Gå til indhold
TicketingHub Help

Sådan ændrer, annullerer, refunderer eller flytter du en booking i TicketingHub

Alle ændringer, du skal foretage i en kundes booking, sker fra samme sted — ordresiden. Denne vejledning dækker alle scenarier samlet.

Vælg den rigtige handling:

Forskellen på en booking og en ordre

Før du foretager dig noget, er det en hjælp at forstå, hvad du arbejder med.

Booking (BK)

En reservation til ét bestemt produkt — med en fastlagt dato, tid og antal deltagere. En ordre kan indeholde én eller flere bookinger.

Ordre (OR)

Den overordnede post, der samler én eller flere bookinger. Betalingen ligger på ordreniveau, ikke på bookingniveau.

💡 Når du annullerer en booking, bliver pengene i ordren. Når du annullerer en ordre, starter TicketingHub eventuelle understøttede tilbagebetalinger fra betalingsudbyderen, men tiden, det tager, før pengene når kunden, varierer. Kontantbetalinger og eksterne betalinger skal håndteres separat.

Sådan finder du en booking

  1. Gå til Kontrolpanel → Ordrer
  2. Brug Filtrer efter eller Find efter reference til at søge
  3. Indtast enten reference nummeret for BK (booking) eller OR (ordre)
  4. Klik på OR-nummeret for at åbne ordren, eller på BK-nummeret for at gå direkte til bookingen

Sådan ændrer du dato, tidspunkt eller antal gæster

Brug denne fremgangsmåde, når kunden vil ændre dato eller tidspunkt eller justere antallet på det samme produkt. Rediger den eksisterende booking direkte — slet den ikke, og brug ikke Ny booking. Sletning er kun beregnet til at annullere en booking eller skifte til et andet produkt.

  1. Åbn OR-nummeret
  2. Find den booking, der skal ændres, under Bookinger
  3. Sådan ændrer du dato eller tidspunkt: Klik på den blåmarkerede dato og det blåmarkerede tidspunkt, vælg den nye dato og det nye tidspunkt, og bekræft derefter
  4. Sådan ændrer du antallet af gæster: Klik på det blåmarkerede antal gæster, og rediger antallet
  5. Hvis prisen ændres på grund af ændringen, skal du gå til Betalinger:
    • Flere gæster eller en dyrere dato → klik på Ny betaling
    • Færre gæster eller en billigere dato → klik på Refunder betaling
  6. Klik på Handlinger → Send bookingbekræftelse igen for at sende kunden de opdaterede billetter

⚠️ Når du ændrer en booking, oprettes der ikke automatisk nye billetter, og der behandles ikke automatisk en tilbagebetaling. Juster betalingen, og send bekræftelsen igen manuelt.

Sådan konverterer du en billetbooking til en voucher

Brug denne fremgangsmåde, når en billetbooking med en fast dato skal ændres til en voucher uden fast dato.

  1. Åbn OR-nummeret
  2. Klik på bookingens dato og tidspunkt under Bookinger
  3. Vælg Voucherbooking, og vælg derefter Opdater booking
  4. Vælg Bekræft ordre på ordresiden for at bekræfte ordren igen

Se Sådan indløser du en voucher for at indløse voucheren senere.

Sådan annullerer du én booking i en ordre

Brug denne fremgangsmåde, når en kunde har flere bookinger i én ordre og kun vil annullere én af dem, eller når du vil annullere bookingen og ombooke kunden uden at udstede en tilbagebetaling.

  1. Åbn OR-nummeret
  2. Find den booking, der skal annulleres, under Bookinger
  3. Klik på det røde skraldespandsikon (Slet) på den pågældende booking

Bookingen annulleres. Pengene bliver i ordren — der udstedes ikke automatisk en tilbagebetaling. Du kan derefter:

⚠️ Når du sletter en booking, får kunden automatisk besked om, at den oprindelige booking er blevet annulleret. Klik på Handlinger → Send bookingbekræftelse igen efter en ombooking for at sende kunden de nye billetter.

