Sådan bruger du proformafakturaer til bookinger
Oversigt
TicketingHubs funktion til proformafakturaer gør det muligt at administrere betalinger for gruppe- og virksomhedsbookinger uden at kræve øjeblikkelige transaktioner eller følsomme betalingskortoplysninger. Denne fremgangsmåde er nyttig for kunder, hvis regnskabsafdelinger har brug for dokumentation, eller som foretrækker ikke at dele kortoplysninger.
Vigtigt: En manuelt oprettet booking forbliver Afventende, indtil ordren er bekræftet. Du kan ikke bekræfte en ordre uden en betaling (eller et påkrævet depositum), en Foreløbig ordre eller et link til en Betalingsanmodning. Hvis der ikke er knyttet en betaling til ordren, skal du markere ordren som foreløbig, før du klikker på Bekræft ordre. Se Bekræftelse af en ordre, der ikke er fuldt betalt.
Sådan bruger du proformafakturaer til bookinger
1. Opret en ny ordre
- Åbn dit TicketingHub-dashboard
- Gå til Ordrer, og vælg Handlinger → Ny ordre
2. Udfyld bookingoplysningerne
- Klik på Ny booking på bookingsiden
- Indtast bookingoplysningerne, og juster prisen, hvis du tilbyder rabatter
- Klik på Opdater booking for at gemme ændringerne
3. Opdater ordren
- Find boksen Ordre i højre side af bookingsiden
- Klik på Opdater
- Markér indstillingen Foreløbig ordre for at ændre ordrestatussen
- Klik på Opdater ordre for at bekræfte den foreløbige status
4. Bekræft ordren
- Klik på Bekræft ordre for at afslutte processen
- Systemet sender automatisk en proformafaktura til kunden
Uden en foreløbig status (eller en betaling/betalingsanmodning) er Bekræft ordre fortsat utilgængelig, og bookingen forbliver afventende.
5. Tilpas fakturaen og e-mailen
- Gå til Indstillinger i dit dashboard
- Gå til E-mails
- Vælg fanen E-mail med proformafaktura
- Klik på Vis og derefter Rediger for at tilpasse fakturaen og den tilhørende e-mail
Opsummering
Ved at følge disse fem trin bliver faktureringen mere effektiv, samtidig med at du opretholder sikre og professionelle betalingsprocesser, der fungerer for både din virksomhed og dine kunder. Hvis kunden i stedet skal betale online senere og ikke modtage en proformafaktura, skal du bruge et link til en betalingsanmodning.