Så fungerar datum och datumintervall i dashboarden

Den här sidan handlar om datumen bakom instrumentpanelen. Mer information om hur du bygger din instrumentpanel och vad varje ruta räknar finns i Förstå rutorna i din TicketingHub-instrumentpanel. Inget här ändrar dina rapporter eller order – det påverkar bara vilka siffror en ruta i instrumentpanelen summerar.

Så väljer du vad ett datum betyder

Varje ruta räknar sådant som inträffade ett visst datum, och det finns två datum att välja mellan:

Bokad den räknar på den dag då försäljningen, betalningen eller återbetalningen registrerades.
Bokad för räknar på den dag då upplevelsen äger rum.

En rundtur som bokas i mars för en tur i juli räknas i mars med Bokad den och i juli med Bokad för. Använd Bokad den för att se hur försäljningen gick och Bokad för för att se hur mycket du kommer att ha att göra. Det här är samma två datum som redan finns i dina rapporter och de har samma namn där.

De två datumen sammanfaller sällan för samma intervall, och inget av dem är mer korrekt än det andra. Kontrollera vilket som är valt innan du jämför siffror eller förklarar en skillnad för någon.

Vilken tidszon varje datum använder

En försäljning registreras i tidszonen för ditt konto, eftersom när du tog emot pengarna är ett faktum som rör din verksamhet.

Ett besök registreras i produktens egen tidszon, eftersom när en upplevelse äger rum hör ihop med platsen där den äger rum.

Det här spelar bara roll om du säljer produkter i mer än en tidszon. Om alla dina produkter genomförs där ditt konto är baserat är tidszonerna desamma, och du kan bortse från detta.

Om du säljer över flera tidszoner kan vi ta ett exempel: du är baserad i London och säljer en rundtur i New York som äger rum klockan 21.00 den 5 maj. Med Bokad för räknas den på den 5 maj – dagen då den äger rum i New York – i stället för att flyttas till den 6 maj eftersom London redan har gått över till nästa dag. Dina lokala siffror ligger kvar på dina lokala dagar, och varje produkts besök ligger kvar på produktens egna dagar.

Varför ett datumintervall kan utökas

För att vara snabb även över långa historiska perioder sparar dashboarden aktuell aktivitet dag för dag och äldre aktivitet grupperad i hela veckor och därefter hela månader. Ingenting går förlorat, men äldre perioder lagras med mindre detaljrikedom.

Om intervallet du väljer börjar eller slutar mitt i en sådan grupperad period utökar dashboarden det till hela perioden och visar vad som användes: datumen i datumväljaren ändras och grupperingen ändras tillsammans med dem.

Om du till exempel ber om 14–31 maj i en period som sparas per månad visas 1–31 maj, grupperat per månad.

Detta är avsiktligt. En siffra som sparas för en hel månad kan inte delas upp i en del av månaden. Alternativen skulle därför vara att utelämna den månaden eller visa en del av den som om den vore hela månaden – och då skulle totalsumman helt enkelt bli fel. Genom att utöka intervallet förblir siffran korrekt och du ser vad den omfattar.

Nya intervall påverkas inte, så detta märks aldrig vid daglig användning.

Ett mycket långt intervall grupperas grövre av en annan anledning: för att diagrammet ska förbli lättläst. Mer än ungefär ett år visas per vecka i stället för per dag, och mer än ungefär sju år per månad. Datumväljaren visar vilken gruppering som användes. Ett intervall kan sträcka sig tillbaka som längst till den 1 januari 2011, där All tid börjar, och högst tio år framåt.

Så räknas bokningar som innehåller flera biljettkategorier

De flesta bokningar innehåller mer än en sorts biljett – två vuxna och ett barn är en bokning, inte tre. När du därför ställer en fråga om en biljettkategori besvarar dashboarden den utifrån hela bokningar.

Filtrera en ruta för Bokningar till Vuxen, så får du antalet bokningar som innehöll minst en vuxenbiljett. Filtrera den till Barn, så får du antalet som innehöll minst en barnbiljett. En familjebokning finns med i båda svaren, eftersom den faktiskt innehåller båda.

Det innebär att biljettkategorierna inte summerar till totalsumman, och det är inte heller meningen. En vecka med 100 bokningar kan till exempel visa 95 bokningar som innehåller vuxna och 60 som innehåller barn. Ingenting dubbelräknas; du ställer tre olika frågor och får tre korrekta svar.

Pengar och personer fungerar annorlunda, och den skillnaden är viktig att komma ihåg. De går att dela upp: filtrera Försäljning eller Personer till Vuxen, så får du vuxenandelen av varje bokning, och andelarna summerar tillbaka till totalsumman. En bokning kan inte delas upp på det sättet, och därför gör inte heller antalet bokningar det.

Detta gäller inte filter som en bokning bara kan ha ett av. Filtrera efter produkt, kanal eller återförsäljare, så summerar varje siffra som förväntat, även bokningar.

Vissa siffror kan inte filtreras efter vissa saker alls. En betalning görs mot en beställning, inte mot en produkt, så det går inte att säga vilken produkt den hör till. Filtrera efter produkt, så visar rutorna Betalningar, Återbetalningar och Provision Inte tillgängligt med detta filter i stället för en siffra som ändå alltid skulle bli noll. Samma sak gäller åt andra hållet: filtrera efter betalningstyp, så visar rutorna för försäljning och bokningar samma meddelande. Ta bort filtret så kommer siffrorna tillbaka.

När du ändrar uppgifterna för en försäljning i efterhand

Dashboarden registrerar varje försäljning med de uppgifter som gällde när den genomfördes: produkt, biljettkategori, kanal, återförsäljare, användare, kupong och så vidare. Om du ändrar någon av dessa uppgifter i efterhand flyttas inte redan registrerade försäljningar.

