Jak korzystać z faktur pro forma przy rezerwacjach
Wprowadzenie
Funkcja faktur pro forma w TicketingHub umożliwia zarządzanie płatnościami za rezerwacje grupowe i firmowe bez konieczności natychmiastowego przeprowadzania transakcji ani podawania poufnych danych karty płatniczej. Takie rozwiązanie jest korzystne dla klientów, których działy księgowości wymagają odpowiedniej dokumentacji, oraz dla osób, które nie chcą udostępniać danych karty.
Ważne: Rezerwacja utworzona ręcznie pozostaje w stanie Oczekujące do momentu potwierdzenia zamówienia. Nie można potwierdzić zamówienia bez płatności (lub wymaganej zaliczki), Zamówienia wstępnego albo linku Żądanie płatności. Jeśli do zamówienia nie jest przypisana żadna płatność, przed kliknięciem Potwierdź zamówienie oznacz je jako wstępne. Zobacz Potwierdzanie zamówienia, które nie zostało w pełni opłacone.
Jak korzystać z faktur pro forma przy rezerwacjach
1. Rozpocznij tworzenie nowego zamówienia
- Otwórz panel TicketingHub
- Przejdź do sekcji Zamówienia i wybierz Działania → Nowe zamówienie
2. Uzupełnij szczegóły rezerwacji
- Kliknij Nowa rezerwacja na stronie rezerwacji
- Wprowadź informacje dotyczące rezerwacji i dostosuj ceny, jeśli oferujesz rabaty
- Kliknij Zaktualizuj rezerwację, aby zapisać zmiany
3. Zaktualizuj zamówienie
- Znajdź pole Zamówienie po prawej stronie strony rezerwacji
- Kliknij Zaktualizuj
- Zaznacz opcję Zamówienie wstępne, aby zmienić status zamówienia
- Kliknij Zaktualizuj zamówienie, aby potwierdzić jego status wstępny
4. Potwierdź zamówienie
- Kliknij Potwierdź zamówienie, aby zakończyć proces
- System automatycznie wyśle klientowi fakturę pro forma
Bez statusu wstępnego (lub płatności / żądania płatności) przycisk Potwierdź zamówienie pozostaje niedostępny, a rezerwacja pozostaje w stanie Oczekujące.
5. Dostosuj fakturę i wiadomość e-mail
- Przejdź do sekcji Ustawienia w panelu
- Przejdź do sekcji Wiadomości e-mail
- Wybierz kartę E-mail z fakturą pro forma
- Kliknij Wyświetl, a następnie Edytuj, aby dostosować fakturę i towarzyszącą jej wiadomość e-mail
Podsumowanie
Wykonanie tych pięciu kroków usprawnia fakturowanie, a jednocześnie pozwala zachować bezpieczny i profesjonalny proces płatności, który sprawdzi się zarówno w przypadku Państwa firmy, jak i klientów. W przypadku rezerwacji, za które klient zapłaci później online zamiast otrzymać fakturę pro forma, należy użyć linku do żądania płatności.