Sådan tilføjer du brugere, begrænser adgang og konfigurerer leverandørnotifikationer

Har du fået nye teammedlemmer, eller har du brug for at justere, hvem der kan se hvad? Intet problem! Denne vejledning viser dig, hvordan du tilføjer brugere, angiver adgangsniveauer og konfigurerer leverandørnotifikationer i TicketingHub. Det er lidt som at være kaptajn på dit skib – du uddelegerer opgaver, samtidig med at du bevarer kontrollen. Lad os komme i gang!

1. Gå til brugerindstillingerne

Gå til Indstillinger, og klik derefter på Brugere i topmenuen.

2. Opret en ny bruger

Klik på Ny bruger i øverste højre hjørne af dashboardet.

3. Indtast brugeroplysninger

Indtast den nye brugers navn og e-mailadresse.

4. Tildel adgangsniveau

Vælg den relevante rolle for brugeren baseret på vedkommendes ansvarsområder. Du kan vælge mere end én rolle for en bruger.

Tilgængelige roller

Administrator: Fuld adgang, herunder indstillinger og brugeradministration.
Leder: Svarer til Administrator, men kan ikke ændre eller slette brugere.
Drift: Fokuserer på tilgængelighed, kunder og eksisterende produkter.
Support: Håndterer bookinger, kunder, forhandlere og kommunikation.
Økonomi: Håndterer rapporter, betalinger og økonomiske data, men kan ikke administrere bookinger.
Salg: Håndterer bookinger, forhandlere og eksisterende produkter.
Indgang: Håndterer indgangsrelaterede opgaver såsom scanning af billetter.
Brugeradministrator: Administrerer brugere for leverandørkontoen. Kan ikke tildele eller fjerne rollerne Administrator eller Økonomi og kan ikke fjerne brugere, der har disse roller. Det kan kun en Administrator.
Kanaladministrator: Overvåger forhandlerwebsteder. Når rollen vælges, vises en prompt, hvor du kan tildele specifikke kanaler, som brugeren skal administrere.
Point of Sale: Giver kun adgang til POS-appen. Brugere med denne rolle kan ikke få adgang til hoveddashboardet. Når de logger ind på webdashboardet, bliver de automatisk videresendt til skærmen til valg af leverandør, hvor de kun kan administrere deres egne kontooplysninger. De kan ikke se bookinger, rapporter, indstillinger eller andre administratorsektioner.

Vigtigt – adgang til POS-appen: Kun brugere med rollen Administrator, Leder eller Point of Sale kan logge ind på TicketingHubs POS-app. Hvis en bruger uden en af disse roller forsøger at logge ind, får vedkommende vist meddelelsen: “Du har ikke adgang til Point of Sale-applikationen. Kontakt din TicketingHub-administrator.”

5. Gem den nye bruger

Klik på Opret bruger for at gemme ændringerne.

Den nye bruger modtager en automatisk e-mail med instruktioner om, hvordan vedkommende indstiller sin adgangskode.

6. Leverandørnotifikationer

TicketingHub sender automatiske e-mailnotifikationer, så operatører holdes informeret om vigtig bookingaktivitet. De udløses af systemhændelser og sendes til den e-mailadresse, der er knyttet til den enkelte brugerkonto.

Notifikationstyper

Leverandører og guider kan modtage følgende notifikationer via e-mail:

Booking bekræftet — Sendes, når en ny booking bekræftes på en kanal.
Booking foreløbig — Sendes, når en booking oprettes, men afventer bekræftelse.
Booking annulleret — Sendes, når en booking annulleres af en kunde eller administrator.
Tilkøb foretaget — Sendes, når en kunde føjer tilkøb til en eksisterende booking.
Manifest-e-mail — Sendes til operatøren eller den tildelte guide før en turs afgang og indeholder en liste over alle bekræftede passagerer.
Advarsel om booking i sidste øjeblik — Sendes, når en booking foretages kort tid før turens starttidspunkt.
Første booking foretaget — Sendes, når den første booking oprettes på et tidligere tomt tilgængelighedstidspunkt.

Guider har deres egne notifikationer, som konfigureres for hver guide:

Vagt tildelt — Sendes, når en guide tildeles en vagt.
Vagtpåmindelse — Sendes til en guide før en kommende vagt.
Gæsteliste — Sendes til en guide før en tur og indeholder en liste over de bekræftede gæster.

Konfigurer, hvem der modtager notifikationer

Notifikationspræferencer administreres på brugerniveau. Sådan sikrer du, at de rigtige personer modtager de rigtige e-mails:

Gå til Indstillinger → Brugere.
Vælg den bruger, du vil konfigurere.
Kontrollér, at brugerens e-mailadresse er korrekt og opdateret.
Gennemgå brugerens tildelte rolle – levering af notifikationer er knyttet til den e-mailadresse, der er registreret for brugeren.

Tip: Hvis en leverandør eller guide rapporterer, at vedkommende ikke modtager bookingnotifikationer, skal du først kontrollere e-mailadressen i brugerindstillingerne og undersøge, om notifikations-e-mailen er blevet afvist. Kontakt TicketingHub-support, hvis leveringsproblemerne fortsætter.

Ofte stillede spørgsmål

Kan en bruger have mere end én rolle?

Ja. Du kan tildele flere roller til en enkelt bruger. Et teammedlem kan for eksempel have både rollerne Salg og Support på samme tid.

Kan en Point of Sale-bruger få adgang til dashboardet?

Nej. Brugere, der kun har rollen Point of Sale, videresendes væk fra hoveddashboardet, når de logger ind. De kan se og opdatere deres egne kontooplysninger, men kan ikke få adgang til bookinger, produkter, rapporter eller indstillinger. Adgang til dashboardet kræver rollen Administrator eller Leder.

Hvad sker der, hvis jeg tildeler rollen Kanaladministrator?

Under opsætningen vises en prompt, hvor du bliver bedt om at vælge de specifikke forhandlerkanaler, som brugeren skal administrere. Brugeren får kun indblik i og kontrol over de tildelte kanaler.

Hvordan fjerner jeg en brugers adgang?

Gå til Indstillinger → Brugere, find brugeren, og rediger enten vedkommendes rolle for at begrænse adgangen, eller deaktiver kontoen helt. Det kræver en Administrator at fjerne en bruger med rollen Administrator eller Økonomi.

Hvad sker der med brugere, som holder op med at bruge TicketingHub?

Brugerkonti, der har været inaktive i et år, udløber automatisk, og brugerne kan ikke længere logge ind. Du kan genaktivere en konto ved at anmode om en e-mail til nulstilling af adgangskoden fra login-siden og vælge en ny adgangskode.