Cách sửa, hủy, hoàn tiền hoặc chuyển đặt chỗ trong TicketingHub
Mọi thay đổi bạn cần thực hiện đối với đặt chỗ của khách hàng đều được thực hiện tại cùng một nơi — trang đơn hàng. Hướng dẫn này bao quát tất cả các trường hợp trong một bài viết.
Chọn đúng thao tác:
- Cùng sản phẩm, thay đổi ngày/giờ hoặc số lượng khách → Cách thay đổi ngày, giờ hoặc số lượng khách (chỉnh sửa đặt chỗ hiện tại — không xóa đặt chỗ)
- Sản phẩm khác → Cách chuyển đặt chỗ sang sản phẩm khác (xóa, sau đó thêm đặt chỗ mới)
Sự khác nhau giữa đặt chỗ và đơn hàng
Trước khi thực hiện bất kỳ thao tác nào, bạn nên hiểu rõ mình đang xử lý đối tượng nào.
Đặt chỗ (BK)
Một đặt chỗ cho một sản phẩm cụ thể — với ngày, giờ và số người tham dự xác định. Một đơn hàng có thể chứa một hoặc nhiều đặt chỗ.
Đơn hàng (OR)
Bản ghi chính nhóm một hoặc nhiều đặt chỗ. Khoản thanh toán thuộc cấp đơn hàng, không thuộc cấp đặt chỗ.
💡 Khi bạn hủy một đặt chỗ, tiền vẫn nằm trong đơn hàng. Khi bạn hủy một đơn hàng, TicketingHub bắt đầu các giao dịch hoàn tiền được nhà cung cấp hỗ trợ, nhưng thời gian tiền về đến khách hàng sẽ khác nhau. Tiền mặt và các khoản thanh toán bên ngoài phải được xử lý riêng.
Cách tìm một đặt chỗ
- Truy cập Bảng điều khiển → Đơn hàng
- Sử dụng Lọc theo hoặc Tìm theo mã tham chiếu để tìm kiếm
- Nhập mã tham chiếu BK (Đặt chỗ) hoặc OR (Đơn hàng)
- Nhấp vào số OR để mở đơn hàng hoặc số BK để đi thẳng đến đặt chỗ
Cách thay đổi ngày, giờ hoặc số lượng khách
Sử dụng cách này khi khách hàng muốn đổi lịch hoặc điều chỉnh số lượng trong cùng một sản phẩm. Chỉnh sửa đặt chỗ hiện tại — không xóa đặt chỗ hoặc sử dụng Đặt chỗ mới. Chỉ xóa khi hủy đặt chỗ hoặc chuyển sang sản phẩm khác.
- Mở số OR
- Trong mục Đặt chỗ, tìm đặt chỗ cần sửa
- Để thay đổi ngày hoặc giờ: nhấp vào ngày và giờ được tô màu xanh, chọn ngày và giờ mới, sau đó xác nhận
- Để thay đổi số lượng khách: nhấp vào số lượng khách được tô màu xanh và điều chỉnh số lượng
- Nếu giá thay đổi do việc sửa đặt chỗ, hãy chuyển đến Thanh toán:
- Nhiều khách hơn hoặc ngày có giá cao hơn → nhấp vào Khoản thanh toán mới
- Ít khách hơn hoặc ngày có giá thấp hơn → nhấp vào Hoàn tiền thanh toán
- Nhấp vào Thao tác → Gửi lại xác nhận đặt chỗ để gửi vé đã cập nhật cho khách hàng
⚠️ Việc chỉnh sửa đặt chỗ không tự động tạo vé mới hoặc xử lý hoàn tiền. Bạn phải tự xử lý điều chỉnh thanh toán và gửi lại xác nhận.
Cách chuyển đặt chỗ vé thành phiếu voucher
Sử dụng cách này khi một đặt chỗ vé có ngày cụ thể cần được chuyển thành phiếu voucher không có ngày cố định.
- Mở số OR
- Trong mục Đặt chỗ, nhấp vào ngày và giờ của đặt chỗ
- Chọn Đặt chỗ bằng voucher, sau đó chọn Cập nhật đặt chỗ
- Trên trang đơn hàng, chọn Xác nhận đơn hàng để xác nhận lại đơn hàng
Để sử dụng voucher sau đó, xem Cách sử dụng voucher.
Cách hủy một đặt chỗ trong đơn hàng
Sử dụng cách này khi khách hàng có nhiều đặt chỗ trong một đơn hàng và chỉ muốn hủy một đặt chỗ, hoặc khi bạn muốn hủy và đặt lại mà không hoàn tiền.