Sådan annullerer du en hel ordre (fuld tilbagebetaling)

Brug denne fremgangsmåde, når kunden vil annullere alt og have en fuld tilbagebetaling.

  1. Åbn OR-nummeret
  2. Klik på Handlinger øverst til højre
  3. Vælg Annuller ordre

TicketingHub lukker ordren og starter en tilbagebetaling til den oprindelige betalingsmetode, hvis betalingsudbyderen understøtter det. Betalingsudbyderen og kundens bank bestemmer, hvor lang tid det tager, før tilbagebetalingen vises.

Ved kontantbetaling, bankoverførsel eller en anden betaling, der er registreret uden for TicketingHub, skal du returnere pengene separat og sikre, at tilbagebetalingen registreres med den korrekte metode. Når du annullerer ordren, flyttes der ikke penge via en ekstern betalingsmetode.

⚠️ Brug kun denne fremgangsmåde, når du er sikker på, at kunden ønsker en fuld annullering og fuld tilbagebetaling.

Sådan udsteder du en manuel tilbagebetaling

Brug denne fremgangsmåde til at tilbagebetale en del af eller hele en betaling uden at annullere ordren — for eksempel efter at have fjernet en booking, reduceret antallet af gæster eller aftalt en goodwill-tilbagebetaling.

  1. Åbn OR-nummeret
  2. Gå til Betalinger, og klik på Refunder betaling ud for den betaling, du vil refundere
  3. Indtast det beløb, der skal refunderes — ethvert beløb, der er mindre end den fulde betaling, udløser en delvis tilbagebetaling
  4. Vælg eventuelt en årsag
  5. Vælg en Tilbagebetalingsmetode:
    • Oprindelig betalingsmetode (standardindstillingen) — TicketingHub anmoder om tilbagebetalingen fra den tilsluttede betalingsudbyder, hvis det understøttes. Behandlingstiden varierer efter betalingsudbyder og bank, så kontrollér tilbagebetalingsstatussen, før du prøver igen.
    • Kontant, Bankoverførsel eller Kort — vælg en af disse, når du returnerer pengene uden for TicketingHub, for eksempel kontant ved skranken eller via en bankoverførsel fra din egen konto. Der flyttes ikke automatisk penge; metoden registreres, så dine rapporter viser, hvordan kunden fik tilbagebetalt beløbet.
  6. Tilføj eventuelt Private noter — fri tekst til dine egne optegnelser, for eksempel hvilken betalingsudbyder du brugte til tilbagebetalingen, og dennes transaktionsreference. Noterne vises aldrig til kunden.
  7. Klik på Refunder betaling

Tilbagebetalingsmetoden og de private noter vises sammen med hver tilbagebetaling på betalingssiden og på listen over tilbagebetalinger.

Hvis PayPal beder om en bekræftet ACH-konto, skal du følge PayPal-fejl ved tilbagebetaling: Bekræftet ACH-konto påkrævet og derefter prøve igen.

Sådan bekræfter du, at en tilbagebetaling er gennemført

  1. Åbn ordren, og gennemgå dens sektion Betalinger.
  2. Se efter Delvist refunderet eller Refunderet ud for betalingen.
  3. Åbn betalingen for at se tilbagebetalingsbeløbet, datoen, metoden og historikken.
  4. Du kan også åbne fanen Tilbagebetalinger under Ordrer for at finde tilbagebetalingen.

Hvis tilbagebetalingsformularen viste en fejl, og der ikke vises nogen tilbagebetaling i betalingshistorikken, blev tilbagebetalingen ikke registreret. Løs fejlen, før du prøver igen.

For tilbagebetalinger via Oprindelig betalingsmetode betyder tilbagebetalingsposten, at TicketingHub accepterede anmodningen og sendte den til den tilsluttede udbyder, hvis det understøttes. Det betyder ikke, at pengene allerede er nået frem til kundens bank. Kontrollér Stripe, PayPal eller din anden udbyder, når du skal bekræfte, at betalingen er gennemført.

