Hoppa till innehåll
TicketingHub Help

Så ändrar, avbokar, återbetalar eller byter du en bokning i TicketingHub

Alla ändringar du behöver göra i en kunds bokning görs från samma plats – ordersidan. Den här guiden beskriver alla scenarier på ett och samma ställe.

Välj rätt åtgärd:

Skillnaden mellan en bokning och en order

Innan du vidtar någon åtgärd är det bra att förstå vad du arbetar med.

Bokning (BK)

En reservation för en specifik produkt – med ett bestämt datum, klockslag och antal deltagare. En order kan innehålla en eller flera bokningar.

Order (OR)

Den överordnade posten som grupperar en eller flera bokningar. Betalningen hör till ordern, inte bokningen.

💡 När du avbokar en bokning ligger pengarna kvar i ordern. När du avbokar en order påbörjar TicketingHub återbetalningar hos de betalningsleverantörer som stöder detta, men tiden tills pengarna når kunden varierar. Kontantbetalningar och externa betalningar måste hanteras separat.

Så hittar du en bokning

  1. Gå till Instrumentpanel → Ordrar
  2. Använd Filtrera efter eller Sök efter referens för att söka
  3. Ange antingen referensnumret för BK (bokning) eller OR (order)
  4. Klicka på OR-numret för att öppna ordern eller på BK-numret för att gå direkt till bokningen

Så ändrar du datum, klockslag eller antal gäster

Använd detta när kunden vill boka om eller ändra antal på samma produkt. Redigera den befintliga bokningen direkt – ta inte bort den och använd inte Ny bokning. Att ta bort en bokning är endast avsett för att avboka en bokning eller byta till en annan produkt.

  1. Öppna OR-numret
  2. Leta upp bokningen som ska ändras under Bokningar
  3. För att ändra datum eller klockslag: klicka på det blåmarkerade datumet och klockslaget, välj det nya datumet och klockslaget och bekräfta sedan
  4. För att ändra antalet gäster: klicka på det blåmarkerade antalet gäster och ändra antalet
  5. Om priset ändras till följd av ändringen går du till Betalningar:
    • Fler gäster eller ett dyrare datum → klicka på Ny betalning
    • Färre gäster eller ett billigare datum → klicka på Återbetala betalning
  6. Klicka på Åtgärder → Skicka bokningsbekräftelsen igen för att skicka kundens uppdaterade biljetter

⚠️ När du ändrar en bokning skapas inga nya biljetter och ingen återbetalning behandlas automatiskt. Hantera betalningsjusteringar och skicka bekräftelsen igen manuellt.

Så konverterar du en biljettbokning till en voucher

Använd detta när en daterad biljettbokning i stället ska bli en voucher utan fastställt datum.

  1. Öppna OR-numret
  2. Klicka på bokningens datum och klockslag under Bokningar
  3. Välj Voucherbokning och välj sedan Uppdatera bokning
  4. Välj Bekräfta order på ordersidan för att bekräfta ordern igen

Se Så löser du in en voucher för information om hur vouchern löses in senare.

Så avbokar du en bokning i en order

Använd detta när en kund har flera bokningar i en order och bara vill avboka en av dem, eller när du vill avboka och boka om kunden utan att utfärda en återbetalning.

  1. Öppna OR-numret
  2. Leta upp bokningen som ska avbokas under Bokningar
  3. Klicka på den röda papperskorgsikonen (Ta bort) för bokningen

Bokningen avbokas. Pengarna ligger kvar i ordern – ingen återbetalning utfärdas automatiskt. Därefter kan du:

⚠️ När du tar bort en bokning får kunden automatiskt ett meddelande om att den ursprungliga bokningen har avbokats. Klicka på Åtgärder → Skicka bokningsbekräftelsen igen efter en ombokning för att skicka kundens nya biljetter.

Så avbokar du en hel order (full återbetalning)

Använd detta när kunden vill avboka allt och få en full återbetalning.

  1. Öppna OR-numret
  2. Klicka på Åtgärder i det övre högra hörnet
  3. Välj Avboka order

TicketingHub stänger ordern och påbörjar en återbetalning till den ursprungliga betalningsmetoden när betalningsleverantören stöder detta. Betalningsleverantören och kundens bank avgör hur lång tid det tar innan återbetalningen syns.

För kontantbetalningar, banköverföringar eller andra betalningar som registrerats utanför TicketingHub ska du återbetala pengarna separat och se till att återbetalningen registreras med rätt metod. När du avbokar ordern flyttas inga pengar via en extern betalningsmetod.

⚠️ Använd detta endast när du är säker på att kunden vill avboka allt och få en fullständig återbetalning.

Så gör du en manuell återbetalning

Använd detta för att återbetala en del av eller hela betalningen utan att avboka ordern – till exempel efter att du tagit bort en bokning, minskat antalet gäster eller kommit överens om en goodwill-återbetalning.

  1. Öppna OR-numret
  2. Gå till Betalningar och klicka på Återbetala betalning bredvid den betalning du vill återbetala
  3. Ange beloppet som ska återbetalas – ett belopp som är mindre än hela betalningen ger en delvis återbetalning
  4. Välj eventuellt en orsak
  5. Välj en Återbetalningsmetod:
    • Ursprunglig betalningsmetod (standardalternativet) – TicketingHub begär återbetalningen från den anslutna betalningsleverantören när detta stöds. Handläggningstiden varierar beroende på leverantör och bank, så kontrollera återbetalningens status innan du försöker igen.
    • Kontant, Banköverföring eller Kort – välj ett av dessa alternativ när du lämnar tillbaka pengarna utanför TicketingHub, till exempel kontant över disk eller genom en banköverföring från ditt eget konto. Inga pengar flyttas automatiskt; metoden registreras så att rapporterna visar hur kunden fick sin återbetalning.
  6. Lägg eventuellt till Privata anteckningar – fri text för dina egna register, till exempel vilken betalningsleverantör du använde för återbetalningen och leverantörens transaktionsreferens. Anteckningarna visas aldrig för kunden.
  7. Klicka på Återbetala betalning

Återbetalningsmetoden och de privata anteckningarna visas bredvid varje återbetalning på betalningssidan och i listan över återbetalningar.

