Cách bật thông báo cho người dùng

Bạn đã từng gặp trường hợp một thành viên trong nhóm bỏ lỡ thông tin cập nhật quan trọng về một booking hoặc yêu cầu hoàn tiền chưa? Việc đảm bảo mọi người đều được cập nhật thông tin là yếu tố then chốt để vận hành trơn tru. Với tính năng thông báo cho người dùng của TicketingHub, bạn có thể đảm bảo đúng người nhận được đúng thông tin cập nhật mà không làm đầy hộp thư đến bằng những cảnh báo không cần thiết.

Bước 1: Truy cập cài đặt người dùng

1. Nhấp vào Cài đặt ở thanh bên trái trong bảng điều khiển TicketingHub.
2. Chuyển đến tab Người dùng — tại đây, bạn sẽ thấy tất cả những người có quyền truy cập vào tài khoản TicketingHub của mình.

Bước 2: Bật thông báo cho một người dùng

1. Tìm người dùng mà bạn muốn cập nhật.
2. Nhấp vào nút Thông báo — cửa sổ bật lên Cài đặt thông báo người dùng sẽ mở ra.
3. Chọn các thông báo mà bạn muốn người dùng này nhận.

Mẹo: Di chuột lên biểu tượng dấu hỏi bên cạnh từng loại thông báo để xem giải thích nhanh về chức năng của thông báo đó.

Giải thích về các loại thông báo

TicketingHub cung cấp các loại thông báo sau. Bạn có thể bật hoặc tắt từng loại một cách độc lập cho mỗi người dùng.

• Đơn hàng đã xác nhận — Được gửi khi một booking mới được xác nhận trên bất kỳ kênh nào (trực tuyến, POS hoặc reseller). Phù hợp với các nhân viên vận hành hoặc thành viên nhóm cần theo dõi doanh số mới theo thời gian thực.

• Đơn hàng tạm thời — Được gửi khi một booking đã được tạo nhưng đang chờ bạn xác nhận trước khi được chấp nhận hoàn toàn. Hữu ích cho các nhân viên vận hành phê duyệt booking thủ công.

• Đơn hàng đã hủy — Được gửi khi booking bị khách hàng, reseller hoặc quản trị viên hủy. Giúp các nhóm vận hành và tài chính nắm được mọi thay đổi về manifest hoặc doanh thu.

• Mua thêm dịch vụ — Được gửi khi khách hàng thêm một sản phẩm bổ sung hoặc gói nâng cấp vào booking hiện có. Hữu ích cho hướng dẫn viên và nhân viên vận hành cần chuẩn bị trước cho một chuyến tham quan.

• Email manifest — Bản tóm tắt trước chuyến tham quan được gửi cho đơn vị vận hành, liệt kê tất cả hành khách đã xác nhận cho một chuyến khởi hành sắp tới. Thông thường, email được tự động gửi trước giờ bắt đầu chuyến tham quan. Hữu ích cho trưởng đoàn và quản lý vận hành.

• Booking vào phút chót — Được gửi khi booking được tạo trong khoảng thời gian ngắn trước giờ bắt đầu chuyến tham quan. Quan trọng đối với hướng dẫn viên và tài xế, những người cần được thông báo về các lượt bổ sung muộn.

• Tùy chọn đầu tiên được đặt — Được gửi khi booking đầu tiên được tạo cho một khung thời gian còn trống trước đó. Hữu ích cho các nhân viên vận hành muốn biết khi một ngày hoặc khung giờ mới bắt đầu có hoạt động.

Ai nên nhận loại thông báo nào?

• Bộ phận vận hành và hướng dẫn viên: Đơn hàng đã xác nhận, Mua thêm dịch vụ, Manifest, Booking vào phút chót
• Bộ phận tài chính và quản lý: Đơn hàng đã xác nhận, Đơn hàng đã hủy, Mua thêm dịch vụ
• Quản trị viên và chủ tài khoản: Tất cả các loại trên, cùng với Tùy chọn đầu tiên được đặt và Đơn hàng tạm thời

Bước 3: Tùy chỉnh thông báo theo sản phẩm

Nếu bạn chỉ muốn một người dùng nhận thông báo về một số sản phẩm nhất định (ví dụ: một hướng dẫn viên chỉ phụ trách một chuyến tham quan):

1. Chọn Chỉ gửi thông báo cho các sản phẩm đã chọn.
2. Chọn (các) sản phẩm phù hợp từ danh sách thả xuống.

Tính năng này đặc biệt hữu ích cho:

• Các đơn vị vận hành nhiều sản phẩm có hướng dẫn viên hoặc quản lý khác nhau cho từng sản phẩm
• Hướng dẫn viên chỉ nên nhận thông báo về các chuyến tham quan do mình phụ trách
• Nhân viên bán thời gian phụ trách một phần danh mục sản phẩm

Lưu ý: Nếu không chọn sản phẩm nào, theo mặc định người dùng sẽ nhận thông báo cho tất cả sản phẩm đang hoạt động.

