Gebruikers toevoegen, toegang beperken en meldingen voor leveranciers configureren

Hebt u nieuwe teamleden of wilt u aanpassen wie wat kan zien? Geen probleem! In deze handleiding leest u hoe u gebruikers toevoegt, toegangsniveaus instelt en leveranciersmeldingen configureert in TicketingHub. U bent als het ware de kapitein van uw schip: u delegeert taken en houdt ondertussen alles onder controle. Laten we beginnen!

1. Navigeer naar de gebruikersinstellingen

Ga naar Instellingen en klik vervolgens in het bovenste menu op Gebruikers.

2. Een nieuwe gebruiker aanmaken

Klik rechtsboven in het dashboard op Nieuwe gebruiker.

3. Gebruikersgegevens invoeren

Vul de naam en het e-mailadres van de nieuwe gebruiker in.

4. Een toegangsniveau toewijzen

Selecteer de juiste rol voor de gebruiker op basis van diens verantwoordelijkheden. U kunt meerdere rollen aan één gebruiker toewijzen.

Beschikbare rollen

Beheerder: volledige toegang, inclusief instellingen en gebruikersbeheer.
Manager: vergelijkbaar met Beheerder, maar kan gebruikers niet wijzigen of verwijderen.
Operations: gericht op beschikbaarheid, klanten en bestaande producten.
Ondersteuning: beheert boekingen, klanten, wederverkopers en communicatie.
Financiën: beheert rapporten, betalingen en financiële gegevens, maar kan geen boekingen beheren.
Verkoop: houdt zich bezig met boekingen, wederverkopers en bestaande producten.
Toegang: voert toegangsgerelateerde taken uit, zoals het scannen van tickets.
Gebruikersbeheerder: beheert gebruikers voor het leveranciersaccount. Kan de rollen Beheerder en Financiën niet toewijzen of intrekken en kan gebruikers met deze rollen niet verwijderen; alleen een Beheerder kan dat.
Kanaalbeheerder: houdt toezicht op websites van wederverkopers. Wanneer u deze rol selecteert, verschijnt er een venster waarin u specifieke kanalen aan deze gebruiker kunt toewijzen.
Verkooppunt: geeft uitsluitend toegang tot de POS-app. Gebruikers met deze rol hebben geen toegang tot het hoofddashboard. Wanneer zij inloggen op het webdashboard, worden zij automatisch doorgestuurd naar het scherm voor leveranciersselectie, waar zij alleen hun eigen accountgegevens kunnen beheren. Zij kunnen geen boekingen, rapporten, instellingen of beheerderssecties bekijken.

Belangrijk — toegang tot de POS-app: alleen gebruikers met de rol Beheerder, Manager of Verkooppunt kunnen inloggen bij de TicketingHub POS-app. Als een gebruiker zonder een van deze rollen probeert in te loggen, ziet diegene het bericht: “U hebt geen toegang tot de Point of Sale-applicatie. Neem contact op met uw TicketingHub-beheerder.”

5. De nieuwe gebruiker opslaan

Klik op Gebruiker aanmaken om de wijzigingen op te slaan.

De nieuwe gebruiker ontvangt een automatische e-mail met instructies voor het instellen van het wachtwoord.

6. Meldingen voor leveranciers

TicketingHub verstuurt automatische e-mailmeldingen om operators op de hoogte te houden van belangrijke boekingsactiviteiten. Deze meldingen worden geactiveerd door systeemgebeurtenissen en verzonden naar het e-mailadres dat aan elk gebruikersaccount is gekoppeld.

Soorten meldingen

Leveranciers en gidsen kunnen de volgende meldingen per e-mail ontvangen:

Boeking bevestigd — wordt verzonden wanneer een nieuwe boeking via een kanaal wordt bevestigd.
Boeking voorlopig — wordt verzonden wanneer een boeking is geplaatst maar nog op bevestiging wacht.
Boeking geannuleerd — wordt verzonden wanneer een boeking door een klant of beheerder wordt geannuleerd.
Extra’s gekocht — wordt verzonden wanneer een klant extra’s aan een bestaande boeking toevoegt.
E-mail met manifest — wordt voorafgaand aan het vertrek van een tour naar de operator of toegewezen gids verzonden en bevat een overzicht van alle bevestigde passagiers.
Melding voor last-minute boeking — wordt verzonden wanneer een boeking kort voor de starttijd van de tour wordt gemaakt.
Eerste optie geboekt — wordt verzonden wanneer de eerste boeking wordt geplaatst voor een tijdslot waarvoor eerder geen beschikbaarheid was geboekt.

Gidsen hebben hun eigen meldingen, die per gids worden geconfigureerd:

Dienst toegewezen — wordt verzonden wanneer een gids aan een dienst wordt toegewezen.
Herinnering voor dienst — wordt voorafgaand aan een aanstaande dienst naar een gids verzonden.
Gastenlijst — wordt vóór een tour naar een gids verzonden en bevat een overzicht van de bevestigde gasten.

Configureren wie meldingen ontvangt

Meldingsvoorkeuren worden op gebruikersniveau beheerd. Zo zorgt u ervoor dat de juiste personen de juiste e-mails ontvangen:

Ga naar Instellingen → Gebruikers.
Selecteer de gebruiker die u wilt configureren.
Controleer of diens e-mailadres correct en actueel is.
Controleer de toegewezen rol — de bezorging van meldingen is gekoppeld aan het e-mailadres dat bij de gebruiker geregistreerd staat.

Tip: Als een leverancier of gids meldt dat boekingsmeldingen niet aankomen, controleer dan eerst het e-mailadres in de gebruikersinstellingen en kijk of de meldings-e-mail niet is teruggestuurd. Neem contact op met de ondersteuning van TicketingHub als de bezorgingsproblemen aanhouden.

Veelgestelde vragen

Kan een gebruiker meer dan één rol hebben?

Ja. U kunt meerdere rollen aan één gebruiker toewijzen. Een teamlid kan bijvoorbeeld tegelijkertijd de rollen Verkoop en Ondersteuning hebben.

Heeft een gebruiker met de rol Verkooppunt toegang tot het dashboard?

Nee. Gebruikers met alleen de rol Verkooppunt worden na het inloggen doorgestuurd naar een andere pagina dan het hoofddashboard. Zij kunnen hun eigen accountgegevens bekijken en bijwerken, maar hebben geen toegang tot boekingen, producten, rapporten of instellingen. Voor toegang tot het dashboard is de rol Beheerder of Manager vereist.

Wat gebeurt er als ik de rol Kanaalbeheerder toewijs?

Tijdens het instellen verschijnt een venster waarin u wordt gevraagd de specifieke kanalen van wederverkopers te selecteren die deze gebruiker moet beheren. De gebruiker heeft alleen inzicht in en beheer over de toegewezen kanalen.

Hoe verwijder ik de toegang van een gebruiker?

Ga naar Instellingen → Gebruikers, zoek de gebruiker en pas diens rol aan om de toegang te beperken of deactiveer het account volledig. Voor het verwijderen van een gebruiker met de rol Beheerder of Financiën is een Beheerder vereist.

Wat gebeurt er met gebruikers die TicketingHub niet meer gebruiken?

Gebruikersaccounts die een jaar inactief zijn geweest, verlopen automatisch en kunnen niet meer worden gebruikt om in te loggen. Om een account opnieuw te activeren, vraagt u via de inlogpagina een e-mail voor het opnieuw instellen van het wachtwoord aan en kiest u een nieuw wachtwoord.