Een boeking in TicketingHub wijzigen, annuleren, terugbetalen of omboeken

Elke wijziging die u in een boeking van een klant moet aanbrengen, vindt plaats op dezelfde plek: de bestelpagina. Deze handleiding behandelt alle scenario’s op één plek.

Kies de juiste actie:

• Hetzelfde product, een nieuwe datum/tijd of een ander aantal gasten → De datum, tijd of het aantal gasten wijzigen (wijzig de boeking zelf — verwijder deze niet)
• Een ander product → Een boeking naar een ander product verplaatsen (verwijder de boeking en voeg vervolgens een nieuwe boeking toe)

Het verschil tussen een boeking en een bestelling

Voordat u een actie uitvoert, is het nuttig om te begrijpen waarmee u werkt.

Boeking (BK)

Een reservering voor één specifiek product, met een vastgelegde datum, tijd en deelnemers. Een bestelling kan één of meerdere boekingen bevatten.

Bestelling (OR)

Het bovenliggende record waarin één of meerdere boekingen worden gegroepeerd. De betaling is gekoppeld aan het bestel niveau, niet aan het niveau van de boeking.

💡 Wanneer u een boeking annuleert, blijven de gelden binnen de bestelling. Wanneer u een bestelling annuleert, start TicketingHub eventuele terugbetalingen via ondersteunde providers, maar de tijd totdat het geld de klant bereikt, varieert. Contante betalingen en externe betalingen moeten afzonderlijk worden afgehandeld.

Een boeking vinden

1. Ga naar uw Dashboard → Bestellingen
2. Gebruik Filteren op of Zoeken op referentie om te zoeken
3. Voer het referentienummer van de BK (boeking) of OR (bestelling) in
4. Klik op het OR-nummer om de bestelling te openen, of op het BK-nummer om rechtstreeks naar de boeking te gaan

De datum, tijd of het aantal gasten wijzigen

Gebruik dit wanneer de klant de datum wil wijzigen of het aantal wil aanpassen voor hetzelfde product. Wijzig de bestaande boeking zelf — verwijder deze niet en gebruik Nieuwe boeking niet. Verwijderen is alleen bedoeld om een boeking te annuleren of over te stappen naar een ander product.

1. Open het OR-nummer
2. Zoek onder Boekingen de boeking die u wilt wijzigen
3. Om de datum of tijd te wijzigen: klik op de blauw gemarkeerde datum en tijd, selecteer de nieuwe datum en tijd en bevestig
4. Om het aantal gasten te wijzigen: klik op het blauw gemarkeerde aantal gasten en pas de hoeveelheid aan
5. Als de prijs door de wijziging verandert, gaat u naar Betalingen:
   • Meer gasten of een datum met een hogere prijs → klik op Nieuwe betaling
   • Minder gasten of een datum met een lagere prijs → klik op Betaling terugbetalen
6. Klik op Acties → Boekingsbevestiging opnieuw verzenden om de bijgewerkte tickets naar de klant te sturen

⚠️ Als u een boeking wijzigt, worden er niet automatisch nieuwe tickets gegenereerd en wordt er niet automatisch terugbetaald. Handel betalingsaanpassingen af en verzend de bevestiging opnieuw.

Een ticketboeking omzetten naar een voucher

Gebruik dit wanneer een gedateerde ticketboeking in plaats daarvan een voucher zonder vaste datum moet worden.

1. Open het OR-nummer
2. Klik onder Boekingen op de datum en tijd van de boeking
3. Selecteer Voucherboeking en selecteer vervolgens Boeking bijwerken
4. Selecteer op de bestelpagina Bestelling bevestigen om de bestelling opnieuw te bevestigen

Zie Een voucher inwisselen om de voucher later in te wisselen.

Eén boeking binnen een bestelling annuleren

Gebruik dit wanneer een klant meerdere boekingen in één bestelling heeft en er slechts één wil annuleren, of wanneer u de klant wilt annuleren en opnieuw wilt boeken zonder een terugbetaling uit te voeren.

1. Open het OR-nummer
2. Zoek onder Boekingen de boeking die u wilt annuleren
3. Klik bij die boeking op het rode prullenbakpictogram (Verwijderen)

De boeking wordt geannuleerd. De gelden blijven binnen de bestelling — er wordt niet automatisch terugbetaald. Vervolgens kunt u:

• Handmatig dat bedrag terugbetalen (zie Een handmatige terugbetaling uitvoeren)
• De klant met dezelfde gelden uit de bestelling opnieuw boeken voor een ander product (zie Een boeking naar een ander product verplaatsen)

⚠️ Als u een boeking verwijdert, ontvangt de klant automatisch een melding dat de oorspronkelijke boeking is geannuleerd. Klik na het opnieuw boeken op Acties → Boekingsbevestiging opnieuw verzenden om de nieuwe tickets naar de klant te sturen.