- Mở số OR
- Trong mục Đặt chỗ, tìm đặt chỗ cần hủy
- Nhấp vào biểu tượng thùng rác màu đỏ (Xóa) trên đặt chỗ đó
Đặt chỗ đã được hủy. Tiền vẫn nằm trong đơn hàng — không có khoản hoàn tiền nào được phát hành tự động. Sau đó, bạn có thể:
- Hoàn tiền thủ công cho khoản tiền đó (xem Cách hoàn tiền thủ công)
- Đặt lại cho khách hàng một sản phẩm khác bằng số tiền hiện có trong cùng đơn hàng (xem Cách chuyển đặt chỗ sang sản phẩm khác)
⚠️ Việc xóa đặt chỗ sẽ tự động thông báo cho khách hàng rằng đặt chỗ ban đầu của họ đã bị hủy. Nhấp vào Thao tác → Gửi lại xác nhận đặt chỗ sau khi đặt lại để gửi vé mới cho khách hàng.
Cách hủy toàn bộ đơn hàng (hoàn tiền toàn bộ)
Sử dụng cách này khi khách hàng muốn hủy toàn bộ và nhận lại toàn bộ tiền.
- Mở số OR
- Nhấp vào Thao tác ở góc trên bên phải
- Chọn Hủy đơn hàng
TicketingHub đóng đơn hàng và bắt đầu hoàn tiền về phương thức thanh toán ban đầu nếu nhà cung cấp thanh toán hỗ trợ. Nhà cung cấp thanh toán và ngân hàng của khách hàng quyết định thời gian khoản hoàn tiền xuất hiện.
Đối với tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng hoặc một khoản thanh toán khác được ghi nhận từ bên ngoài TicketingHub, hãy hoàn tiền riêng và đảm bảo giao dịch hoàn tiền được ghi nhận bằng đúng phương thức. Việc hủy đơn hàng không chuyển tiền qua phương thức thanh toán bên ngoài.
⚠️ Chỉ sử dụng cách này khi bạn chắc chắn khách hàng muốn hủy toàn bộ và hoàn tiền đầy đủ.
Cách hoàn tiền thủ công
Sử dụng cách này để hoàn lại một phần hoặc toàn bộ khoản thanh toán mà không hủy đơn hàng — chẳng hạn sau khi xóa một đặt chỗ, giảm số lượng khách hoặc đồng ý hoàn tiền thiện chí.
- Mở số OR
- Chuyển đến Thanh toán và nhấp vào Hoàn tiền thanh toán bên cạnh khoản thanh toán bạn muốn hoàn
- Nhập số tiền cần hoàn — số tiền thấp hơn toàn bộ khoản thanh toán sẽ tạo một khoản hoàn tiền một phần
- Bạn có thể chọn lý do nếu cần
- Chọn Phương thức hoàn tiền:
- Phương thức thanh toán ban đầu (mặc định) — TicketingHub yêu cầu nhà cung cấp thanh toán được kết nối hoàn tiền nếu được hỗ trợ. Thời gian xử lý khác nhau tùy nhà cung cấp và ngân hàng, vì vậy hãy kiểm tra trạng thái hoàn tiền trước khi thử lại.
- Tiền mặt, Chuyển khoản ngân hàng hoặc Thẻ — chọn một trong các phương thức này khi bạn hoàn tiền bên ngoài TicketingHub, chẳng hạn trả tiền mặt tại quầy hoặc chuyển khoản từ tài khoản của bạn. Không có khoản tiền nào được chuyển tự động; phương thức được ghi nhận để báo cáo cho biết khách hàng đã được hoàn tiền như thế nào.
- Bạn có thể thêm Ghi chú riêng tư — văn bản tự do để lưu hồ sơ nội bộ, chẳng hạn nhà cung cấp thanh toán bạn đã sử dụng và mã tham chiếu giao dịch. Ghi chú không bao giờ được hiển thị cho khách hàng.
- Nhấp vào Hoàn tiền thanh toán
Phương thức hoàn tiền và ghi chú riêng tư xuất hiện bên cạnh từng khoản hoàn tiền trên trang thanh toán và trong danh sách hoàn tiền.
Nếu PayPal yêu cầu tài khoản ACH đã xác minh, hãy làm theo Lỗi hoàn tiền PayPal: Cần tài khoản ACH đã xác minh trước khi thử lại.
Cách xác nhận giao dịch hoàn tiền đã thành công
- Mở đơn hàng và xem mục Thanh toán.
- Tìm trạng thái Đã hoàn tiền một phần hoặc Đã hoàn tiền bên cạnh khoản thanh toán.
- Mở khoản thanh toán để xem số tiền, ngày, phương thức và lịch sử hoàn tiền.
- Bạn cũng có thể mở tab Hoàn tiền trong mục Đơn hàng để tìm khoản hoàn tiền.
Nếu biểu mẫu hoàn tiền hiển thị lỗi và không có khoản hoàn tiền nào xuất hiện trong lịch sử thanh toán, giao dịch hoàn tiền chưa được ghi nhận. Hãy xử lý lỗi trước khi thử lại.
Đối với các khoản hoàn tiền theo Phương thức thanh toán ban đầu, bản ghi hoàn tiền có nghĩa là TicketingHub đã chấp nhận yêu cầu và gửi yêu cầu đó đến nhà cung cấp được kết nối nếu được hỗ trợ. Điều này không có nghĩa là tiền đã về đến ngân hàng của khách hàng. Khi cần xác nhận việc quyết toán, hãy kiểm tra Stripe, PayPal hoặc nhà cung cấp khác của bạn.
