Sådan tildeler De turguider og automatiserer meddelelser i TicketingHub
Oversigt
Funktionen Guidevagter i TicketingHub gør det muligt for operatører at tildele guider til turmuligheder og automatisere relateret kommunikation. Systemet håndterer meddelelser om tildeling, påmindelser 24 timer før samt distribution af gæstelister uden manuel indgriben.
Trin 1 — Aktivér Guider
Guider er deaktiveret som standard. Sådan aktiverer De dem:
- Åbn Deres TicketingHub-dashboard
- Klik på Indstillinger i venstre sidemenu
- Klik på fanen Funktioner
- Find Guider, og klik på Aktivér Guider
Når funktionen er aktiveret, vises sektionen Guider i navigationsmenuen til venstre.
Trin 2 — Opret Deres guider
- Gå til Guider i menuen til venstre
- Klik på Ny guide
- Udfyld alle obligatoriske felter:
| Felt | Bemærkninger |
|---|---|
| Navn | Det visningsnavn, der vises i dashboardet |
| Fornavn | Bruges i automatiske e-mails |
| Efternavn | Bruges i automatiske e-mails |
| E-mailadresse | Her sendes alle meddelelser om vagter |
| Telefonnummer | Valgfrit, men anbefales til ture med gæstekontakt |
- Klik på Gem
Vigtigt: Kontrollér e-mailadresser omhyggeligt. Ugyldige tegn eller tastefejl medfører lydløse leveringsfejl uden en fejlmeddelelse i dashboardet.
Nuværende begrænsning: TicketingHub understøtter én guide pr. turmulighed. Kontakt support, hvis De har brug for flere guider.
Trin 3 — Konfigurér meddelelser til guider
Konfigurér automatiske e-mails ved at åbne Meddelelsesindstillinger under sektionen Guider:
Meddelelse om tildeling af vagt Sendes med det samme, når en guide tildeles, opdateres eller fjernes fra en turmulighed.
Påmindelse 24 timer før Sendes dagen før turen, men kun hvis tildelingen blev foretaget mere end 24 timer i forvejen. Tildelinger samme dag udløser ikke denne påmindelse.
Gæsteliste (manifest) Sendes på et konfigurerbart tidspunkt før turens start og indeholder den komplette gæsteliste for den pågældende turmulighed.
Eksperttip: Aktivér alle tre meddelelser for at sikre omfattende kommunikation med guiderne uden manuel opfølgning.
Trin 4 — Tildel en guide til en turmulighed
- Gå til Tilgængelighed i menuen til venstre
- Klik på den turmulighed, De vil tildele en guide til
- Åbn fanen Avanceret
- Vælg Deres guide i rullemenuen Tildel guide
- Gem ændringerne
Guiden modtager straks en e-mail med meddelelsen om tildelingen. Hvis De senere ændrer eller sletter denne tilgængelighedsmulighed, opdateres guidevagten automatisk, og guiden får besked.
Trin 5 — Tilføj guideoplysninger i kunde-e-mails
Vis guideoplysninger i e-mails til kunder ved hjælp af TicketingHubs Liquid-skabelontags:
| Liquid-tag | Det indsatte indhold |
|---|---|
{{ guide.name }} | Guidens visningsnavn |
{{ guide.phone }} | Guidens telefonnummer |
Sådan tilføjer De dem i Deres e-mails
- Gå til Deres Produkt i TicketingHub-dashboardet
- Gå til fanen E-mails
- Åbn den e-mailskabelon, De vil opdatere (typisk E-mail med bookingbekræftelse eller E-mail med bookingpåmindelse)
- Klik på Vis → Rediger
- Indsæt Liquid-tagget eller -taggene, hvor De vil have guideoplysningerne vist
Eksempel:
Your guide for this tour is {{ guide.name }}.If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.- Klik på Gem ændringer, og klik derefter på Send test-e-mail for at se en forhåndsvisning
Bemærk: Disse tags udfyldes kun, hvis der er tildelt en guide til turmuligheden. For turmuligheder uden en tildelt guide vises felterne tomme.
Eksperttip: E-mailen med påmindelsen 24 timer før er ideel til visning af guidens kontaktoplysninger.
Fejlfinding
Guider vises ikke i menuen til venstre
- Gå til Indstillinger → Funktioner, find Guider, og klik på Aktivér Guider
- Gå tilbage til dashboardet, og åbn Guider fra menuen til venstre
Guiden modtager ikke e-mailen om tildelingen
- Kontrollér, at Meddelelse om tildeling af vagt er aktiveret i Meddelelsesindstillinger
- Kontrollér, at e-mailadressen ikke indeholder mellemrum eller specialtegn
- Kontrollér guidens spammappe
Guiden modtager ikke påmindelsen 24 timer før
- Kontrollér, at meddelelsen er aktiveret
- Kontrollér, at tildelingen blev foretaget mere end 24 timer før turens start
Guiden modtager ikke gæstelisten
- Aktivér meddelelsen Gæsteliste (manifest)
- Kontrollér, at tidspunktet for meddelelsen er konfigureret korrekt
- Kontakt support, hvis problemet fortsætter
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg tildele mere end én guide til en turmulighed? Ikke på nuværende tidspunkt. TicketingHub understøtter én guide pr. turmulighed.
Har guider adgang til TicketingHub-dashboardet? Nej. Guider modtager kun e-mailmeddelelser. De kan tilføjes som brugere af Adgangsstyring til check-in-formål, men de vil kunne se alle ture.
Hvad sker der, hvis jeg ændrer turmuligheden efter at have tildelt en guide? Guidevagten opdateres automatisk, og guiden får besked. Hvis De sletter turmuligheden, fjernes vagten, og guiden får besked.
Kan jeg bruge TicketingHubs guidefunktion sammen med Google Kalender? Der findes en grundlæggende Google Kalender-integration. Den holder én begivenhed pr. tidsinterval opdateret med antallet af bookede personer og bevarer alt, hvad De selv tilføjer til begivenheden, f.eks. gæster eller noter. Hvis De flytter en begivenhed til en anden kalender, stopper TicketingHub med at opdatere den.