Een volledige bestelling annuleren (volledige terugbetaling)

Gebruik dit wanneer de klant alles wil annuleren en een volledige terugbetaling wil ontvangen.

1. Open het OR-nummer
2. Klik rechtsboven op Acties
3. Selecteer Bestelling annuleren

TicketingHub sluit de bestelling en start een terugbetaling naar de oorspronkelijke betaalmethode wanneer de betalingsprovider dit ondersteunt. De betalingsprovider en de bank van de klant bepalen hoe lang het duurt voordat de terugbetaling zichtbaar wordt.

Voor contante betalingen, bankoverschrijvingen of andere betalingen die buiten TicketingHub zijn geregistreerd, betaalt u het geld afzonderlijk terug en zorgt u ervoor dat de terugbetaling met de juiste methode wordt geregistreerd. Als u de bestelling annuleert, wordt er geen geld verplaatst via een externe betaalmethode.

⚠️ Gebruik dit alleen wanneer u zeker weet dat de klant volledig wil annuleren en een volledige terugbetaling wil ontvangen.

Een handmatige terugbetaling uitvoeren

Gebruik dit om een deel van of een volledige betaling terug te betalen zonder de bestelling te annuleren — bijvoorbeeld nadat u een boeking hebt verwijderd, het aantal gasten hebt verminderd of een coulance-terugbetaling hebt afgesproken.

1. Open het OR-nummer
2. Ga naar Betalingen en klik naast de betaling die u wilt terugbetalen op Betaling terugbetalen
3. Voer het terug te betalen bedrag in — elk bedrag dat lager is dan de volledige betaling resulteert in een gedeeltelijke terugbetaling
4. Selecteer desgewenst een reden
5. Kies een Terugbetalingsmethode:
   • Oorspronkelijke betaalmethode (de standaardinstelling) — TicketingHub vraagt de terugbetaling aan bij de gekoppelde betalingsprovider, indien ondersteund. De verwerkingstijd verschilt per provider en bank. Controleer daarom de status van de terugbetaling voordat u het opnieuw probeert.
   • Contant, Bankoverschrijving of Kaart — kies een van deze opties wanneer u het geld buiten TicketingHub teruggeeft, bijvoorbeeld contant aan de balie of via een bankoverschrijving vanaf uw eigen rekening. Er wordt niet automatisch geld verplaatst; de methode wordt geregistreerd zodat uw rapporten laten zien hoe de klant is terugbetaald.
6. Voeg desgewenst Privénotities toe — vrije tekst voor uw eigen administratie, bijvoorbeeld via welke betalingsprovider u hebt terugbetaald en wat de transactie-referentie daarvan is. Notities worden nooit aan de klant getoond.
7. Klik op Betaling terugbetalen

De terugbetalingsmethode en privénotities worden naast elke terugbetaling weergegeven op de betalingspagina en in uw lijst met terugbetalingen.

Als PayPal om een geverifieerde ACH-rekening vraagt, volgt u PayPal-fout bij terugbetaling: geverifieerde ACH-rekening vereist voordat u het opnieuw probeert.

Controleren of een terugbetaling is geslaagd

1. Open de bestelling en bekijk het gedeelte Betalingen.
2. Zoek naast de betaling naar Gedeeltelijk terugbetaald of Terugbetaald.
3. Open de betaling om het terugbetaalde bedrag, de datum, de methode en de geschiedenis te bekijken.
4. U kunt ook het tabblad Terugbetalingen onder Bestellingen openen om de terugbetaling te vinden.

Als het terugbetalingsformulier een foutmelding toonde en er geen terugbetaling in de betalingsgeschiedenis verschijnt, is de terugbetaling niet geregistreerd. Los de fout op voordat u het opnieuw probeert.

Bij terugbetalingen via de Oorspronkelijke betaalmethode betekent de terugbetalingsregistratie dat TicketingHub het verzoek heeft geaccepteerd en naar de gekoppelde provider heeft gestuurd, indien ondersteund. Dit betekent niet dat het geld de bank van de klant al heeft bereikt. Controleer Stripe, PayPal of uw andere provider wanneer u de afwikkeling wilt bevestigen.