For tilbagebetalinger via Kontant, Bankoverførsel eller Kort er posten kun beregnet til rapportering. Bekræft separat, at dit team har returneret pengene.

Sådan flytter du en booking til et andet produkt

Brug kun denne fremgangsmåde, når en kunde vil skifte fra ét produkt til et andet — for eksempel flytte til en anden turoplevelse eller indløse en voucher mod et andet produkt end det, der oprindeligt blev booket. Hvis kunden bliver på det samme produkt og kun har brug for en ny dato, et nyt tidspunkt eller et andet antal gæster, skal du i stedet bruge Sådan ændrer du dato, tidspunkt eller antal gæster — slet ikke bookingen.

Det kaldes også at skifte, overføre eller ombooke en kunde til et andet produkt. Processen er den samme, uanset hvad du kalder det.

Det vigtigste princip: Slet bookingen i ordren, og opret derefter en ny booking i den samme ordre.

  1. Åbn OR-nummeret.
  2. Vælg den røde skraldespand på den booking, der skal erstattes, under Bookinger.
  3. Åbn Handlinger → Ny booking.
  4. Vælg det nye produkt, den nye dato, det nye tidspunkt og antallet af gæster, og gem derefter bookingen.
  5. Hvis den nye booking koster mere, skal du bruge Ny betaling til at opkræve eller registrere forskellen.
  6. Hvis den koster mindre, skal du bruge Refunder betaling til at returnere eller registrere forskellen.
  7. Vælg Handlinger → Send bookingbekræftelse igen for at sende de nye billetter.

Pengene fra den slettede booking bliver i ordren, indtil du tilføjer en tilbagebetaling. Kontrollér altid ordrens saldo, før du afslutter.

Sådan frafalder du prisforskellen

Hvis det nye produkt koster mere, og du ikke vil opkræve kunden:

  1. Tilføj erstatningsbookingen.
  2. Vælg Ny rabat for den nye booking i ordrens sektion Rabatter.
  3. Indtast den aftalte prisforskel.
  4. Kontrollér, at ordrens saldo er korrekt, og send derefter bekræftelsen igen.

Hvis det nye produkt koster mindre, og kunden har accepteret ikke at få forskellen tilbage, skal du springe tilbagebetalingen over. Ordren kan vise en uudnyttet saldo, så skriv en tydelig note, der forklarer aftalen, og kontrollér saldoen, før du afslutter.

Sådan kommer du videre efter at have annulleret den forkerte booking eller ordre

Du har annulleret én booking

En annulleret booking kan ikke gendannes. Hvis ordren stadig er åben:

  1. Åbn OR-nummeret.
  2. Vælg Handlinger → Ny booking.
  3. Opret bookingen igen med det korrekte produkt, den korrekte dato, det korrekte tidspunkt og det korrekte antal gæster.
  4. Kontrollér ordrens saldo, før du tilføjer en ny betaling. Pengene fra den annullerede booking bliver normalt i ordren.
  5. Vælg Handlinger → Send bookingbekræftelse igen.

Den oprindelige BK-reference forbliver annulleret, og kunden kan allerede have modtaget en e-mail om annulleringen.

Du har annulleret hele ordren

En annulleret ordre kan ikke genindsættes. Når ordren annulleres, kan tilbagebetalinger allerede være startet, og alle bookinger kan være blevet annulleret.

  1. Kontrollér betalings- og tilbagebetalingshistorikken, før du foretager dig yderligere.
  2. Bekræft eventuelle tilbagebetalinger hos Stripe, PayPal eller din anden betalingsudbyder.
  3. Opret en ny ordre, hvis kunden stadig vil booke.
  4. Prøv ikke Annuller ordre igen for at løse et delvist problem, da yderligere refunderbare saldi stadig kan blive tilbagebetalt.

Genindsæt ordre er kun beregnet til en ordre, der udløb før bekræftelse. Den gendanner ikke en annulleret ordre.

Hvis en ordre udløb, før den blev bekræftet, skal du i stedet følge Sådan gendanner du udløbne bookinger.