Cách thêm người dùng, hạn chế quyền truy cập và cấu hình thông báo cho nhà cung cấp

Bạn có thành viên mới trong nhóm hoặc cần điều chỉnh quyền xem của từng người? Không vấn đề gì! Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách thêm người dùng, thiết lập cấp độ truy cập và cấu hình thông báo cho nhà cung cấp trong TicketingHub. Hãy hình dung bạn là thuyền trưởng của con tàu—phân công công việc trong khi vẫn kiểm soát mọi thứ. Hãy cùng bắt đầu!

1. Chuyển đến cài đặt người dùng

Chuyển đến Cài đặt, sau đó nhấp vào Người dùng trong menu trên cùng.

2. Tạo người dùng mới

Nhấp vào Người dùng mới ở góc trên bên phải của bảng điều khiển.

3. Nhập thông tin người dùng

Nhập tên và địa chỉ email của người dùng mới.

4. Gán cấp độ truy cập

Chọn vai trò phù hợp cho người dùng dựa trên trách nhiệm của họ. Bạn có thể chọn nhiều vai trò cho một người dùng.

Các vai trò khả dụng

Quản trị viên: Có toàn quyền truy cập, bao gồm cài đặt và quản lý người dùng.
Quản lý: Tương tự Quản trị viên nhưng không thể chỉnh sửa hoặc xóa người dùng.
Vận hành: Tập trung vào tình trạng chỗ trống, khách hàng và các sản phẩm hiện có.
Hỗ trợ: Xử lý đặt chỗ, khách hàng, nhà bán lại và hoạt động trao đổi thông tin.
Tài chính: Quản lý báo cáo, thanh toán và dữ liệu tài chính nhưng không thể quản lý đặt chỗ.
Bán hàng: Xử lý đặt chỗ, nhà bán lại và các sản phẩm hiện có.
Kiểm soát vé: Xử lý các tác vụ liên quan đến việc vào cửa, chẳng hạn như quét vé.
Quản lý người dùng: Quản lý người dùng trong tài khoản nhà cung cấp. Không thể cấp hoặc thu hồi vai trò Quản trị viên hoặc Tài chính, cũng như không thể xóa người dùng đang giữ các vai trò này; chỉ Quản trị viên mới có thể thực hiện các thao tác đó.
Quản lý kênh: Giám sát các trang web của nhà bán lại. Khi được chọn, một lời nhắc sẽ xuất hiện, cho phép bạn chỉ định (các) kênh cụ thể mà người dùng này sẽ quản lý.
Điểm bán hàng: Chỉ cung cấp quyền truy cập vào ứng dụng POS. Người dùng có vai trò này không thể truy cập bảng điều khiển chính. Khi đăng nhập vào bảng điều khiển web, họ sẽ tự động được chuyển đến màn hình chọn nhà cung cấp, nơi họ chỉ có thể quản lý thông tin tài khoản của mình. Họ không thể xem đặt chỗ, báo cáo, cài đặt hoặc bất kỳ phần quản trị nào.

Quan trọng — Quyền truy cập ứng dụng POS: Chỉ người dùng có vai trò Quản trị viên, Quản lý hoặc Điểm bán hàng mới có thể đăng nhập vào ứng dụng POS của TicketingHub. Nếu người dùng không có một trong các vai trò này cố gắng đăng nhập, họ sẽ thấy thông báo: “Bạn không có quyền truy cập vào ứng dụng Điểm bán hàng. Vui lòng liên hệ với quản trị viên TicketingHub của bạn.”

5. Lưu người dùng mới

Nhấp vào Tạo người dùng để lưu các thay đổi.

Người dùng mới sẽ nhận được một email tự động kèm hướng dẫn thiết lập mật khẩu.

6. Thông báo cho nhà cung cấp

TicketingHub gửi email thông báo tự động để giúp các đơn vị vận hành nắm được những hoạt động đặt chỗ quan trọng. Các thông báo này được kích hoạt bởi các sự kiện của hệ thống và gửi đến địa chỉ email liên kết với từng tài khoản người dùng.

