Come assegnare guide turistiche e automatizzare le notifiche in TicketingHub
Panoramica
La funzionalità Turni delle guide di TicketingHub consente agli operatori di assegnare guide alle opzioni dei tour e di automatizzare le comunicazioni correlate. Il sistema gestisce le notifiche di assegnazione, i promemoria 24 ore prima e la distribuzione dell’elenco dei partecipanti senza interventi manuali.
Passaggio 1 — Attivare le guide
Le guide sono disattivate per impostazione predefinita. Per attivarle:
- Aprite il vostro pannello di controllo TicketingHub
- Fate clic su Impostazioni nella barra laterale sinistra
- Fate clic sulla scheda Funzionalità
- Individuate Guide e fate clic su Attiva guide
Una volta abilitate, nella barra di navigazione a sinistra comparirà una sezione Guide.
Passaggio 2 — Creare le guide
- Andate su Guide nel menu a sinistra
- Fate clic su Nuova guida
- Compilate tutti i campi obbligatori:
| Campo | Note |
|---|---|
| Nome | Nome visualizzato nel pannello di controllo |
| Nome | Utilizzato nelle email automatiche |
| Cognome | Utilizzato nelle email automatiche |
| Indirizzo email | Indirizzo a cui vengono inviate tutte le notifiche dei turni |
| Numero di telefono | Facoltativo, ma consigliato per i tour a contatto con gli ospiti |
- Fate clic su Salva
Importante: verificate attentamente gli indirizzi email. Caratteri non validi o errori di digitazione causano errori di consegna silenziosi, senza alcun messaggio di errore nel pannello di controllo.
Limitazione attuale: TicketingHub supporta una sola guida per opzione. Contattate l’assistenza per esigenze relative a più guide.
Passaggio 3 — Configurare le notifiche delle guide
Configurate le email automatiche aprendo Impostazioni delle notifiche nella sezione Guide:
Notifica di assegnazione del turno Viene inviata immediatamente quando una guida viene assegnata, aggiornata o rimossa da un’opzione.
Promemoria 24 ore prima Viene inviato il giorno precedente al tour, ma solo se l’assegnazione è avvenuta più di 24 ore prima. Le assegnazioni effettuate lo stesso giorno non attivano questo promemoria.
Elenco degli ospiti (manifest) Viene inviato a un orario configurabile prima dell’inizio del tour e contiene l’elenco completo degli ospiti per quell’opzione.
Suggerimento: abilitate tutte e tre le notifiche per garantire comunicazioni complete con le guide senza dover effettuare ulteriori solleciti manuali.
Passaggio 4 — Assegnare una guida a un’opzione
- Andate su Disponibilità nel menu a sinistra
- Fate clic sull’opzione del tour a cui desiderate assegnare una guida
- Aprite la scheda Avanzate
- Selezionate la guida dal menu a discesa Assegna guida
- Salvate le modifiche
La guida riceverà immediatamente un’email di notifica dell’assegnazione. Se in seguito modificate o eliminate questa opzione di disponibilità, il turno della guida viene aggiornato automaticamente e la guida riceve una notifica.
Passaggio 5 — Aggiungere i dettagli della guida alle email ai clienti
Mostrate le informazioni sulla guida nelle email rivolte ai clienti utilizzando i tag dei modelli Liquid di TicketingHub:
| Tag Liquid | Contenuto inserito |
|---|---|
{{ guide.name }} | Il nome visualizzato della guida |
{{ guide.phone }} | Il numero di telefono della guida |
Come aggiungerli alle email
- Andate al vostro Prodotto nel pannello di controllo TicketingHub
- Accedete alla scheda Email
- Aprite il modello di email che desiderate aggiornare (in genere Email di conferma della prenotazione o Email di promemoria della prenotazione)
- Fate clic su Visualizza → Modifica
- Inserite il/i tag Liquid nel punto in cui desiderate visualizzare i dettagli della guida
Esempio:
Your guide for this tour is {{ guide.name }}.If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.- Fate clic su Salva modifiche, quindi su Invia email di prova per visualizzare un’anteprima
Nota: questi tag vengono compilati solo se è stata assegnata una guida a quell’opzione. Per le opzioni senza guida, i campi rimangono vuoti.
Suggerimento: l’email di promemoria 24 ore prima è ideale per mostrare i dettagli di contatto della guida.
Risoluzione dei problemi
La voce Guide non viene visualizzata nel menu a sinistra
- Andate su Impostazioni → Funzionalità, individuate Guide e fate clic su Attiva guide
- Tornate al pannello di controllo e aprite Guide dal menu a sinistra
La guida non riceve l’email di assegnazione
- Verificate che la Notifica di assegnazione del turno sia abilitata nelle Impostazioni delle notifiche
- Verificate che l’indirizzo email non contenga spazi o caratteri speciali
- Controllate la cartella spam della guida
La guida non riceve il promemoria 24 ore prima
- Assicuratevi che la notifica sia attivata
- Verificate che l’assegnazione sia avvenuta più di 24 ore prima dell’inizio del tour
La guida non riceve l’elenco degli ospiti
- Abilitate la notifica Elenco degli ospiti (manifest)
- Verificate che l’orario della notifica sia configurato correttamente
- Contattate l’assistenza se il problema persiste
Domande frequenti
Posso assegnare più di una guida a un’opzione? Non al momento. TicketingHub supporta una sola guida per opzione.
Le guide hanno accesso al pannello di controllo TicketingHub? No. Le guide ricevono solo notifiche via email. Possono essere aggiunte come utenti di Gestione ingressi per le attività di controllo degli accessi, ma in tal caso avranno visibilità su tutti i tour.
Cosa succede se modifico l’opzione di disponibilità dopo aver assegnato una guida? Il turno della guida viene aggiornato automaticamente e la guida riceve una notifica. L’eliminazione dell’opzione rimuove il turno e invia una notifica alla guida.
Posso utilizzare la funzionalità delle guide di TicketingHub con Google Calendar? È disponibile un’integrazione di base con Google Calendar. L’integrazione mantiene aggiornato un evento per ogni fascia oraria con il numero di persone prenotate e conserva tutto ciò che aggiungete personalmente all’evento, come ospiti o note. Se spostate un evento in un altro calendario, TicketingHub smette di aggiornarlo.