Cách phân công hướng dẫn viên và tự động hóa thông báo trong TicketingHub
Tổng quan
Tính năng Ca hướng dẫn viên của TicketingHub cho phép đơn vị vận hành phân công hướng dẫn viên cho các tùy chọn tour và tự động hóa các thông tin liên lạc liên quan. Hệ thống xử lý thông báo phân công, lời nhắc trước 24 giờ và việc gửi danh sách khách mà không cần can thiệp thủ công.
Bước 1 — Kích hoạt Hướng dẫn viên
Tính năng Hướng dẫn viên bị tắt theo mặc định. Để kích hoạt:
- Mở bảng điều khiển TicketingHub
- Nhấp vào Cài đặt trong thanh bên trái
- Nhấp vào tab Tính năng
- Tìm Hướng dẫn viên và nhấp vào Kích hoạt Hướng dẫn viên
Sau khi được bật, mục Hướng dẫn viên sẽ xuất hiện trong menu điều hướng bên trái.
Bước 2 — Tạo hướng dẫn viên
- Đi đến Hướng dẫn viên trong menu bên trái
- Nhấp vào Hướng dẫn viên mới
- Điền tất cả các trường bắt buộc:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Tên | Tên hiển thị trong bảng điều khiển |
| Tên | Được sử dụng trong email tự động |
| Họ | Được sử dụng trong email tự động |
| Địa chỉ email | Nơi nhận tất cả thông báo về ca |
| Số điện thoại | Không bắt buộc nhưng được khuyến nghị đối với các tour có giao tiếp với khách |
- Nhấp vào Lưu
Quan trọng: Hãy kiểm tra kỹ địa chỉ email. Ký tự không hợp lệ hoặc lỗi chính tả có thể khiến email không được gửi mà không hiển thị thông báo lỗi trên bảng điều khiển.
Giới hạn hiện tại: TicketingHub hỗ trợ một hướng dẫn viên cho mỗi tùy chọn. Hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ nếu cần nhiều hướng dẫn viên.
Bước 3 — Thiết lập thông báo cho hướng dẫn viên
Cấu hình email tự động bằng cách mở Cài đặt thông báo trong mục Hướng dẫn viên:
Thông báo phân công ca Được gửi ngay khi một hướng dẫn viên được phân công, cập nhật hoặc gỡ khỏi một tùy chọn.
Lời nhắc trước 24 giờ Được gửi vào ngày trước ngày diễn ra tour, nhưng chỉ khi việc phân công được thực hiện trước hơn 24 giờ. Việc phân công trong cùng ngày sẽ không kích hoạt lời nhắc này.
Danh sách khách (Manifest) Được gửi vào thời điểm có thể cấu hình trước khi tour bắt đầu, bao gồm đầy đủ danh sách khách của tùy chọn đó.
Mẹo hữu ích: Bật cả ba loại thông báo để đảm bảo việc liên lạc đầy đủ với hướng dẫn viên mà không cần theo dõi thủ công.
Bước 4 — Phân công hướng dẫn viên cho một tùy chọn
- Đi đến Tính khả dụng trong menu bên trái
- Nhấp vào tùy chọn tour mà bạn muốn phân công hướng dẫn viên
- Mở tab Nâng cao
- Chọn hướng dẫn viên trong danh sách thả xuống Phân công hướng dẫn viên
- Lưu các thay đổi
Hướng dẫn viên sẽ nhận được email thông báo phân công ngay lập tức. Nếu sau đó bạn thay đổi hoặc xóa tùy chọn khả dụng này, ca của hướng dẫn viên sẽ tự động được cập nhật và hướng dẫn viên sẽ nhận được thông báo.