Các loại thông báo

Nhà cung cấp và hướng dẫn viên có thể nhận được các email thông báo sau:

Đã xác nhận đặt chỗ — Được gửi khi một đặt chỗ mới được xác nhận trên bất kỳ kênh nào.
Đặt chỗ tạm thời — Được gửi khi một đặt chỗ được tạo nhưng đang chờ xác nhận.
Đã hủy đặt chỗ — Được gửi khi một đặt chỗ bị khách hàng hoặc quản trị viên hủy.
Đã mua dịch vụ bổ sung — Được gửi khi khách hàng thêm dịch vụ bổ sung vào một đặt chỗ hiện có.
Email danh sách khách — Được gửi cho đơn vị vận hành hoặc hướng dẫn viên được phân công trước giờ khởi hành của chuyến tham quan, kèm danh sách tất cả hành khách đã xác nhận.
Cảnh báo đặt chỗ vào phút chót — Được gửi khi một đặt chỗ được tạo trong khoảng thời gian ngắn trước giờ bắt đầu chuyến tham quan.
Đã đặt chỗ đầu tiên — Được gửi khi đặt chỗ đầu tiên được tạo cho một khung thời gian còn trống trước đó.

Hướng dẫn viên có các thông báo riêng, được cấu hình cho từng hướng dẫn viên:

Đã phân công ca — Được gửi khi một hướng dẫn viên được phân công vào một ca.
Nhắc nhở ca làm việc — Được gửi cho hướng dẫn viên trước một ca sắp diễn ra.
Danh sách khách — Được gửi cho hướng dẫn viên trước chuyến tham quan, kèm danh sách những khách đã xác nhận.

Cấu hình người nhận thông báo

Tùy chọn thông báo được quản lý ở cấp độ người dùng. Để đảm bảo đúng người nhận được đúng email:

Chuyển đến Cài đặt → Người dùng.
Chọn người dùng bạn muốn cấu hình.
Đảm bảo địa chỉ email của họ chính xác và được cập nhật.
Kiểm tra vai trò được gán cho họ — việc gửi thông báo được liên kết với email được lưu trong hồ sơ người dùng.

Mẹo: Nếu nhà cung cấp hoặc hướng dẫn viên cho biết họ không nhận được thông báo đặt chỗ, trước tiên hãy xác minh địa chỉ email của họ trong phần cài đặt người dùng và kiểm tra xem email thông báo có bị trả lại hay không. Hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của TicketingHub nếu sự cố gửi email vẫn tiếp diễn.

Câu hỏi thường gặp

Một người dùng có thể có nhiều hơn một vai trò không?

Có. Bạn có thể gán nhiều vai trò cho một người dùng. Ví dụ: một thành viên trong nhóm có thể đồng thời có cả vai trò Bán hàng và Hỗ trợ.

Người dùng có vai trò Điểm bán hàng có thể truy cập bảng điều khiển không?

Không. Người dùng chỉ có vai trò Điểm bán hàng sẽ được chuyển khỏi bảng điều khiển chính ngay sau khi đăng nhập. Họ có thể xem và cập nhật thông tin tài khoản của mình nhưng không thể truy cập đặt chỗ, sản phẩm, báo cáo hoặc cài đặt. Để truy cập bảng điều khiển, người dùng phải có vai trò Quản trị viên hoặc Quản lý.

Điều gì xảy ra nếu tôi gán vai trò Quản lý kênh?

Trong quá trình thiết lập, một lời nhắc sẽ xuất hiện yêu cầu bạn chọn (các) kênh nhà bán lại cụ thể mà người dùng này sẽ quản lý. Họ chỉ có thể xem và kiểm soát các kênh được gán.

Làm cách nào để tôi thu hồi quyền truy cập của người dùng?

Chuyển đến Cài đặt → Người dùng, tìm người dùng đó, sau đó chỉnh sửa vai trò để hạn chế quyền truy cập hoặc vô hiệu hóa hoàn toàn tài khoản của họ. Việc xóa người dùng có vai trò Quản trị viên hoặc Tài chính cần có quyền của Quản trị viên.

Điều gì xảy ra với những người dùng ngừng sử dụng TicketingHub?

Các tài khoản người dùng không hoạt động trong một năm sẽ tự động hết hạn và không thể đăng nhập nữa. Để kích hoạt lại tài khoản, hãy yêu cầu email đặt lại mật khẩu từ trang đăng nhập và chọn mật khẩu mới.