Pro-formafacturen voor boekingen gebruiken

Overzicht

Met de functie voor voorlopige facturen van TicketingHub kunt u betalingen voor groeps- en zakelijke boekingen beheren zonder dat er onmiddellijk transacties worden uitgevoerd of gevoelige betaalkaartgegevens nodig zijn. Deze aanpak is geschikt voor klanten van wie de boekhoudafdeling documentatie nodig heeft of die hun kaartgegevens liever niet delen.

Belangrijk: een handmatig aangemaakte boeking blijft In behandeling totdat de bestelling is bevestigd. U kunt een bestelling niet bevestigen zonder een betaling (of vereiste aanbetaling), een Voorlopige bestelling of een link voor een Betalingsverzoek. Als er geen betaling aan de bestelling is gekoppeld, markeert u de bestelling als voorlopig voordat u op Bestelling bevestigen klikt. Zie Een bestelling bevestigen die niet volledig is betaald.

Stappen voor het gebruik van voorlopige facturen voor boekingen

1. Een nieuwe bestelling starten

Open uw TicketingHub-dashboard
Ga naar Bestellingen en selecteer Acties → Nieuwe bestelling

2. De boekingsgegevens invullen

Klik op Nieuwe boeking op de boekingspagina
Voer de boekingsgegevens in en pas de prijs aan als u korting aanbiedt
Klik op Boeking bijwerken om de wijzigingen op te slaan

3. De bestelling bijwerken

Zoek het vak Bestelling aan de rechterkant van de boekingspagina
Klik op Bijwerken
Schakel de optie Voorlopige bestelling in om de bestelstatus te wijzigen
Klik op Bestelling bijwerken om de voorlopige status te bevestigen

4. De bestelling bevestigen

Klik op Bestelling bevestigen om het proces af te ronden
Het systeem verzendt automatisch een pro-formafactuur naar de klant

Zonder voorlopige status (of een betaling/betalingsverzoek) blijft Bestelling bevestigen niet beschikbaar en blijft de boeking de status In behandeling behouden.

5. De factuur en e-mail aanpassen

Ga naar Instellingen in uw dashboard
Ga naar E-mails
Selecteer het tabblad E-mail voor pro-formafactuur
Klik op Bekijken en vervolgens op Bewerken om de factuur en de bijbehorende e-mail aan te passen

Samenvatting

Met deze vijf stappen stroomlijnt u de facturering en behoudt u veilige, professionele betalingsprocessen die zowel voor uw bedrijf als voor uw klanten werken. Als de klant later online zal betalen en dus geen pro-formafactuur ontvangt, gebruikt u een link voor een betalingsverzoek.