Bước 4: Lưu thay đổi

1. Xem lại các cài đặt thông báo bạn đã chọn.
2. Nhấp vào Cập nhật người dùng để áp dụng thay đổi.

Thay đổi có hiệu lực ngay lập tức. Kể từ thời điểm này, người dùng sẽ bắt đầu nhận email cho mọi sự kiện mới phù hợp với các loại thông báo đã bật.

Khắc phục sự cố: Không nhận được thông báo?

Nếu người dùng cho biết họ không nhận được thông báo, hãy lần lượt kiểm tra những mục sau:

1. Xác minh địa chỉ email chính xác

Truy cập Cài đặt → Người dùng, mở hồ sơ của người dùng và xác nhận địa chỉ email được lưu trong hệ thống là chính xác và mới nhất.

2. Kiểm tra các cài đặt thông báo đã được bật

Nhấp vào nút Thông báo của người dùng đó và xác nhận các loại thông báo liên quan đã được bật. Các cài đặt đôi khi có thể vô tình bị tắt.

3. Kiểm tra thư mục spam hoặc thư rác của người dùng

Email thông báo của TicketingHub được gửi từ một địa chỉ tự động. Hãy yêu cầu người dùng kiểm tra thư mục spam và đánh dấu địa chỉ gửi là đáng tin cậy.

4. Kiểm tra các bộ lọc theo sản phẩm

Nếu tùy chọn Chỉ gửi thông báo cho các sản phẩm đã chọn đang được bật, hãy xác nhận sản phẩm liên quan đã nằm trong danh sách lựa chọn. Nếu một sản phẩm mới được thêm gần đây, bạn có thể cần thêm sản phẩm đó vào bộ lọc theo cách thủ công.

5. Xác minh vai trò của người dùng

Email thông báo được gửi đến địa chỉ email trong hồ sơ của người dùng. Hãy đảm bảo tài khoản người dùng chưa bị vô hiệu hóa hoặc bị thay đổi vai trò theo cách ảnh hưởng đến trạng thái tài khoản.

6. Vẫn chưa hoạt động? Hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ

Nếu bạn đã kiểm tra tất cả các mục trên mà thông báo vẫn không đến, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ TicketingHub. Đội ngũ của chúng tôi có thể kiểm tra việc gửi email ở cấp máy chủ và hỗ trợ chẩn đoán các vấn đề về định tuyến email.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể bật thông báo cho tất cả người dùng cùng lúc không?

Hiện tại chưa thể — tùy chọn thông báo phải được thiết lập riêng cho từng người dùng. Điều này đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm chỉ nhận được những thông tin phù hợp với vai trò của mình.

Người dùng có được thông báo về các booking được tạo qua tất cả các kênh không?

Có. Thông báo bao gồm các booking được tạo qua widget trên website, ứng dụng POS, cổng reseller và các kênh OTA (chẳng hạn như Viator hoặc GetYourGuide), miễn là loại thông báo tương ứng đã được bật.

Người dùng Point of Sale có nhận được thông báo không?

Có, nếu các loại thông báo tương ứng đã được bật cho tài khoản của họ. Việc gửi thông báo dựa trên địa chỉ email trong hồ sơ người dùng, bất kể vai trò truy cập bảng điều khiển của họ.

Tôi có thể thiết lập các quy tắc thông báo khác nhau cho từng sản phẩm không?

Có — hãy sử dụng tùy chọn Chỉ gửi thông báo cho các sản phẩm đã chọn ở Bước 3. Mỗi người dùng có thể có một kết hợp riêng giữa các loại thông báo và bộ lọc sản phẩm.

Thông báo được gửi ngay lập tức hay theo lịch?

Hầu hết các thông báo (Đơn hàng đã xác nhận, Đơn hàng đã hủy, Mua thêm dịch vụ, Booking vào phút chót) được gửi ngay khi sự kiện kích hoạt xảy ra. Email manifest thường được lên lịch tự động gửi trước giờ khởi hành của chuyến tham quan.

Hướng dẫn viên có thể nhận thông báo mà không cần đăng nhập đầy đủ vào bảng điều khiển không?

Có. Hướng dẫn viên có thể có tài khoản người dùng với vai trò Entry Manager và nhận thông báo manifest mà không cần quyền truy cập đầy đủ vào bảng điều khiển. Thông báo của họ chỉ được gửi qua email, nhưng bạn cũng có thể sử dụng tính năng dành cho hướng dẫn viên của chúng tôi.