Cách sử dụng ca POS trong ứng dụng POS của TicketingHub
Bạn đang vận hành quầy vé, đội bán vé lưu động hoặc quầy đón khách? Ca POS giúp nhân viên có quy trình bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho mỗi ngày làm việc — bao gồm theo dõi tiền quỹ và Báo cáo Z tự động để đối soát cuối ngày.
Nhân viên đăng nhập, khai báo tiền quỹ đầu ca, nhận thanh toán trong suốt ca làm việc và kết ca bằng cách đối soát tiền mặt, kèm bảng phân tích đầy đủ các khoản thanh toán đã nhận và doanh số bán vé. Không cần cộng thủ công. Không phải phỏng đoán.
Bạn đang tìm thông tin về Ca hướng dẫn viên (phân công và thông báo cho hướng dẫn viên)? Hãy đọc bài viết về Ca hướng dẫn viên.
Bước 1 — Bật Ca POS trong trang quản trị
Ca POS được tắt theo mặc định. Trước khi đội ngũ của bạn có thể sử dụng tính năng này trong ứng dụng POS, quản trị viên trang quản trị cần bật tính năng.
- Trong trang quản trị TicketingHub, đi tới Cài đặt → Cài đặt POS
- Trong mục Yêu cầu người dùng bắt đầu ca trước khi có thể bán vé…, chọn Đã bật
- Chọn một hoặc nhiều loại tiền tệ dùng cho quỹ — đây là những loại tiền tệ mà đội ngũ của bạn sẽ sử dụng để nhận tiền mặt
Lưu ý: Bạn có thể cấu hình nhiều loại tiền tệ nếu đội ngũ của bạn nhận thanh toán bằng tiền mặt ở nhiều loại tiền tệ. Mỗi loại tiền tệ sẽ có một mục nhập tiền quỹ riêng khi bắt đầu và kết thúc mỗi ca.
Bước 2 — Bắt đầu ca
Sau khi bật Ca POS, mỗi nhân viên sẽ được yêu cầu bắt đầu ca khi đăng nhập vào ứng dụng POS. Họ không thể truy cập POS cho đến khi thực hiện bước này.
- Mở ứng dụng POS và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn
- Bạn sẽ được yêu cầu Bắt đầu ca
- Nhập số tiền quỹ đầu ca — số tiền mặt bạn bắt đầu có, cho từng loại tiền tệ đã cấu hình
Sau khi bắt đầu, bạn có thể xem ca bất cứ lúc nào trên màn hình Hồ sơ trong ứng dụng.
Mẹo hữu ích: Hãy kiểm đếm cẩn thận tiền quỹ trước khi nhập. Số tiền đầu ca này được Báo cáo Z sử dụng để tính số tiền mặt cuối ca dự kiến — tiền quỹ đầu ca chính xác sẽ giúp đối soát cuối ngày chính xác.
Bước 3 — Kết thúc ca và tạo Báo cáo Z
Khi kết thúc ngày làm việc hoặc khi ca của nhân viên đã hoàn tất:
- Đi tới màn hình Hồ sơ trong ứng dụng POS
- Nhấn Kết thúc ca
- Nhập số tiền quỹ cuối ca cho từng loại tiền tệ
TicketingHub sẽ tự động tạo Báo cáo Z cho ca đó. Sau đó, nhân viên sẽ được đưa đến màn hình Báo cáo Z, nơi họ có thể:
- Xem báo cáo trên màn hình để tham khảo ngay
- In báo cáo để lưu hồ sơ bản giấy
Mẹo hữu ích: 5 Báo cáo Z gần đây nhất luôn có thể truy cập từ màn hình Hồ sơ — vì vậy bạn có thể mở lại hoặc in lại báo cáo bất cứ lúc nào mà không cần tính toán lại.
Chuyển ca giữa các thiết bị
Nếu nhân viên cần chuyển sang một thiết bị khác trong khi đang làm ca — chẳng hạn chuyển từ quầy vé sang thiết bị di động vào buổi chiều — họ có thể chuyển ca đang hoạt động sang thiết bị mới. Khi đăng nhập trên thiết bị mới, nếu nhân viên đang có một ca hoạt động trên thiết bị khác, họ sẽ được yêu cầu chuyển ca.
