POS Shifts gebruiken in de TicketingHub POS-app

Beheert u een ticketkassa, straatteam of balie? Met POS Shifts hebben uw medewerkers een gestructureerd begin en einde van elke werkdag, inclusief het bijhouden van de openingskas en een automatisch Z-rapport voor de afstemming aan het einde van de dag.

Medewerkers loggen in, geven hun openingskas op, ontvangen gedurende hun shift betalingen en sluiten af met een kasafstemming en een volledig overzicht van ontvangen betalingen en verkochte tickets. Geen handmatige optellingen. Geen giswerk.

Op zoek naar Guide Shifts (toewijzing en meldingen voor gidsen)? Lees het artikel over Guide Shifts.

Stap 1 — POS Shifts inschakelen in uw dashboard

POS Shifts zijn standaard uitgeschakeld. Voordat uw team ze in de POS-app kan gebruiken, moet een dashboardbeheerder ze inschakelen.

1. Ga in uw TicketingHub-dashboard naar Instellingen → POS-instellingen
2. Selecteer onder Gebruikers moeten een shift starten voordat ze tickets kunnen verkopen… de optie Ingeschakeld
3. Selecteer een of meer valuta’s voor de openingskas — dit zijn de valuta’s waarin uw team contante betalingen verwerkt

Opmerking: U kunt meerdere valuta’s instellen als uw team contante betalingen in meer dan één valuta ontvangt. Voor elke valuta wordt aan het begin en einde van elke shift een afzonderlijke openingskas ingevoerd.

Stap 2 — Een shift starten

Zodra POS Shifts zijn ingeschakeld, wordt elke medewerker gevraagd om een shift te starten wanneer diegene inlogt bij de POS-app. Zonder dit te doen heeft de medewerker geen toegang tot de POS.

1. Open de POS-app en log in met uw inloggegevens
2. U wordt gevraagd om uw shift te starten
3. Voer uw bedrag(en) van de openingskas in — het bedrag waarmee u start, voor elke ingestelde valuta

Nadat de shift is gestart, kunt u deze op elk moment bekijken via het scherm Profiel in de app.

Tip: Tel uw openingskas zorgvuldig voordat u het bedrag invoert. Dit openingsbedrag wordt door het Z-rapport gebruikt om uw verwachte eindkas te berekenen. Een nauwkeurige openingskas zorgt dus voor een nauwkeurige afstemming aan het einde van de dag.

Stap 3 — Een shift beëindigen en een Z-rapport genereren

Aan het einde van de werkdag of zodra de shift van de medewerker is voltooid:

1. Ga naar het scherm Profiel in de POS-app
2. Tik op Shift beëindigen
3. Voer uw bedrag(en) van de eindkas in voor elke valuta

TicketingHub genereert automatisch een Z-rapport voor de shift. De medewerker wordt vervolgens naar het scherm van het Z-rapport gebracht en kan daar:

• Het rapport op het scherm bekijken voor directe raadpleging
• Het rapport afdrukken voor fysieke administratie

Tip: De 5 meest recente Z-rapporten zijn altijd toegankelijk via het scherm Profiel. U kunt rapporten dus op elk moment opnieuw openen of afdrukken zonder ze opnieuw te berekenen.

Een shift overzetten naar een ander apparaat

Als een medewerker tijdens een shift naar een ander apparaat moet overschakelen — bijvoorbeeld van een ticketbalie naar een mobiel apparaat voor de middag — kan diegene de actieve shift overzetten naar het nieuwe apparaat. Wanneer de medewerker op het nieuwe apparaat inlogt en op een ander apparaat een actieve shift heeft, wordt diegene gevraagd de shift over te zetten.

Bij de overdracht wordt de huidige status van de openingskas meegenomen. Hierdoor geeft het Z-rapport aan het einde van de dag alle transacties op beide apparaten nauwkeurig weer. Er gaat niets verloren en niets wordt dubbel geteld.

Het Z-rapport begrijpen

Het Z-rapport is het overzicht van de afstemming aan het einde van een shift. Het bevat het volgende:

Samenvatting

Dit gedeelte bevat een uniek rapportnummer, de begin- en einddatum van de shift, de aanmaakdatum en datum van de laatste afdruk van het Z-rapport, het aantal aangemaakte boekingen en tickets en het aantal gescande tickets.

Kasafstemming

Regel	Beschrijving
Openingsbedrag	Contant geld dat aan het begin van de shift is opgegeven
Verkoopbedrag	Totale contante betalingen die tijdens de shift zijn ontvangen
Eindbedrag	Contant geld dat aan het einde van de shift is opgegeven
Verwacht bedrag	Het verwachte eindbedrag op basis van het openingsbedrag en het verkoopbedrag
Verschil	Het verschil tussen de verwachte en de werkelijke eindkas

Wat niet wordt meegenomen in de kasafstemming: Voucherbetalingen en externe betalingen worden niet meegenomen in het verkoopbedrag voor de kasafstemming. Zo blijft de afstemming gericht op het contante geld dat daadwerkelijk is verwerkt. Externe betalingen worden nog steeds als afzonderlijk informatief gedeelte op het Z-rapport weergegeven, zodat u ze kunt bekijken zonder dat ze invloed hebben op het verschil in uw kas.

Ondersteuning voor meerdere valuta’s: Als uw team tijdens een shift betalingen in meer dan één valuta ontvangt, groepeert en toont het Z-rapport de totalen per valuta.

Ontvangen betalingen

Dit gedeelte bevat het totale bedrag en het aantal contante en kaartbetalingen.

Externe betalingen

Dit gedeelte bevat het totale bedrag en het aantal externe betalingen, zoals creditcardbetalingen voor een boeking van een reseller.

Ticketverkoop

Dit gedeelte bevat per product het totale bedrag, het aantal verkochte tickets en het aantal personen.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als een medewerker vergeet de shift te beëindigen voordat diegene uitlogt?

De medewerker kan de shift beëindigen wanneer diegene opnieuw inlogt bij de POS-app. U kunt ook contact opnemen met ons supportteam; wij kunnen helpen om een shift handmatig af te sluiten.

Kan een medewerker eerdere Z-rapporten bekijken?

Ja. De 5 meest recente Z-rapporten zijn zichtbaar op het scherm Profiel in de POS-app en kunnen op elk moment opnieuw worden afgedrukt.

Worden voucherbetalingen opgenomen in de totalen van het Z-rapport?

Nee. Voucherbetalingen worden uitgesloten om de afstemming van contante en kaartbetalingen nauwkeurig te houden.

Kan het Z-rapport meerdere valuta’s verwerken?

Ja. Als tijdens een shift betalingen in meer dan één valuta zijn ontvangen, groepeert het Z-rapport de totalen per valuta.

Is POS Shifts hetzelfde als Guide Shifts?

Nee, het zijn volledig afzonderlijke functies. Guide Shifts zijn bedoeld om gidsen aan opties toe te wijzen en hun meldingen te automatiseren. POS Shifts zijn bedoeld om werksessies van medewerkers in de POS-app te beheren, inclusief het bijhouden van de openingskas en Z-rapporten.

Klaar!

Zodra shifts zijn ingeschakeld en uw team is getraind in het starten en beëindigen ervan, verloopt de dagelijkse afstemming snel en betrouwbaar. Geen handmatige kascontroles of totalen in spreadsheets meer.

Heeft u meer hulp nodig? Chat met ons of stuur ons een e-mail.