Come aggiungere utenti, limitare l'accesso e configurare le notifiche ai fornitori

Ha nuovi membri nel team o deve modificare ciò che ciascuno può visualizzare? Nessun problema! Questa guida spiega come aggiungere utenti, impostare i livelli di accesso e configurare le notifiche ai fornitori in TicketingHub. È come essere il capitano della propria nave: delegare le attività mantenendo tutto sotto controllo. Iniziamo!

1. Accedere alle impostazioni utenti

Acceda a Impostazioni, quindi faccia clic su Utenti nel menu superiore.

2. Creare un nuovo utente

Faccia clic su Nuovo utente nell’angolo superiore destro della dashboard.

3. Inserire i dati dell’utente

Inserisca il nome e l’indirizzo email del nuovo utente.

4. Assegnare il livello di accesso

Selezioni il ruolo appropriato per l’utente in base alle sue responsabilità. È possibile selezionare più di un ruolo per un utente.

Ruoli disponibili

Amministratore: accesso completo, comprese le impostazioni e la gestione degli utenti.
Responsabile: simile all’Amministratore, ma non può modificare o eliminare gli utenti.
Operazioni: si concentra su disponibilità, clienti e prodotti esistenti.
Assistenza: gestisce prenotazioni, clienti, rivenditori e comunicazioni.
Finanza: gestisce report, pagamenti e dati finanziari, ma non può gestire le prenotazioni.
Vendite: si occupa di prenotazioni, rivenditori e prodotti esistenti.
Ingresso: gestisce le attività relative all’ingresso, come la scansione dei biglietti.
Gestore utenti: gestisce gli utenti dell’account del fornitore. Non può assegnare o revocare i ruoli Amministratore o Finanza e non può rimuovere gli utenti che li possiedono; queste operazioni possono essere eseguite solo da un Amministratore.
Gestore dei canali: supervisiona i siti web dei rivenditori. Quando viene selezionato, viene visualizzata una finestra che consente di assegnare uno o più canali specifici che l’utente dovrà gestire.
Punto vendita: consente di accedere esclusivamente all’app POS. Gli utenti con questo ruolo non possono accedere alla dashboard principale. Quando accedono alla dashboard web, vengono reindirizzati automaticamente alla schermata di selezione del fornitore, dove possono gestire solo i dati del proprio account. Non possono visualizzare prenotazioni, report, impostazioni o sezioni di amministrazione.

Importante — Accesso all’app POS: solo gli utenti con il ruolo Amministratore, Responsabile o Punto vendita possono accedere all’app POS di TicketingHub. Se un utente senza uno di questi ruoli tenta di accedere, visualizzerà il messaggio: “Non disponete dell’accesso all’applicazione Punto vendita. Contattate l’amministratore di TicketingHub.”

5. Salvare il nuovo utente

Faccia clic su Crea utente per salvare le modifiche.

Il nuovo utente riceverà un’email automatica con le istruzioni per impostare la propria password.

6. Notifiche ai fornitori

TicketingHub invia notifiche email automatiche per tenere gli operatori informati sulle principali attività relative alle prenotazioni. Queste notifiche vengono attivate dagli eventi di sistema e inviate all’indirizzo email associato a ciascun account utente.

Tipi di notifiche

I fornitori e le guide possono ricevere le seguenti notifiche email:

Prenotazione confermata — inviata quando una nuova prenotazione viene confermata su qualsiasi canale.
Prenotazione provvisoria — inviata quando viene effettuata una prenotazione in attesa di conferma.
Prenotazione annullata — inviata quando una prenotazione viene annullata da un cliente o da un amministratore.
Extra acquistati — inviata quando un cliente aggiunge degli extra a una prenotazione esistente.
Email del manifesto — inviata all’operatore o alla guida assegnata prima della partenza di un tour e contenente l’elenco di tutti i passeggeri confermati.
Avviso di prenotazione dell’ultimo minuto — inviato quando una prenotazione viene effettuata poco prima dell’orario di inizio del tour.
Prima opzione prenotata — inviata quando viene effettuata la prima prenotazione in uno slot di disponibilità precedentemente vuoto.

Le guide dispongono di notifiche proprie, configurate per ciascuna guida:

Turno assegnato — inviata quando a una guida viene assegnato un turno.
Promemoria del turno — inviata a una guida prima di un turno imminente.
Elenco degli ospiti — inviata a una guida prima di un tour e contenente l’elenco degli ospiti confermati.

Configurare i destinatari delle notifiche

Le preferenze relative alle notifiche vengono gestite a livello utente. Per assicurarsi che le email corrette vengano ricevute dalle persone giuste:

Acceda a Impostazioni → Utenti.
Selezioni l’utente da configurare.
Verifichi che il suo indirizzo email sia corretto e aggiornato.
Controlli il ruolo assegnato: l’invio delle notifiche è associato all’indirizzo email registrato per l’utente.

Suggerimento: se un fornitore o una guida segnala di non ricevere le notifiche sulle prenotazioni, verifichi innanzitutto il relativo indirizzo email nelle impostazioni utente e controlli che l’email di notifica non sia stata respinta. Se i problemi di consegna persistono, contatti l’assistenza di TicketingHub.

Domande frequenti

Un utente può avere più di un ruolo?

Sì. È possibile assegnare più ruoli a un singolo utente. Ad esempio, un membro del team potrebbe avere contemporaneamente i ruoli Vendite e Assistenza.

Un utente con il ruolo Punto vendita può accedere alla dashboard?

No. Gli utenti con il solo ruolo Punto vendita vengono reindirizzati fuori dalla dashboard principale al momento dell’accesso. Possono visualizzare e aggiornare i dati del proprio account, ma non possono accedere a prenotazioni, prodotti, report o impostazioni. Per accedere alla dashboard è necessario il ruolo Amministratore o Responsabile.

Cosa succede se assegno il ruolo Gestore dei canali?

Durante la configurazione viene visualizzata una finestra che chiede di selezionare i canali dei rivenditori specifici che l’utente dovrà gestire. L’utente avrà visibilità e controllo solo sui canali assegnati.

Come posso rimuovere l’accesso di un utente?

Acceda a Impostazioni → Utenti, individui l’utente e modifichi il suo ruolo per limitare l’accesso oppure disattivi completamente il suo account. Per rimuovere un utente con il ruolo Amministratore o Finanza è necessario essere un Amministratore.

Cosa succede agli utenti che smettono di usare TicketingHub?

Gli account utente rimasti inattivi per un anno scadono automaticamente e non consentono più di accedere. Per riattivare un account, richieda un’email per reimpostare la password dalla pagina di accesso e scelga una nuova password.