Så aktiverar du aviseringar för användare

Har en kollega någon gång missat en viktig uppdatering om en bokning eller en begäran om återbetalning? Att hålla alla informerade är avgörande för smidiga arbetsflöden. Med TicketingHubs användaraviseringar kan du se till att rätt personer får rätt uppdateringar – utan att överbelasta deras inkorgar med onödiga aviseringar.

Steg 1: Öppna användarinställningarna

1. Klicka på Inställningar i det vänstra sidofältet i TicketingHub-instrumentpanelen.
2. Gå till fliken Användare – här ser du alla som har åtkomst till ditt TicketingHub-konto.

Steg 2: Aktivera aviseringar för en användare

1. Hitta användaren som du vill uppdatera.
2. Klicka på knappen Aviseringar – då öppnas popup-fönstret Inställningar för användaraviseringar.
3. Välj aviseringarna som du vill att användaren ska få.

Tips: Håll muspekaren över frågetecknet bredvid varje aviseringstyp för att snabbt se vad den innebär.

Förklaring av aviseringstyper

TicketingHub erbjuder följande aviseringstyper. Var och en kan aktiveras eller inaktiveras separat för varje användare.

• Bokning bekräftad – Skickas när en ny bokning bekräftas via någon kanal (online, POS eller återförsäljare). Lämplig för operatörer eller teammedlemmar som behöver se nya försäljningar i realtid.

• Preliminär bokning – Skickas när en bokning har gjorts men väntar på din bekräftelse innan den godkänns helt. Användbar för operatörer som godkänner bokningar manuellt.

• Bokning avbokad – Skickas när en bokning avbokas av en kund, återförsäljare eller administratör. Håller drift- och ekonomiteamen informerade om ändringar i deltagarlistor eller intäkter.

• Extra köpt – Skickas när en kund lägger till ett extra tillval (en tilläggsprodukt eller uppgradering) i en befintlig bokning. Hjälpsamt för guider och driftpersonal som behöver förbereda sig inför en tur.

• E-post med deltagarlista – En sammanfattning inför turen som skickas till operatören och listar alla bekräftade deltagare för en kommande avgång. Skickas vanligtvis automatiskt före turens starttid. Användbar för turansvariga och driftansvariga.

• Sista minuten-bokning – Skickas när en bokning görs inom en kort tidsperiod före turens starttid. Viktig för guider och förare som behöver få information om sena tillkommande bokningar.

• Första alternativet bokat – Skickas när den första bokningen görs på en tidigare tom tillgänglighetsplats. Användbar för operatörer som vill veta när ett nytt datum eller en ny tidslucka blir aktiv.

Vem bör få vilka aviseringar?

• Driftpersonal och guider: Bokning bekräftad, Extra köpt, Deltagarlista, Sista minuten-bokning
• Ekonomi och ledning: Bokning bekräftad, Bokning avbokad, Extra köpt
• Administratörer och ägare: Alla ovanstående, samt Första alternativet bokat och Preliminär bokning

Steg 3: Anpassa produktspecifika aviseringar

Om du bara vill att en användare ska få aviseringar för vissa produkter (till exempel en guide som endast leder en tur):

1. Markera Skicka endast aviseringar för valda produkter.
2. Välj relevanta produkter i rullgardinsmenyn.

Detta är särskilt användbart för:

• Operatörer med flera produkter som har olika guider eller chefer för varje produkt
• Guider som endast ska få aviseringar om sina egna turer
• Deltidsanställda som hanterar en del av produktkatalogen

Obs! Om inga produkter väljs får användaren som standard aviseringar för alla aktiva produkter.

Steg 4: Spara ändringarna

1. Granska de aviseringar du har valt.
2. Klicka på Uppdatera användare för att tillämpa ändringarna.

Ändringarna träder i kraft omedelbart. Användaren börjar från och med nu få e-postmeddelanden för nya händelser som motsvarar de aktiverade aviseringstyperna.

Felsökning: Får du inga aviseringar?

Om en användare uppger att hen inte får några aviseringar går du igenom följande kontroller:

1. Kontrollera att e-postadressen är korrekt

Gå till Inställningar → Användare, öppna användarens profil och bekräfta att den registrerade e-postadressen är korrekt och aktuell.

2. Kontrollera att aviseringarna är aktiverade

Klicka på knappen Aviseringar för användaren och bekräfta att de relevanta aviseringstyperna är aktiverade. Det är lätt hänt att inställningar av misstag lämnas inaktiverade.

3. Kontrollera användarens skräppostmapp

TicketingHubs aviseringsmeddelanden skickas från en automatiserad adress. Be användaren kontrollera skräppostmappen och markera avsändaren som betrodd.

4. Kontrollera produktspecifika filter

Om Skicka endast aviseringar för valda produkter är aktiverat ska du bekräfta att den relevanta produkten ingår i urvalet. Om en produkt nyligen har lagts till kan den behöva läggas till manuellt i filtret.

5. Kontrollera användarens roll

Aviseringsmeddelanden levereras till e-postadressen i användarens profil. Kontrollera att användarkontot inte har inaktiverats eller att användarens roll inte har ändrats på ett sätt som påverkar kontots status.

6. Fungerar det fortfarande inte? Kontakta supporten

Om du har kontrollerat allt ovan och aviseringarna fortfarande inte kommer fram kontaktar du TicketingHubs supportteam. Vårt team kan undersöka leveransen på servernivå och hjälpa till att diagnostisera eventuella problem med e-postdirigeringen.

Vanliga frågor

Kan jag aktivera aviseringar för alla användare samtidigt?

Inte för närvarande – aviseringsinställningarna måste ställas in separat för varje användare. På så sätt får varje teammedlem endast den information som är relevant för hens roll.

Får en användare aviseringar om bokningar som görs via alla kanaler?

Ja. Aviseringarna omfattar bokningar som görs via din webbplatswidget, POS-appen, återförsäljarportaler och OTA-kanaler (till exempel Viator eller GetYourGuide), så länge den relevanta aviseringstypen är aktiverad.

Får en POS-användare aviseringar?

Ja, om de relevanta aviseringstyperna är aktiverade på kontot. Aviseringarna levereras baserat på e-postadressen i användarens profil, oavsett vilken åtkomstroll användaren har i instrumentpanelen.

Kan jag ange olika aviseringsregler för olika produkter?

Ja – använd alternativet Skicka endast aviseringar för valda produkter i steg 3. Varje användare kan ha en unik kombination av aviseringstyper och produktfilter.

Skickas aviseringar omedelbart eller enligt ett schema?

De flesta aviseringar (Bokning bekräftad, Bokning avbokad, Extra köpt, Sista minuten-bokning) skickas omedelbart när den utlösande händelsen inträffar. E-postmeddelanden med deltagarlistor schemaläggs vanligtvis och skickas automatiskt före turens avgångstid.

Kan guider få aviseringar utan fullständig inloggning till instrumentpanelen?

Ja. En guide kan ha ett användarkonto med rollen Inpasseringsansvarig och få aviseringar om deltagarlistor utan att behöva fullständig åtkomst till instrumentpanelen. Aviseringarna levereras endast via e-post, men du kan även använda vår guidefunktion.