Om PayPal ber om ett verifierat ACH-konto följer du PayPal-återbetalningsfel: verifierat ACH-konto krävs innan du försöker igen.

Så bekräftar du att en återbetalning lyckades

  1. Öppna ordern och granska avsnittet Betalningar.
  2. Leta efter Delvis återbetald eller Återbetald bredvid betalningen.
  3. Öppna betalningen för att se återbetalningsbelopp, datum, metod och historik.
  4. Du kan även öppna fliken Återbetalningar under Ordrar för att hitta återbetalningen.

Om återbetalningsformuläret visade ett fel och ingen återbetalning visas i betalningshistoriken har återbetalningen inte registrerats. Lös felet innan du försöker igen.

För återbetalningar med Ursprunglig betalningsmetod innebär återbetalningsposten att TicketingHub godkände begäran och skickade den till den anslutna leverantören när detta stöds. Det innebär inte att pengarna redan har nått kundens bank. Kontrollera Stripe, PayPal eller din andra leverantör när du behöver bekräfta att betalningen har genomförts.

För återbetalningar med Kontant, Banköverföring eller Kort används posten endast för rapportering. Bekräfta separat att ditt team har lämnat tillbaka pengarna.

Så flyttar du en bokning till en annan produkt

Använd detta endast när en kund vill byta från en produkt till en annan – till exempel genom att byta till en annan turopplevelse eller lösa in en voucher mot en annan produkt än den som bokades från början. Om kunden stannar på samma produkt och bara behöver ett nytt datum, klockslag eller antal gäster använder du i stället Så ändrar du datum, klockslag eller antal gäster – ta inte bort bokningen.

Detta kallas även att byta, överföra eller boka om en kund till en annan produkt. Processen är densamma oavsett vilket uttryck du använder.

Grundprincipen: ta bort bokningen från ordern och skapa sedan en ny bokning i samma order.

  1. Öppna OR-numret.
  2. Välj den röda papperskorgsikonen för bokningen som ska ersättas under Bokningar.
  3. Öppna Åtgärder → Ny bokning.
  4. Välj den nya produkten, datumet, klockslaget och antalet gäster och spara sedan bokningen.
  5. Om den nya bokningen kostar mer använder du Ny betalning för att ta betalt för eller registrera mellanskillnaden.
  6. Om den kostar mindre använder du Återbetala betalning för att återbetala eller registrera mellanskillnaden.
  7. Välj Åtgärder → Skicka bokningsbekräftelsen igen för att skicka de nya biljetterna.

Pengarna från den borttagna bokningen ligger kvar i ordern tills du lägger till en återbetalning. Kontrollera alltid ordersaldot innan du avslutar.

Avstå från prisskillnaden

Om den nya produkten kostar mer och du inte vill debitera kunden:

  1. Lägg till ersättningsbokningen.
  2. Välj Ny rabatt för den nya bokningen i orderns avsnitt Rabatter.
  3. Ange den överenskomna prisskillnaden.
  4. Kontrollera att ordersaldot är korrekt och skicka sedan bekräftelsen igen.

Om den nya produkten kostar mindre och kunden har gått med på att inte få mellanskillnaden återbetald hoppar du över återbetalningen. Ordern kan visa ett outnyttjat saldo, så skriv en tydlig anteckning som förklarar överenskommelsen och kontrollera saldot innan du avslutar.

Så återställer du efter att ha avbokat fel bokning eller order

Du avbokade en bokning

En avbokad bokning kan inte återställas. Om ordern fortfarande är öppen:

  1. Öppna OR-numret.
  2. Välj Åtgärder → Ny bokning.
  3. Skapa bokningen igen med rätt produkt, datum, klockslag och antal gäster.
  4. Kontrollera ordersaldot innan du lägger till ytterligare en betalning. Pengarna från den avbokade bokningen ligger normalt kvar i ordern.
  5. Välj Åtgärder → Skicka bokningsbekräftelsen igen.

Den ursprungliga BK-referensen förblir avbokad, och kunden kan redan ha fått ett avbokningsmeddelande via e-post.

Du avbokade hela ordern

En avbokad order kan inte återställas. När ordern avbokas kan återbetalningar redan ha påbörjats och alla bokningar ha avbokats.

  1. Kontrollera betalnings- och återbetalningshistoriken innan du vidtar ytterligare åtgärder.
  2. Bekräfta eventuell återbetalning hos leverantören i Stripe, PayPal eller din andra betalningsleverantör.
  3. Skapa en ny order om kunden fortfarande vill boka.
  4. Försök inte välja Avboka order igen för att åtgärda ett delvis felaktigt resultat, eftersom ytterligare återbetalningsbara saldon fortfarande kan komma att återbetalas.

Återställ order är endast avsett för en order som löpte ut innan den bekräftades. Det återställer inte en avbokad order.

Om en order löpte ut innan den bekräftades använder du i stället Så återställer du utgångna bokningar.