Đối với các khoản hoàn tiền bằng Tiền mặt, Chuyển khoản ngân hàng hoặc Thẻ, bản ghi chỉ phục vụ mục đích báo cáo. Hãy xác nhận riêng rằng đội ngũ của bạn đã hoàn tiền.
Cách chuyển đặt chỗ sang sản phẩm khác
Chỉ sử dụng cách này khi khách hàng muốn chuyển từ sản phẩm này sang sản phẩm khác — chẳng hạn chuyển sang một trải nghiệm tham quan khác hoặc sử dụng voucher cho một sản phẩm khác với sản phẩm đã đặt ban đầu. Nếu khách vẫn sử dụng cùng sản phẩm và chỉ cần thay đổi ngày, giờ hoặc số lượng khách, hãy sử dụng Cách thay đổi ngày, giờ hoặc số lượng khách — không xóa đặt chỗ.
Cách này còn được gọi là chuyển đổi, chuyển hoặc đặt lại cho khách hàng một sản phẩm khác. Quy trình giống nhau bất kể bạn gọi là gì.
Nguyên tắc chính: xóa đặt chỗ trong đơn hàng, sau đó tạo một đặt chỗ mới trong cùng đơn hàng.
- Mở số OR.
- Trong mục Đặt chỗ, chọn thùng rác màu đỏ trên đặt chỗ cần thay thế.
- Mở Thao tác → Đặt chỗ mới.
- Chọn sản phẩm, ngày, giờ và số lượng khách mới, sau đó lưu đặt chỗ.
- Nếu đặt chỗ mới có giá cao hơn, sử dụng Khoản thanh toán mới để thu hoặc ghi nhận phần chênh lệch.
- Nếu có giá thấp hơn, sử dụng Hoàn tiền thanh toán để hoàn hoặc ghi nhận phần chênh lệch.
- Chọn Thao tác → Gửi lại xác nhận đặt chỗ để gửi vé mới.
Tiền từ đặt chỗ đã xóa vẫn nằm trong đơn hàng cho đến khi bạn thêm một khoản hoàn tiền. Luôn kiểm tra số dư đơn hàng trước khi hoàn tất.
Miễn khoản chênh lệch giá
Nếu sản phẩm mới có giá cao hơn và bạn không muốn tính thêm tiền cho khách hàng:
- Thêm đặt chỗ thay thế.
- Trong mục Giảm giá của đơn hàng, chọn Giảm giá mới cho đặt chỗ mới.
- Nhập khoản chênh lệch giá đã thỏa thuận.
- Kiểm tra số dư đơn hàng đã chính xác, sau đó gửi lại xác nhận.
Nếu sản phẩm mới có giá thấp hơn và khách hàng đồng ý không nhận phần chênh lệch, hãy bỏ qua bước hoàn tiền. Đơn hàng có thể hiển thị số dư chưa sử dụng, vì vậy hãy ghi chú rõ ràng về thỏa thuận và kiểm tra số dư trước khi hoàn tất.
Cách khắc phục sau khi hủy nhầm đặt chỗ hoặc đơn hàng
Bạn đã hủy một đặt chỗ
Không thể khôi phục đặt chỗ đã hủy. Nếu đơn hàng vẫn đang mở:
- Mở số OR.
- Chọn Thao tác → Đặt chỗ mới.
- Tạo lại đặt chỗ với đúng sản phẩm, ngày, giờ và số lượng khách.
- Kiểm tra số dư đơn hàng trước khi thêm khoản thanh toán khác. Tiền từ đặt chỗ đã hủy thường vẫn nằm trong đơn hàng.
- Chọn Thao tác → Gửi lại xác nhận đặt chỗ.
Mã tham chiếu BK ban đầu vẫn ở trạng thái đã hủy và khách hàng có thể đã nhận được email thông báo hủy.
Bạn đã hủy toàn bộ đơn hàng
Không thể khôi phục đơn hàng đã hủy. Việc hủy đơn hàng có thể đã bắt đầu các giao dịch hoàn tiền và hủy mọi đặt chỗ.
- Kiểm tra lịch sử thanh toán và hoàn tiền trước khi thực hiện thêm thao tác.
- Xác nhận khoản hoàn tiền của nhà cung cấp trong Stripe, PayPal hoặc nhà cung cấp thanh toán khác của bạn.
- Tạo đơn hàng mới nếu khách hàng vẫn muốn đặt.
- Không thử lại Hủy đơn hàng để khắc phục một phần vấn đề, vì các số dư có thể hoàn tiền bổ sung vẫn có thể bị hoàn lại.
Khôi phục đơn hàng chỉ dành cho đơn hàng đã hết hạn trước khi được xác nhận. Tùy chọn này không khôi phục đơn hàng đã hủy.
Nếu đơn hàng đã hết hạn trước khi được xác nhận, hãy sử dụng Cách khôi phục các đặt chỗ đã hết hạn thay thế.