Om du till exempel flyttar en beställning till en annan återförsäljare ligger den ursprungliga försäljningen kvar hos den första återförsäljaren, och den nya återförsäljarens siffror omfattar bara sådant som registreras därefter. Allt som registreras efter ändringen, till exempel en senare återbetalning för samma beställning, hamnar under den nya återförsäljaren. Samma sak gäller om du lägger till en kupong på en bokning efter att den skapades, flyttar en försäljning till en annan användare eller ändrar en biljetts typ.

Dashboarden visar vad som hände vid tidpunkten i stället för att skriva om historiken varje gång något redigeras. Själva beställningen visar alltid sina aktuella uppgifter.

Visa transaktionerna i detalj

Varje ruta som visar en siffra har alternativet Visa detaljer i sin meny. Där listas de enskilda transaktionerna bakom rutans siffra. Allt som rutan använde följer med: siffran som visades, samma datumgrund, samma datumintervall och alla filter du hade tillämpat. Listan du kommer till består exakt av transaktionerna bakom siffran du klickade på.

Den sista punkten ska tas bokstavligt. Om du väljer Försäljning och visar detaljer får du transaktionerna som ändrade din försäljning – inget annat. En betalning för en av dessa bokningar finns inte i listan, eftersom mottagandet av pengarna inte ändrar vad som såldes. Visa i stället detaljer från Betalningar för att se den där.

Listan delar upp varje transaktion i de delar den består av, en per rad. En bokning med två vuxenbiljetter och en guidebok blir alltså tre rader. Varje rad anger vad den gäller – biljetten, tillvalet, varan eller skatten – tillsammans med biljettkategorin, så att du kan se vad en siffra består av utan att öppna beställningen.

Dessutom innehåller en rad de beställnings- och bokningsreferenser den hör till, produkten och biljettkategorin den såldes under, var försäljningen kom ifrån och, för en betalning, vilken typ av betalning det var. Tillsammans räcker detta vanligtvis för att besvara en fråga utan att lämna sidan, och beställningsreferensen länkar vidare till beställningen när den inte gör det.

Endast de delar som rutan räknade med listas, och kolumnen Belopp visar värdet för varje del. För försäljning, betalningar och de flesta andra rutor summerar kolumnen till rutans siffra. Rutor som mäter något som dragits bort – avbokningar, återbetalningar, förbrukat värde, provision och fördelad kostnad – visar det beloppet som en positiv siffra, medan listan visar varje transaktion på det sätt den visas i din bokföring. Där summerar kolumnen därför till rutans siffra med ett minustecken framför. Detta är särskilt viktigt när du har filtrerat till något som en bokning bara delvis består av: filtrera till en biljettkategori, så får du endast raderna för den biljettkategorin, vilket är exakt det rutan räknar.

Antal, Personer och Belopp läses alla åt samma håll, så att du kan läsa av en rad utan att kontrollera vilken kolumn du befinner dig i, och allt visas ur ditt perspektiv som säljare. En försäljning är positiv i alla tre, och en avbokad bokning med fem vuxenbiljetter visas som −5, −5 och ett negativt belopp. Samma sak gäller pengar: en betalning du tog emot är positiv och en återbetalning du gjorde är negativ.

Varje rad innehåller båda sina datum, oavsett vilket datum rutan räknade på. Kolumnerna Bokad den och Bokad för är samma två datum som datumväljaren erbjuder, så en rad läses på samma sätt oavsett hur du kom dit. Båda visar även tiden, inte bara dagen.

Datumgrunden avgör fortfarande vilka rader som finns i listan, så när du byter datumgrund ändras transaktionerna du ser, inte betydelsen av en kolumn. Om intervallet utökades till hela veckor eller månader omfattar listan också det utökade intervallet.

Klicka på en kolumnrubrik för att sortera efter den och klicka igen för att vända sorteringsordningen. Exportera som CSV tar med varje transaktion som dina filter väljer, inte bara sidan som visas framför dig. Därför förbereds exporten i bakgrunden och blir tillgänglig när den är klar.

Om du har flyttat, lagt till eller tagit bort rutor utan att spara dem i en vy ber dashboarden dig att bekräfta innan den lämnar dashboarden, eftersom upplägget annars skulle gå förlorat. Spara vyn först om du vill behålla den.

Snabba kontroller

När två totalsummor inte stämmer överens, kontrollera först datumgrunden och därefter datumintervallet. De flesta skillnader beror på någon av dessa två saker.
Om datumen eller grupperingen ändrades efter att du valt dem har du begärt en period som sparas med mindre detaljrikedom. Siffrorna stämmer för intervallet som nu visas.
Om dina besökssiffror verkar ligga en dag fel jämfört med vad du förväntar dig, kontrollera om produkten genomförs i en annan tidszon än den som används för ditt konto.
Om en rutas siffra och transaktionerna bakom den verkar skilja sig åt, kontrollera intervallet som visas i datumväljaren. Ett utökat intervall omfattar fler dagar än du bad om, och listan omfattar samma dagar som rutan.
Om en transaktionslista verkar visa fel datum, kontrollera vilken av de två datumkolumnerna du läser. Båda visas alltid, men bara en av dem motsvarar den datumgrund som rutan räknade på.
Om siffrorna för en återförsäljare, användare eller kupong verkar skilja sig från det som beställningarna visar i dag, kontrollera om beställningarna ändrades efter försäljningen. En försäljning ligger kvar under de uppgifter som gällde när den genomfördes.
Om antalet bokningar för varje biljettkategori tillsammans blir större än totalsumman är det korrekt. En bokning som innehåller flera biljettkategorier räknas en gång under var och en av dem. Försäljning och personer delas upp mellan biljettkategorier; bokningar gör det inte.