Så lägger du till användare, begränsar åtkomst och konfigurerar leverantörsaviseringar

Har ni fått nya teammedlemmar eller behöver ni justera vem som kan se vad? Inga problem! Den här guiden visar hur ni lägger till användare, anger åtkomstnivåer och konfigurerar leverantörsaviseringar i TicketingHub. Det är som att vara kapten på ert eget skepp – ni delegerar uppgifter samtidigt som ni behåller kontrollen. Då sätter vi igång!

1. Navigera till användarinställningarna

Gå till Inställningar och klicka sedan på Användare i toppmenyn.

2. Skapa en ny användare

Klicka på Ny användare i det övre högra hörnet av kontrollpanelen.

3. Ange användaruppgifter

Fyll i den nya användarens namn och e-postadress.

4. Tilldela åtkomstnivå

Välj lämplig roll för användaren utifrån personens ansvarsområden. Ni kan välja fler än en roll för en användare.

Tillgängliga roller

Administratör: Full åtkomst, inklusive inställningar och användarhantering.
Chef: Liknar administratörsrollen, men kan inte ändra eller ta bort användare.
Drift: Fokuserar på tillgänglighet, kunder och befintliga produkter.
Support: Hanterar bokningar, kunder, återförsäljare och kommunikation.
Ekonomi: Hanterar rapporter, betalningar och ekonomiska uppgifter, men kan inte hantera bokningar.
Försäljning: Hanterar bokningar, återförsäljare och befintliga produkter.
Insläpp: Hanterar uppgifter som rör insläpp, till exempel biljettskanning.
Användarhanterare: Hanterar användare för leverantörskontot. Kan inte tilldela eller återkalla rollerna Administratör eller Ekonomi, och kan inte ta bort användare som har någon av dessa roller. Endast en administratör kan göra det.
Kanalhanterare: Övervakar återförsäljarnas webbplatser. När rollen väljs visas en dialogruta där ni kan tilldela specifika kanaler som användaren ska hantera.
Kassa: Ger endast åtkomst till kassaprogrammet. Användare med den här rollen kan inte komma åt huvudkontrollpanelen. När de loggar in på webbkontrollpanelen omdirigeras de automatiskt till skärmen för val av leverantör, där de endast kan hantera sina egna kontouppgifter. De kan inte visa bokningar, rapporter, inställningar eller andra administratörssektioner.

Viktigt – åtkomst till kassaprogrammet: Endast användare med rollen Administratör, Chef eller Kassa kan logga in i TicketingHubs kassaprogram. Om en användare utan någon av dessa roller försöker logga in visas meddelandet: “You do not have access to the Point of Sale application. Please contact your TicketingHub administrator.”

5. Spara den nya användaren

Klicka på Skapa användare för att spara ändringarna.

Den nya användaren får ett automatiskt e-postmeddelande med instruktioner om hur lösenordet ställs in.

6. Leverantörsaviseringar

TicketingHub skickar automatiska e-postaviseringar för att hålla operatörer informerade om viktig bokningsaktivitet. De utlöses av systemhändelser och skickas till den e-postadress som är kopplad till varje användarkonto.

Aviseringstyper

Leverantörer och guider kan få följande e-postaviseringar:

Bokning bekräftad — Skickas när en ny bokning bekräftas i någon kanal.
Preliminär bokning — Skickas när en bokning görs men inväntar bekräftelse.
Bokning avbokad — Skickas när en bokning avbokas av en kund eller administratör.
Tillval köpta — Skickas när en kund lägger till tillval i en befintlig bokning.
E-post med deltagarlista — Skickas till operatören eller den tilldelade guiden före en turavgång och innehåller en lista över alla bekräftade deltagare.
Avisering om sista minuten-bokning — Skickas när en bokning görs inom ett kort tidsintervall före turens starttid.
Första bokningen gjord — Skickas när den första bokningen görs på en tidigare tom tillgänglighetsplats.

Guider har egna aviseringar som konfigureras för varje guide:

Skift tilldelat — Skickas när en guide tilldelas ett skift.
Skiftpåminnelse — Skickas till en guide inför ett kommande skift.
Gästlista — Skickas till en guide före en tur och innehåller en lista över bekräftade gäster.

Konfigurera vem som får aviseringar

Aviseringsinställningarna hanteras på användarnivå. Följ dessa steg för att säkerställa att rätt personer får rätt e-postmeddelanden:

Gå till Inställningar → Användare.
Välj den användare som ni vill konfigurera.
Kontrollera att användarens e-postadress är korrekt och uppdaterad.
Granska den tilldelade rollen – aviseringar skickas till den e-postadress som finns registrerad för användaren.

Tips: Om en leverantör eller guide uppger att bokningsaviseringar saknas bör ni först kontrollera e-postadressen i användarinställningarna och kontrollera att e-postmeddelandet med aviseringen inte har studsat. Kontakta TicketingHub-supporten om leveransproblemen kvarstår.

Vanliga frågor

Kan en användare ha fler än en roll?

Ja. Ni kan tilldela flera roller till en och samma användare. En teammedlem kan till exempel ha både rollerna Försäljning och Support samtidigt.

Kan en kassaanvändare komma åt kontrollpanelen?

Nej. Användare som endast har rollen Kassa omdirigeras bort från huvudkontrollpanelen när de loggar in. De kan visa och uppdatera sina egna kontouppgifter, men kan inte komma åt bokningar, produkter, rapporter eller inställningar. Åtkomst till kontrollpanelen kräver rollen Administratör eller Chef.

Vad händer om jag tilldelar rollen Kanalhantering?

Under konfigurationen visas en dialogruta där ni ombeds välja vilka återförsäljarkanaler som användaren ska hantera. Användaren får endast insyn i och kontroll över de tilldelade kanalerna.

Hur tar jag bort en användares åtkomst?

Gå till Inställningar → Användare, leta reda på användaren och redigera antingen rollen för att begränsa åtkomsten eller inaktivera kontot helt. För att ta bort åtkomsten för en användare med rollen Administratör eller Ekonomi krävs en administratör.

Vad händer med användare som slutar använda TicketingHub?

Användarkonton som har varit inaktiva i ett år löper ut automatiskt och kan inte längre användas för inloggning. För att återaktivera ett konto kan ni begära ett e-postmeddelande för återställning av lösenord från inloggningssidan och välja ett nytt lösenord.