt wurde, muss es möglicherweise manuell zum Filter hinzugefügt werden.

5. Überprüfen Sie die Rolle des Benutzers

Benachrichtigungs-E-Mails werden an die E-Mail-Adresse im Benutzerprofil zugestellt. Stellen Sie sicher, dass das Benutzerkonto nicht deaktiviert wurde und die Rolle nicht auf eine Weise geändert wurde, die den Kontostatus beeinflusst.

6. Funktioniert es weiterhin nicht? Wenden Sie sich an den Support

Wenn Sie alle oben genannten Punkte überprüft haben und weiterhin keine Benachrichtigungen eintreffen, wenden Sie sich an das TicketingHub-Supportteam. Unser Team kann die Zustellung auf Serverebene untersuchen und bei der Diagnose von Problemen mit der E-Mail-Weiterleitung helfen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Benachrichtigungen für alle Benutzer gleichzeitig aktivieren?

Derzeit nicht – die Benachrichtigungseinstellungen müssen für jeden Benutzer einzeln festgelegt werden. So erhält jedes Teammitglied nur die für seine Rolle relevanten Informationen.

Wird ein Benutzer über Buchungen aus allen Kanälen benachrichtigt?

Ja. Benachrichtigungen decken Buchungen über Ihr Website-Widget, die POS-App, Reseller-Portale und OTA-Kanäle (wie Viator oder GetYourGuide) ab, sofern der entsprechende Benachrichtigungstyp aktiviert ist.

Erhält ein POS-Benutzer Benachrichtigungen?

Ja, sofern die entsprechenden Benachrichtigungstypen für sein Konto aktiviert sind. Die Zustellung von Benachrichtigungen richtet sich unabhängig von der Dashboard-Zugriffsrolle nach der E-Mail-Adresse im Benutzerprofil.

Kann ich für verschiedene Produkte unterschiedliche Benachrichtigungsregeln festlegen?

Ja – verwenden Sie in Schritt 3 die Option Benachrichtigungen nur für ausgewählte Produkte senden. Jeder Benutzer kann eine eigene Kombination aus Benachrichtigungstypen und Produktfiltern erhalten.

Werden Benachrichtigungen sofort oder nach einem Zeitplan versendet?

Die meisten Benachrichtigungen (Bestellung bestätigt, Bestellung storniert, Zusatz gekauft, Last-Minute-Buchung) werden sofort beim Eintreten des auslösenden Ereignisses versendet. Teilnehmerlisten-E-Mails werden in der Regel so geplant, dass sie automatisch vor der Abfahrtszeit der Tour versendet werden.

Können Guides Benachrichtigungen ohne vollständigen Dashboard-Login erhalten?

Ja. Ein Guide kann ein Benutzerkonto mit der Rolle Entry Manager haben und Teilnehmerlisten-Benachrichtigungen erhalten, ohne vollständigen Zugriff auf das Dashboard zu benötigen. Die Benachrichtigungen werden ausschließlich per E-Mail zugestellt. Sie können jedoch auch unsere Guide-Funktion verwenden.