TicketingHubでツアーガイドを割り当て、自動通知を設定する方法

概要

TicketingHubのガイドシフト機能を使用すると、運営者はツアーオプションにガイドを割り当て、関連する連絡を自動化できます。割り当て通知、24時間前のリマインダー、ゲストリストの配信を手動操作なしで処理できます。

ステップ1 — ガイドを有効にする

ガイド機能はデフォルトでは無効になっています。有効にするには、次の手順を実行します。

1. TicketingHubのダッシュボードを開きます
2. 左側のサイドバーで Settings をクリックします
3. Features タブをクリックします
4. Guides を見つけ、Activate Guides をクリックします

有効にすると、左側のナビゲーションメニューに Guides セクションが表示されます。

ステップ2 — ガイドを作成する

1. 左側のメニューで Guides に移動します
2. New Guide をクリックします
3. 必須項目をすべて入力します。

項目	備考
Name	ダッシュボードに表示される表示名
First Name	自動メールで使用されます
Last Name	自動メールで使用されます
Email Address	すべてのシフト通知の送信先
Phone Number	任意ですが、ゲスト対応のツアーでは入力をおすすめします

4. Save をクリックします

重要: メールアドレスを慎重に確認してください。無効な文字や入力ミスがあると、ダッシュボードにエラーメッセージが表示されないまま、配信に失敗することがあります。

現在の制限: TicketingHubでは、1つのオプションにつき1名のガイドのみ設定できます。複数のガイドが必要な場合は、サポートにお問い合わせください。

ステップ3 — ガイド通知を設定する

Guides セクションの Notification Settings を開いて、自動メールを設定します。

シフト割り当て通知 ガイドがオプションに割り当てられたとき、割り当てが更新されたとき、またはオプションから削除されたときに、即時に送信されます。

24時間前のリマインダー ツアーの前日に送信されます。ただし、割り当てが24時間以上前に行われた場合に限ります。当日に行われた割り当てでは、このリマインダーは送信されません。

ゲストリスト（マニフェスト） ツアー開始前の設定した時刻に送信されます。対象オプションのゲスト全員の名簿が含まれます。

ヒント: 3つすべての通知を有効にすると、手動でのフォローアップなしに、ガイドへの連絡を包括的に行えます。

ステップ4 — オプションにガイドを割り当てる

1. 左側のメニューで Availability に移動します
2. ガイドを割り当てるツアーオプションをクリックします
3. Advanced タブを開きます
4. Assign Guide ドロップダウンからガイドを選択します
5. 変更を保存します

ガイドには、割り当て通知メールがすぐに届きます。その後、この空き状況オプションを変更または削除した場合、ガイドのシフトも自動的に更新され、ガイドに通知されます。

ステップ5 — 顧客向けメールにガイド情報を追加する

TicketingHubのLiquidテンプレートタグを使用して、顧客向けメールにガイド情報を表示できます。

Liquidタグ	挿入される内容
{{ guide.name }}	ガイドの表示名
{{ guide.phone }}	ガイドの電話番号

メールに追加する方法

1. TicketingHubのダッシュボードで Product に移動します
2. Emails タブを開きます
3. 更新するメールテンプレート（通常は Booking Confirmation Email または Booking Reminder Email）を開きます
4. View → Edit をクリックします
5. ガイド情報を表示したい位置にLiquidタグを挿入します

例:

Your guide for this tour is {{ guide.name }}.
If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.

6. Save Changes をクリックし、続いて Send Test Email をクリックしてプレビューします

注: これらのタグに値が入力されるのは、そのオプションにガイドが割り当てられている場合のみです。ガイドが割り当てられていないオプションでは、空欄として表示されます。

ヒント: 24時間前のリマインダーメールは、ガイドの連絡先情報を表示するのに適しています。

トラブルシューティング

左側のメニューにGuidesが表示されない

• Settings → Features に移動し、Guides を見つけて Activate Guides をクリックします
• ダッシュボードに戻り、左側のメニューから Guides を開きます

ガイドに割り当てメールが届かない

• Notification Settingsでシフト割り当て通知が有効になっていることを確認します
• メールアドレスにスペースや特殊文字が含まれていないことを確認します
• ガイドの迷惑メールフォルダーを確認します

ガイドに24時間前のリマインダーが届かない

• 通知がオンになっていることを確認します
• ツアー開始の24時間以上前に割り当てが行われたことを確認します

ガイドにゲストリストが届かない

• ゲストリスト（マニフェスト）通知を有効にします
• 通知のタイミングが正しく設定されていることを確認します
• 問題が解決しない場合は、サポートにお問い合わせください

よくある質問

1つのオプションに複数のガイドを割り当てることはできますか？ 現在はできません。TicketingHubでは、1つのオプションにつき1名のガイドのみ設定できます。

ガイドはTicketingHubのダッシュボードにアクセスできますか？ いいえ。ガイドが受け取るのはメール通知のみです。ただし、チェックインのためにEntry Managementユーザーとして追加することはできます。その場合、すべてのツアーを閲覧できるようになります。

ガイドを割り当てた後で空き状況オプションを変更するとどうなりますか？ ガイドのシフトが自動的に更新され、ガイドに通知されます。オプションを削除するとシフトも削除され、ガイドに通知されます。

TicketingHubのガイド機能をGoogleカレンダーと連携できますか？ 基本的なGoogleカレンダー連携が利用できます。時間枠ごとに1件のイベントを作成し、予約人数を最新の状態に保ちます。また、ゲストやメモなど、イベントに手動で追加した内容も維持されます。イベントを別のカレンダーに移動すると、TicketingHubによる更新は停止します。