Come utilizzare i turni POS nell’app POS di TicketingHub
Gestite una biglietteria, una squadra sul territorio o un punto di accoglienza? I turni POS offrono ai vostri dipendenti una procedura strutturata per l’inizio e la fine di ogni giornata lavorativa, con monitoraggio del fondo cassa e generazione automatica di un report Z per la riconciliazione di fine giornata.
I dipendenti effettuano l’accesso, dichiarano il fondo cassa iniziale, incassano i pagamenti durante il turno e lo chiudono con una riconciliazione del contante e un dettaglio completo dei pagamenti ricevuti e dei biglietti venduti. Nessun calcolo manuale. Nessuna approssimazione.
Cercate i turni delle guide (assegnazione e notifiche per le guide turistiche)? Consultate l’articolo sui turni delle guide.
Passaggio 1 — Attivare i turni POS nella dashboard
I turni POS sono disattivati per impostazione predefinita. Prima che il vostro team possa utilizzarli nell’app POS, un amministratore della dashboard deve attivarli.
- Nella dashboard di TicketingHub, andate su Impostazioni → Impostazioni POS
- In Richiedi agli utenti di iniziare un turno prima di poter vendere biglietti…, selezionate Attivato
- Selezionate una o più valute del fondo cassa: sono le valute in cui il vostro team gestirà il contante
Nota: potete configurare più valute se il vostro team riceve pagamenti in contanti in più di una valuta. Ogni valuta avrà una voce separata per il fondo cassa all’inizio e alla fine di ogni turno.
Passaggio 2 — Iniziare un turno
Una volta attivati i turni POS, ogni dipendente dovrà iniziare un turno quando effettua l’accesso all’app POS. Fino a quel momento non potrà accedere al POS.
- Aprite l’app POS ed effettuate l’accesso con le vostre credenziali
- Vi verrà richiesto di iniziare il turno
- Inserite gli importi del fondo cassa iniziale: il contante con cui iniziate, per ogni valuta configurata
Dopo l’inizio, il turno sarà sempre visibile nella schermata Profilo dell’app.
Suggerimento: contate attentamente il fondo cassa prima di inserirne l’importo. Questo importo iniziale viene utilizzato dal report Z per calcolare il contante finale previsto: un fondo cassa iniziale preciso garantisce una riconciliazione di fine giornata precisa.
Passaggio 3 — Terminare un turno e generare un report Z
Al termine della giornata lavorativa o quando il turno del dipendente è completato:
- Accedete alla schermata Profilo nell’app POS
- Toccate Termina turno
- Inserite gli importi del fondo cassa finale per ogni valuta
TicketingHub genererà automaticamente un report Z per il turno. Il dipendente verrà quindi indirizzato alla schermata del report Z, dove potrà:
- Visualizzare il report sullo schermo per consultarlo immediatamente
- Stampare il report per conservarne una copia cartacea
Suggerimento: i 5 report Z più recenti sono sempre accessibili dalla schermata Profilo, quindi possono essere riaperti o ristampati in qualsiasi momento senza dover effettuare nuovamente i calcoli.
Trasferire un turno tra dispositivi
Se durante il turno un dipendente deve passare a un altro dispositivo, ad esempio spostandosi da una postazione di biglietteria a un dispositivo mobile nel pomeriggio, può trasferire il turno attivo sul nuovo dispositivo. Quando effettua l’accesso dal nuovo dispositivo, se ha un turno attivo su un altro dispositivo, gli verrà richiesto di trasferirlo.
Il trasferimento mantiene lo stato corrente del fondo cassa, quindi il report Z di fine giornata riflette accuratamente tutte le transazioni effettuate su entrambi i dispositivi. Nulla viene perso o conteggiato due volte.
Comprendere il report Z
Il report Z è il riepilogo della riconciliazione di fine turno. Include quanto segue:
Riepilogo
Questa sezione include un numero univoco del report, le date di inizio e fine del turno, la data di creazione del report Z e quella dell’ultima stampa, il numero di prenotazioni e biglietti creati e il numero di biglietti scansionati.
Riconciliazione del contante
| Voce | Descrizione |
|---|---|
| Importo iniziale | Contante dichiarato all’inizio del turno |
| Importo delle vendite | Totale dei pagamenti in contanti ricevuti durante il turno |
| Importo finale | Contante dichiarato alla fine del turno |
| Importo previsto | Importo finale previsto in base all’importo iniziale e all’importo delle vendite |
| Scostamento | Differenza tra il contante finale previsto e quello effettivo |
Cosa viene escluso dalla riconciliazione del contante: i pagamenti con voucher e i pagamenti esterni sono esclusi dall’importo delle vendite utilizzato per la riconciliazione del contante, così la riconciliazione si concentra sul contante gestito fisicamente. I pagamenti esterni vengono comunque mostrati nel report Z in una sezione informativa separata, così potete visualizzarli senza che incidano sullo scostamento del contante.
Supporto per più valute: se durante un turno il vostro team riceve pagamenti in più valute, il report Z raggruppa e mostra i totali per valuta.
Pagamenti ricevuti
Questa sezione elenca l’importo totale e il numero dei pagamenti ricevuti sia in contanti sia con carta.
Pagamenti esterni
Questa sezione elenca l’importo totale e il numero di eventuali pagamenti esterni, ad esempio i pagamenti con carta ricevuti per una prenotazione effettuata tramite un rivenditore.
Vendite di biglietti
Questa sezione elenca l’importo totale, il numero di vendite e il numero di partecipanti per le vendite di biglietti, suddivisi per prodotto.
Domande frequenti
Cosa succede se un dipendente dimentica di terminare il turno prima di effettuare il logout?
Il dipendente può terminare il turno quando accede nuovamente all’app POS, oppure potete contattare il nostro team di assistenza: possiamo aiutarvi a chiudere manualmente un turno.
Un dipendente può visualizzare i propri report Z precedenti?
Sì. I 5 report Z più recenti sono visibili nella schermata Profilo dell’app POS e possono essere ristampati in qualsiasi momento.
I pagamenti con voucher sono inclusi nei totali del report Z?
No. I pagamenti con voucher sono esclusi per mantenere accurata la riconciliazione dei pagamenti in contanti e con carta.
Il report Z supporta più valute?
Sì. Se durante un turno sono stati ricevuti pagamenti in più valute, il report Z raggruppa i totali per valuta.
I turni POS sono la stessa cosa dei turni delle guide?
No: sono funzionalità completamente separate. I turni delle guide servono ad assegnare le guide turistiche alle opzioni e ad automatizzare le relative notifiche. I turni POS servono a gestire le sessioni di lavoro dei dipendenti nell’app POS, con monitoraggio del fondo cassa e report Z.
Tutto pronto!
Una volta attivati i turni e formato il vostro team sulla procedura di inizio e fine turno, la riconciliazione quotidiana diventa rapida e affidabile. Niente più conteggi manuali del contante o totali calcolati nei fogli di calcolo.
Avete bisogno di ulteriore assistenza? Scriveteci in chat o inviateci un’e-mail.