Bij terugbetalingen via Contant, Bankoverschrijving of Kaart dient de registratie alleen voor rapportagedoeleinden. Controleer afzonderlijk of uw team het geld heeft teruggegeven.

Een boeking naar een ander product verplaatsen

Gebruik dit alleen wanneer een klant van het ene product naar een ander product wil overstappen — bijvoorbeeld naar een andere touroptie, of wanneer een voucher voor een ander product moet worden ingewisseld dan oorspronkelijk was geboekt. Als de klant hetzelfde product blijft gebruiken en alleen een nieuwe datum, tijd of een ander aantal gasten nodig heeft, gebruikt u in plaats daarvan De datum, tijd of het aantal gasten wijzigen — verwijder de boeking niet.

Dit wordt ook omschreven als overstappen, overzetten of een klant opnieuw boeken voor een ander product. Het proces is hetzelfde, ongeacht welke term u gebruikt.

Het belangrijkste principe: verwijder de boeking binnen de bestelling en maak vervolgens een nieuwe boeking aan binnen dezelfde bestelling.

1. Open het OR-nummer.
2. Selecteer onder Boekingen de rode prullenbak bij de boeking die wordt vervangen.
3. Open Acties → Nieuwe boeking.
4. Kies het nieuwe product, de datum, de tijd en de aantallen gasten en sla de boeking op.
5. Als de nieuwe boeking duurder is, gebruikt u Nieuwe betaling om het verschil te innen of te registreren.
6. Als de nieuwe boeking goedkoper is, gebruikt u Betaling terugbetalen om het verschil terug te geven of te registreren.
7. Selecteer Acties → Boekingsbevestiging opnieuw verzenden om de nieuwe tickets te versturen.

De gelden van de verwijderde boeking blijven in de bestelling totdat u een terugbetaling toevoegt. Controleer altijd het saldo van de bestelling voordat u afrondt.

Afzien van het prijsverschil

Als het nieuwe product duurder is en u de klant niets extra’s in rekening wilt brengen:

1. Voeg de vervangende boeking toe.
2. Selecteer in het gedeelte Kortingen van de bestelling Nieuwe korting voor de nieuwe boeking.
3. Voer het afgesproken prijsverschil in.
4. Controleer of het saldo van de bestelling juist is en verzend de bevestiging opnieuw.

Als het nieuwe product goedkoper is en de klant ermee heeft ingestemd het verschil niet te ontvangen, slaat u de terugbetaling over. De bestelling kan een ongebruikt saldo tonen. Leg daarom in een duidelijke notitie uit wat er is afgesproken en controleer het saldo voordat u afrondt.

Herstellen na het annuleren van de verkeerde boeking of bestelling

U hebt één boeking geannuleerd

Een geannuleerde boeking kan niet worden hersteld. Als de bestelling nog openstaat:

1. Open het OR-nummer.
2. Selecteer Acties → Nieuwe boeking.
3. Maak de boeking opnieuw aan met het juiste product, de juiste datum, tijd en aantallen gasten.
4. Controleer het saldo van de bestelling voordat u een nieuwe betaling toevoegt. De gelden van de geannuleerde boeking blijven normaal gesproken in de bestelling.
5. Selecteer Acties → Boekingsbevestiging opnieuw verzenden.

De oorspronkelijke BK-referentie blijft geannuleerd en de klant kan al een annuleringsmail hebben ontvangen.

U hebt de volledige bestelling geannuleerd

Een geannuleerde bestelling kan niet opnieuw worden geactiveerd. Door de annulering van de bestelling kunnen al terugbetalingen zijn gestart en kunnen alle boekingen zijn geannuleerd.

1. Controleer de betalings- en terugbetalingsgeschiedenis voordat u verdere actie onderneemt.
2. Bevestig eventuele terugbetalingen via de provider in Stripe, PayPal of uw andere betalingsprovider.
3. Maak een nieuwe bestelling aan als de klant nog steeds wil boeken.
4. Probeer Bestelling annuleren niet opnieuw uit te voeren om een gedeeltelijk probleem op te lossen, omdat eventueel resterende terug te betalen bedragen dan nog steeds kunnen worden terugbetaald.

Bestelling opnieuw activeren is alleen bedoeld voor een bestelling die vóór de bevestiging is verlopen. Hiermee wordt een geannuleerde bestelling niet hersteld.

Als een bestelling vóór de bevestiging is verlopen, gebruikt u in plaats daarvan Verlopen boekingen herstellen.