Việc chuyển ca giữ nguyên trạng thái tiền quỹ hiện tại, vì vậy Báo cáo Z cuối ngày sẽ phản ánh chính xác tất cả giao dịch trên cả hai thiết bị. Không có dữ liệu nào bị mất hoặc tính trùng.
Tìm hiểu về Báo cáo Z
Báo cáo Z là bản tóm tắt đối soát cuối ca. Báo cáo bao gồm những nội dung sau:
Tóm tắt
Phần này bao gồm số báo cáo duy nhất, ngày bắt đầu và kết thúc ca, ngày tạo và ngày in gần nhất của báo cáo Z, số lượng lượt đặt chỗ và vé được tạo, cũng như số lượng vé đã quét.
Đối soát tiền mặt
| Khoản mục | Mô tả |
|---|---|
| Số tiền đầu ca | Số tiền mặt được khai báo khi bắt đầu ca |
| Số tiền bán hàng | Tổng các khoản thanh toán bằng tiền mặt đã nhận trong ca |
| Số tiền cuối ca | Số tiền mặt được khai báo khi kết thúc ca |
| Số tiền dự kiến | Số tiền cuối ca dự kiến, dựa trên số tiền đầu ca và số tiền bán hàng |
| Chênh lệch | Chênh lệch giữa số tiền cuối ca dự kiến và số tiền mặt cuối ca thực tế |
Những khoản không được tính trong đối soát tiền mặt: Các khoản thanh toán bằng phiếu và thanh toán bên ngoài không được tính vào số tiền bán hàng khi đối soát tiền mặt — nhờ đó việc đối soát chỉ tập trung vào số tiền mặt đã được xử lý thực tế. Các khoản thanh toán bên ngoài vẫn được hiển thị trong Báo cáo Z ở một phần thông tin riêng, để bạn có thể xem mà không làm ảnh hưởng đến chênh lệch tiền mặt.
Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ: Nếu đội ngũ của bạn nhận thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ trong một ca, Báo cáo Z sẽ nhóm và hiển thị tổng theo từng loại tiền tệ.
Thanh toán đã nhận
Phần này liệt kê tổng số tiền và số lượng của cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt và bằng thẻ.
Thanh toán bên ngoài
Phần này liệt kê tổng số tiền và số lượng của mọi khoản thanh toán bên ngoài, chẳng hạn như các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng được nhận cho một lượt đặt chỗ của đại lý bán lại.
Doanh số bán vé
Phần này liệt kê tổng số tiền, số lượng và tổng số người của doanh số bán vé theo từng sản phẩm.
Câu hỏi thường gặp
Điều gì xảy ra nếu nhân viên quên kết thúc ca trước khi đăng xuất?
Nhân viên có thể kết thúc ca khi đăng nhập lại vào ứng dụng POS hoặc bạn có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi — chúng tôi có thể giúp kết ca thủ công.
Nhân viên có thể xem các Báo cáo Z trước đây của mình không?
Có. 5 Báo cáo Z gần đây nhất hiển thị trên màn hình Hồ sơ trong ứng dụng POS và có thể được in lại bất cứ lúc nào.
Các khoản thanh toán bằng phiếu có được tính vào tổng của Báo cáo Z không?
Không. Các khoản thanh toán bằng phiếu được loại trừ để bảo đảm việc đối soát tiền mặt và thẻ được chính xác.
Báo cáo Z có xử lý được nhiều loại tiền tệ không?
Có. Nếu các khoản thanh toán trong một ca được nhận bằng nhiều loại tiền tệ, Báo cáo Z sẽ nhóm tổng theo từng loại tiền tệ.
Ca POS có giống Ca hướng dẫn viên không?
Không — đây là hai tính năng hoàn toàn riêng biệt. Ca hướng dẫn viên dùng để phân công hướng dẫn viên cho các tùy chọn và tự động hóa thông báo cho họ. Ca POS dùng để quản lý các phiên làm việc của nhân viên trong ứng dụng POS, với tính năng theo dõi tiền quỹ và Báo cáo Z.
Vậy là hoàn tất!
Sau khi bật ca và hướng dẫn đội ngũ về quy trình bắt đầu và kết thúc ca, việc đối soát hằng ngày sẽ trở nên nhanh chóng và đáng tin cậy. Không còn phải kiểm đếm tiền mặt thủ công hoặc cộng tổng trên bảng tính.
Bạn cần thêm trợ giúp? Hãy trò chuyện với chúng tôi hoặc gửi email cho chúng tôi.