Beschikbaarheid en capaciteiten instellen

Het beheren van uw beschikbaarheid en capaciteiten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met TicketingHub hebt u alle hulpmiddelen om planningen te maken, seizoenswijzigingen te verwerken en capaciteiten als een professional aan te passen.

Of u nu een druk zomerseizoen plant of uw activiteiten tijdens de feestdagen tijdelijk wilt sluiten, deze handleiding helpt u op weg. Zo maakt u het plannen een stuk eenvoudiger.

Stappen om beschikbaarheid en capaciteiten in te stellen

1. Open de pagina voor productbeschikbaarheid

1. Ga naar uw Dashboard en selecteer het product dat u wilt instellen.
2. Klik op Beschikbaarheid.
3. Kies uit twee opties:
   • Seizoenen: om terugkerende planningen te maken.
   • Uitzonderingen: om Seizoenen voor specifieke datums of evenementen te overschrijven, bijvoorbeeld bij sluitingen, wijzigingen in openingstijden of verlaagde of verhoogde capaciteiten.

2. Maak een nieuw seizoen

1. Klik op Nieuw seizoen.
2. Vul de gegevens in:
   • Geef het seizoen een Naam, bijvoorbeeld “Reguliere planning”.
   • Begindatum.
   • Optioneel: een Einddatum, of laat deze open.
3. Voeg tijdsloten en capaciteiten toe:
   • Voorbeeld: voeg tijdsloten om 10.00 en 14.00 uur toe, elk voor 10 personen.
4. Pas de planning aan:
   • Bewerk tijden of capaciteiten.
   • Verwijder ongewenste dagen of tijden, bijvoorbeeld maandagen of alle vroege ochtenden.
   • Klik op een specifieke capaciteit om deze aan te passen of te verwijderen, bijvoorbeeld dinsdagochtenden.
5. Sla de wijzigingen op.

3. Kloon een bestaand seizoen

1. Zoek het seizoen dat u wilt dupliceren en klik op het menu met drie puntjes.
2. Klik op Dupliceren.
3. Vul de seizoensnaam, begindatum en optionele einddatum in.
4. De tijden en capaciteiten worden gedupliceerd. Pas ze daarom aan:
   • Wijzig indien nodig de dagen, tijden en capaciteiten.
5. Sla de wijzigingen op.

4. Maak een uitzondering

1. Ga naar de pagina voor de beschikbaarheid van uw product en klik op Nieuwe uitzondering.
2. Vul de gegevens in:
   • Geef de uitzondering een naam, bijvoorbeeld “Sluiting wegens onderhoud”.
   • Selecteer de datum, bijvoorbeeld 27 januari.
3. Optionele stappen:
   • Vink Herhalen voor meerdere dagen aan als u de uitzondering voor meerdere dagen wilt laten gelden.
   • Vink Momenteel actieve tijden klonen aan om alle actieve tijden uit verschillende Seizoenen te kopiëren, of laat dit leeg om helemaal opnieuw te beginnen.
4. Pas de gegevens indien nodig aan:
   • Laat de planning leeg als u volledig wilt sluiten.
   • Voeg nieuwe tijdsloten toe of werk capaciteiten bij om tijden aan te passen, bijvoorbeeld starten om 11.00 uur in plaats van 9.00 uur, of de capaciteit verhogen van 10 naar 20.

5. Controleer en wijzig de beschikbaarheid

1. Klik in uw Dashboard op Beschikbaarheid.
2. Gebruik de opties boven de kalender om de weergave te beperken: kies een datumbereik of schakel Alleen geboekte tonen in om alleen evenementen met boekingen weer te geven. De kalender wordt direct bijgewerkt. Open Filteren op om een of meer Producten of Gidsen te selecteren wanneer gidsen voor uw account zijn ingeschakeld, en klik op Zoeken om de filters toe te passen. Een rode stip op de knop geeft aan dat er filters actief zijn. De filters worden onderdeel van het pagina-adres, zodat u een gefilterde weergave kunt opslaan als bladwijzer of delen. Met Meer weergeven onderaan wordt de volgende periode geladen met dezelfde filters.
3. Controleer uw instellingen:
   • Controleer uw reguliere Seizoenen.
   • Controleer of eventuele Uitzonderingen of eenmalige wijzigingen correct zijn.

Waarom wordt er een uitroepteken bij een datum weergegeven?

Een uitroepteken naast een product bij een datum in de zijbalk van de kalender Beschikbaarheid betekent dat er voor die datum een Uitzondering actief is. Het is een informatiemarkering en geen foutmelding. De Uitzondering overschrijft de normale planning van het Seizoen en kan andere tijden of capaciteiten gebruiken. Beweeg de muis over het uitroepteken om de naam van de Uitzondering te bekijken.

Als u de uitzondering wilt controleren of wijzigen, opent u het product, gaat u naar Beschikbaarheid → Uitzonderingen en selecteert u de Uitzondering die die datum omvat. Als de Uitzondering bewust is ingesteld, hoeft u niets te doen. Als dat niet het geval is, kunt u de uitzondering bewerken of verwijderen nadat u hebt gecontroleerd of het normale Seizoen de gewenste planning heeft.

6. Voer snelle aanpassingen uit

1. Zoek het specifieke tijdslot dat u wilt bewerken en klik erop om het bijbehorende venster te openen. In dit venster is altijd het manifest van het evenement beschikbaar.
2. Voer uw wijzigingen uit:
   • Pas de capaciteit of timing aan, of wijs een gids toe. De tijd kan niet meer worden gewijzigd zodra er boekingen voor het evenement zijn.
   • Sla de wijzigingen op; de kalender wordt direct bijgewerkt.
3. Met Evenement verwijderen verwijdert u na bevestiging een tijdslot waarvoor nog geen boekingen zijn.
4. Als u een hele dag voor meerdere producten wilt sluiten, klikt u op het prullenbakpictogram naast de datum.

Evenementen die al hebben plaatsgevonden, worden geopend in een alleen-lezenvenster waarin nog steeds wordt weergegeven welke gids was toegewezen.

En zo bent u een echte planningsprofessional geworden. Met Seizoenen, Uitzonderingen en snelle bewerkingen bent u klaar om alles soepel te laten verlopen. Als u ergens tegenaan loopt of extra hulp nodig hebt, staat ons supportteam voor u klaar.