Sådan bruger du POS-vagter i TicketingHubs POS-app
Driver du en billetbod, et gade salgsteam eller en reception? POS-vagter giver dine medarbejdere en struktureret start og afslutning på hver arbejdsdag – komplet med registrering af kontant startbeholdning og en automatisk Z-rapport til afstemning ved dagens afslutning.
Medarbejderne logger ind, angiver deres startbeholdning, modtager betalinger under vagten og afslutter med en kasseafstemning og en fuld oversigt over modtagne betalinger og billetsalg. Ingen manuel sammenlægning. Ingen gætteri.
Leder du efter Guide Shifts (tildeling af rejseguider og notifikationer)? Læs artiklen om Guide Shifts.
Trin 1 — Aktivér POS-vagter i dit dashboard
POS-vagter er som standard deaktiveret. Før dit team kan bruge dem i POS-appen, skal en dashboardadministrator aktivere dem.
- Gå til Indstillinger → POS-indstillinger i dit TicketingHub-dashboard
- Under Require users to start a shift before they can sell tickets… skal du vælge Enabled
- Vælg en eller flere valutaer til startbeholdningen – det er de valutaer, som dit team håndterer kontanter i
Bemærk: Du kan konfigurere flere valutaer, hvis dit team modtager kontantbetalinger i mere end én valuta. Hver valuta får sin egen registrering af start- og slutbeholdning ved begyndelsen og afslutningen af hver vagt.
Trin 2 — Start en vagt
Når POS-vagter er aktiveret, bliver alle medarbejdere bedt om at starte en vagt, når de logger ind i POS-appen. De kan ikke få adgang til POS, før de har gjort det.
- Åbn POS-appen, og log ind med dine loginoplysninger
- Du bliver bedt om at starte din vagt
- Angiv din startbeholdning – det kontantbeløb, du starter med, for hver konfigureret valuta
Når vagten er startet, kan den til enhver tid ses fra skærmen Profil i appen.
Godt råd: Tæl din startbeholdning omhyggeligt, før du angiver den. Dette startbeløb bruger Z-rapporten til at beregne din forventede slutbeholdning – en nøjagtig startbeholdning giver en nøjagtig afstemning ved dagens afslutning.
Trin 3 — Afslut en vagt, og generér en Z-rapport
Ved arbejdsdagens afslutning, eller når medarbejderens vagt er slut:
- Gå til skærmen Profil i POS-appen
- Tryk på Afslut vagt
- Angiv din slutbeholdning for hver valuta
TicketingHub genererer automatisk en Z-rapport for vagten. Medarbejderen føres derefter til skærmen med Z-rapporten, hvor vedkommende kan:
- Se rapporten på skærmen som en øjeblikkelig reference
- Udskrive rapporten til fysisk dokumentation
Godt råd: De 5 seneste Z-rapporter er altid tilgængelige fra skærmen Profil – rapporterne kan derfor åbnes eller udskrives igen når som helst uden at skulle beregnes på ny.
Overførsel af en vagt mellem enheder
Hvis en medarbejder har brug for at skifte til en anden enhed midt i vagten – for eksempel fra en billetskranke til en mobil enhed om eftermiddagen – kan vedkommende overføre sin aktive vagt til den nye enhed. Når medarbejderen logger ind på den nye enhed, bliver vedkommende bedt om at overføre vagten, hvis der er en aktiv vagt på en anden enhed.
Overførslen medtager den aktuelle status for startbeholdningen, så Z-rapporten ved dagens afslutning afspejler alle transaktioner på begge enheder korrekt. Intet går tabt eller tælles dobbelt.
Forstå Z-rapporten
Z-rapporten er din afstemningsoversigt ved vagtens afslutning. Den indeholder følgende:
Oversigt
Dette afsnit indeholder et unikt rapportnummer, datoer for vagtens start og afslutning, datoen for oprettelse af Z-rapporten og seneste udskrivning samt antallet af oprettede bookinger og billetter og antallet af scannede billetter.
Kontantafstemning
| Linjepost | Beskrivelse |
|---|---|
| Startbeløb | Kontantbeløb angivet ved vagtens start |
| Salgsbeløb | Samlede kontantbetalinger modtaget under vagten |
| Slutbeløb | Kontantbeløb angivet ved vagtens afslutning |
| Forventet beløb | Det forventede slutbeløb baseret på startbeløbet og salgsbeløbet |
| Afvigelse | Forskellen mellem den forventede og den faktiske kontante slutbeholdning |
Hvad er ikke medtaget i kontantafstemningen: Voucherbetalinger og eksterne betalinger er ikke medtaget i salgsbeløbet for kontantafstemningen, så afstemningen fokuserer på de kontanter, der fysisk er blevet håndteret. Eksterne betalinger vises stadig i Z-rapporten i et separat informationsafsnit, så du kan se dem, uden at de påvirker din kontante afvigelse.
Understøttelse af flere valutaer: Hvis dit team modtager betalinger i mere end én valuta under en vagt, grupperer og viser Z-rapporten totalerne efter valuta.
Modtagne betalinger
Dette afsnit viser det samlede beløb og antal for både kontant- og kortbetalinger.
Eksterne betalinger
Dette afsnit viser det samlede beløb og antal for eventuelle eksterne betalinger, f.eks. kreditbetalinger modtaget for en booking hos en forhandler.
Billetsalg
Dette afsnit viser det samlede beløb, antal og antal personer for billetsalg fordelt på produkt.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad sker der, hvis en medarbejder glemmer at afslutte sin vagt, før vedkommende logger ud?
Medarbejderen kan afslutte sin vagt, når vedkommende logger ind i POS-appen igen, eller du kan kontakte vores supportteam – vi kan hjælpe med at afslutte en vagt manuelt.
Kan en medarbejder se sine tidligere Z-rapporter?
Ja. De 5 seneste Z-rapporter er synlige på skærmen Profil i POS-appen og kan udskrives igen når som helst.
Er voucherbetalinger medtaget i totalerne i Z-rapporten?
Nej. Voucherbetalinger er udeladt for at sikre en nøjagtig afstemning af kontant- og kortbetalinger.
Kan Z-rapporten håndtere flere valutaer?
Ja. Hvis der er modtaget betalinger i mere end én valuta under en vagt, grupperer Z-rapporten totalerne efter valuta.
Er POS-vagter det samme som Guide Shifts?
Nej – det er helt separate funktioner. Guide Shifts bruges til at tildele rejseguider til valgmuligheder og automatisere deres notifikationer. POS-vagter bruges til at administrere medarbejdernes arbejdstimer i POS-appen med registrering af startbeholdning og Z-rapporter.
Så er du klar!
Når vagterne er aktiveret, og dit team er oplært i processen for start og afslutning, bliver den daglige afstemning hurtig og pålidelig. Ikke mere manuel optælling af kontanter eller sammenlægning i regneark.
Har du brug for yderligere hjælp? Chat med os, eller send os en e-mail.