Hoe u rondleidingsgidsen toewijst en meldingen automatiseert in TicketingHub

Overzicht

Met de functie Gidsendiensten van TicketingHub kunnen operators gidsen aan rondleidingsopties toewijzen en gerelateerde communicatie automatiseren. Het systeem verwerkt toewijzingsmeldingen, herinneringen 24 uur van tevoren en de verspreiding van gastenlijsten zonder handmatige tussenkomst.

Stap 1 — Gidsen activeren

Gidsen zijn standaard uitgeschakeld. Zo activeert u deze functie:

1. Open uw TicketingHub-dashboard
2. Klik op Instellingen in de linkerzijbalk
3. Klik op het tabblad Functies
4. Zoek Gidsen en klik op Gidsen activeren

Zodra de functie is ingeschakeld, verschijnt de sectie Gidsen in het navigatiemenu aan de linkerkant.

Stap 2 — Uw gidsen aanmaken

1. Ga naar Gidsen in het menu aan de linkerkant
2. Klik op Nieuwe gids
3. Vul alle verplichte velden in:

Veld	Opmerkingen
Naam	Weergavenaam die in het dashboard wordt getoond
Voornaam	Wordt gebruikt in geautomatiseerde e-mails
Achternaam	Wordt gebruikt in geautomatiseerde e-mails
E-mailadres	Hier worden alle meldingen over diensten naartoe gestuurd
Telefoonnummer	Optioneel, maar aanbevolen voor rondleidingen waarbij contact met gasten nodig is

4. Klik op Opslaan

Belangrijk: Controleer e-mailadressen zorgvuldig. Ongeldige tekens of typefouten kunnen leiden tot onopgemerkte bezorgingsproblemen zonder foutmelding in het dashboard.

Huidige beperking: TicketingHub ondersteunt één gids per optie. Neem contact op met de supportafdeling als u meerdere gidsen nodig hebt.

Stap 3 — Meldingen voor gidsen instellen

Configureer geautomatiseerde e-mails door Meldingsinstellingen te openen in de sectie Gidsen:

Melding over toewijzing van een dienst Wordt direct verzonden wanneer een gids aan een optie wordt toegewezen, wanneer de toewijzing wordt bijgewerkt of wanneer de gids van een optie wordt verwijderd.

Herinnering 24 uur van tevoren Wordt de dag vóór de rondleiding verzonden, maar alleen als de toewijzing meer dan 24 uur van tevoren heeft plaatsgevonden. Toewijzingen op dezelfde dag activeren deze herinnering niet.

Gastenlijst (manifest) Wordt op een configureerbaar tijdstip vóór het begin van de rondleiding verzonden en bevat de volledige gastenlijst voor die optie.

Tip: Schakel alle drie de meldingen in voor volledige communicatie met gidsen, zonder handmatige opvolging.

Stap 4 — Een gids aan een optie toewijzen

1. Ga naar Beschikbaarheid in het menu aan de linkerkant
2. Klik op de rondleidingsoptie waaraan u een gids wilt toewijzen
3. Open het tabblad Geavanceerd
4. Selecteer uw gids in de vervolgkeuzelijst Gids toewijzen
5. Sla uw wijzigingen op

De gids ontvangt direct een e-mail met de toewijzingsmelding. Als u deze beschikbaarheidsoptie later wijzigt of verwijdert, wordt de gidsendienst automatisch bijgewerkt en ontvangt de gids een melding.

Stap 5 — Gegevens van de gids toevoegen aan e-mails aan klanten

Toon informatie over de gids in e-mails aan klanten met de Liquid-sjabloontags van TicketingHub:

Liquid-tag	Wat deze invoegt
{{ guide.name }}	De weergavenaam van de gids
{{ guide.phone }}	Het telefoonnummer van de gids

Zo voegt u deze toe aan uw e-mails

1. Ga naar uw Product in het TicketingHub-dashboard
2. Ga naar het tabblad E-mails
3. Open de e-mailsjabloon die u wilt bijwerken (meestal de Bevestigingsmail van de boeking of de Herinneringsmail van de boeking)
4. Klik op Weergeven → Bewerken
5. Voeg de Liquid-tag(s) toe op de plaats waar u de gegevens van de gids wilt weergeven

Voorbeeld:

Your guide for this tour is {{ guide.name }}.
If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.

6. Klik op Wijzigingen opslaan en vervolgens op Testmail verzenden om een voorbeeld te bekijken

Opmerking: Deze tags worden alleen ingevuld als er een gids aan die optie is toegewezen. Bij opties zonder toegewezen gids blijven ze leeg.

Tip: De herinneringsmail die 24 uur van tevoren wordt verzonden, is ideaal om contactgegevens van de gids weer te geven.

Problemen oplossen

Gidsen wordt niet weergegeven in het menu aan de linkerkant

• Ga naar Instellingen → Functies, zoek Gidsen en klik op Gidsen activeren
• Ga terug naar het dashboard en open Gidsen via het menu aan de linkerkant

De gids ontvangt de e-mail met de toewijzing niet

• Controleer of Melding over toewijzing van een dienst is ingeschakeld in de meldingsinstellingen
• Controleer of het e-mailadres geen spaties of speciale tekens bevat
• Controleer de spammap van de gids

De gids ontvangt de herinnering 24 uur van tevoren niet

• Controleer of de melding is ingeschakeld
• Controleer of de toewijzing meer dan 24 uur vóór het begin van de rondleiding heeft plaatsgevonden

De gids ontvangt de gastenlijst niet

• Schakel de melding Gastenlijst (manifest) in
• Controleer of de timing van de melding correct is geconfigureerd
• Neem contact op met de supportafdeling als het probleem blijft bestaan

Veelgestelde vragen

Kan ik meer dan één gids aan een optie toewijzen? Niet op dit moment. TicketingHub ondersteunt één gids per optie.

Hebben gidsen toegang tot het TicketingHub-dashboard? Nee. Gidsen ontvangen alleen e-mailmeldingen. U kunt hen als gebruikers van Toegangsbeheer toevoegen voor check-in-doeleinden, maar dan hebben ze wel zichtbaarheid van alle rondleidingen.

Wat gebeurt er als ik de beschikbaarheidsoptie wijzig nadat ik een gids heb toegewezen? De gidsendienst wordt automatisch bijgewerkt en de gids ontvangt een melding. Als u de optie verwijdert, wordt de dienst verwijderd en ontvangt de gids hiervan een melding.

Kan ik de gidsfunctie van TicketingHub gebruiken met Google Agenda? Er is een basisintegratie met Google Agenda beschikbaar. Deze houdt één evenement per tijdslot up-to-date met het aantal geboekte personen en behoudt alles wat u zelf aan het evenement toevoegt, zoals gasten of notities. Als u een evenement naar een andere agenda verplaatst, stopt TicketingHub met het bijwerken ervan.