Bước 5 — Thêm thông tin hướng dẫn viên vào email gửi khách hàng
Hiển thị thông tin hướng dẫn viên trong email gửi khách hàng bằng các thẻ mẫu Liquid của TicketingHub:
| Thẻ Liquid | Nội dung được chèn |
|---|---|
{{ guide.name }} | Tên hiển thị của hướng dẫn viên |
{{ guide.phone }} | Số điện thoại của hướng dẫn viên |
Cách thêm các thẻ này vào email
- Đi đến Sản phẩm trong bảng điều khiển TicketingHub
- Chuyển đến tab Email
- Mở mẫu email bạn muốn cập nhật (thường là Email xác nhận đặt chỗ hoặc Email nhắc đặt chỗ)
- Nhấp vào Xem → Chỉnh sửa
- Chèn (các) thẻ Liquid vào vị trí bạn muốn hiển thị thông tin hướng dẫn viên
Ví dụ:
Your guide for this tour is {{ guide.name }}.If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.- Nhấp vào Lưu thay đổi, sau đó nhấp vào Gửi email thử nghiệm để xem trước
Lưu ý: Các thẻ này chỉ được điền dữ liệu nếu một hướng dẫn viên đã được phân công cho tùy chọn đó. Với các tùy chọn chưa được phân công, những thẻ này sẽ hiển thị trống.
Mẹo hữu ích: Email nhắc trước 24 giờ là lựa chọn lý tưởng để hiển thị thông tin liên hệ của hướng dẫn viên.
Khắc phục sự cố
Mục Hướng dẫn viên không hiển thị trong menu bên trái
- Đi đến Cài đặt → Tính năng, tìm Hướng dẫn viên và nhấp vào Kích hoạt Hướng dẫn viên
- Quay lại bảng điều khiển và mở Hướng dẫn viên từ menu bên trái
Hướng dẫn viên không nhận được email phân công
- Xác nhận rằng Thông báo phân công ca đã được bật trong Cài đặt thông báo
- Kiểm tra để đảm bảo địa chỉ email không chứa khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt
- Kiểm tra thư mục thư rác của hướng dẫn viên
Hướng dẫn viên không nhận được lời nhắc trước 24 giờ
- Đảm bảo thông báo này đã được bật
- Kiểm tra để đảm bảo việc phân công được thực hiện trước thời điểm bắt đầu tour hơn 24 giờ
Hướng dẫn viên không nhận được danh sách khách
- Bật thông báo Danh sách khách (Manifest)
- Kiểm tra để đảm bảo thời điểm gửi thông báo đã được cấu hình chính xác
- Liên hệ bộ phận hỗ trợ nếu sự cố vẫn tiếp diễn
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể phân công nhiều hơn một hướng dẫn viên cho một tùy chọn không? Hiện tại chưa thể. TicketingHub hỗ trợ một hướng dẫn viên cho mỗi tùy chọn.
Hướng dẫn viên có quyền truy cập vào bảng điều khiển TicketingHub không? Không. Hướng dẫn viên chỉ nhận được thông báo qua email. Họ có thể được thêm làm người dùng Entry Management để phục vụ việc làm thủ tục vào cửa, nhưng khi đó họ sẽ có quyền xem tất cả các tour.
Điều gì xảy ra nếu tôi thay đổi tùy chọn khả dụng sau khi đã phân công hướng dẫn viên? Ca của hướng dẫn viên sẽ tự động được cập nhật và hướng dẫn viên sẽ nhận được thông báo. Việc xóa tùy chọn sẽ xóa ca và thông báo cho hướng dẫn viên.
Tôi có thể sử dụng tính năng hướng dẫn viên của TicketingHub với Google Calendar không? Có tích hợp Google Calendar cơ bản. Tích hợp này duy trì một sự kiện cho mỗi khung giờ, cập nhật số lượng người đã đặt chỗ, đồng thời giữ lại mọi nội dung bạn tự thêm vào sự kiện, chẳng hạn như khách mời hoặc ghi chú. Nếu bạn chuyển một sự kiện sang lịch khác, TicketingHub sẽ ngừng cập nhật sự kiện đó.