Så tilldelar du guider och automatiserar aviseringar i TicketingHub
Översikt
Med funktionen Guidepass kan operatörer tilldela guider till turalternativ och automatisera relaterad kommunikation. Systemet hanterar tilldelningsaviseringar, påminnelser 24 timmar i förväg och distribution av deltagarlistor utan manuellt arbete.
Steg 1 – Aktivera Guider
Guider är inaktiverat som standard. Så här aktiverar du funktionen:
- Öppna din TicketingHub-dashboard
- Klicka på Inställningar i det vänstra sidofältet
- Klicka på fliken Funktioner
- Leta upp Guider och klicka på Aktivera guider
När funktionen är aktiverad visas avsnittet Guider i navigeringsmenyn till vänster.
Steg 2 – Skapa dina guider
- Gå till Guider i menyn till vänster
- Klicka på Ny guide
- Fyll i alla obligatoriska fält:
| Fält | Kommentarer |
|---|---|
| Namn | Visningsnamnet som visas i dashboarden |
| Förnamn | Används i automatiska e-postmeddelanden |
| Efternamn | Används i automatiska e-postmeddelanden |
| E-postadress | Hit skickas alla aviseringar om arbetspass |
| Telefonnummer | Valfritt men rekommenderas för rundturer med gäster |
- Klicka på Spara
Viktigt: Kontrollera e-postadresserna noggrant. Ogiltiga tecken eller stavfel leder till att meddelanden inte levereras, utan att något felmeddelande visas i dashboarden.
Aktuell begränsning: TicketingHub stöder en guide per alternativ. Kontakta supporten om du behöver tilldela flera guider.
Steg 3 – Konfigurera guideaviseringar
Konfigurera automatiska e-postmeddelanden genom att öppna Aviseringsinställningar under avsnittet Guider:
Avisering om tilldelning av arbetspass Skickas omedelbart när en guide tilldelas, uppdateras eller tas bort från ett alternativ.
Påminnelse 24 timmar i förväg Skickas dagen före rundturen, men endast om tilldelningen gjordes mer än 24 timmar i förväg. Tilldelningar samma dag utlöser inte denna påminnelse.
Deltagarlista (manifest) Skickas vid en konfigurerbar tid före rundturen och innehåller den fullständiga deltagarlistan för alternativet.
Tips: Aktivera alla tre aviseringarna för en heltäckande kommunikation med guiderna utan manuell uppföljning.
Steg 4 – Tilldela en guide till ett alternativ
- Gå till Tillgänglighet i menyn till vänster
- Klicka på det turalternativ som du vill tilldela en guide till
- Öppna fliken Avancerat
- Välj din guide i rullgardinsmenyn Tilldela guide
- Spara ändringarna
Guiden får omedelbart ett e-postmeddelande om tilldelningen. Om du senare ändrar eller tar bort detta tillgänglighetsalternativ uppdateras guidepasset automatiskt och guiden får en avisering.
Steg 5 – Lägg till guideuppgifter i kundernas e-postmeddelanden
Visa guideuppgifter i e-postmeddelanden till kunder med hjälp av TicketingHubs Liquid-malltaggar:
| Liquid-tagg | Det som infogas |
|---|---|
{{ guide.name }} | Guidens visningsnamn |
{{ guide.phone }} | Guidens telefonnummer |
Så lägger du till dem i dina e-postmeddelanden
- Gå till din Produkt i TicketingHub-dashboarden
- Gå till fliken E-postmeddelanden
- Öppna den e-postmall som du vill uppdatera (vanligtvis E-postmeddelande med bokningsbekräftelse eller E-postmeddelande med bokningspåminnelse)
- Klicka på Visa → Redigera
- Infoga Liquid-taggen eller Liquid-taggarna där du vill att guideuppgifterna ska visas
Exempel:
Your guide for this tour is {{ guide.name }}.If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.- Klicka på Spara ändringar och sedan på Skicka testmeddelande för att förhandsgranska
Obs! Dessa taggar fylls endast i om en guide har tilldelats alternativet. För alternativ utan tilldelad guide visas inget innehåll.
Tips: E-postmeddelandet med påminnelsen 24 timmar i förväg är idealiskt för att visa guidens kontaktuppgifter.
Felsökning
Guider visas inte i menyn till vänster
- Gå till Inställningar → Funktioner, leta upp Guider och klicka på Aktivera guider
- Gå tillbaka till dashboarden och öppna Guider från menyn till vänster
Guiden får inte e-postmeddelandet om tilldelningen
- Kontrollera att Avisering om tilldelning av arbetspass är aktiverad i Aviseringsinställningar
- Kontrollera att e-postadressen inte innehåller blanksteg eller specialtecken
- Kontrollera guidens skräppostmapp
Guiden får inte påminnelsen 24 timmar i förväg
- Kontrollera att aviseringen är aktiverad
- Kontrollera att tilldelningen gjordes mer än 24 timmar före rundturen
Guiden får inte deltagarlistan
- Aktivera aviseringen Deltagarlista (manifest)
- Kontrollera att tidpunkten för aviseringen är korrekt konfigurerad
- Kontakta supporten om problemen kvarstår
Vanliga frågor
Kan jag tilldela fler än en guide till ett alternativ? Inte för närvarande. TicketingHub stöder en guide per alternativ.
Har guider tillgång till TicketingHub-dashboarden? Nej. Guider får endast e-postaviseringar. De kan läggas till som användare av Entréhantering för incheckning, men då får de insyn i alla rundturer.
Vad händer om jag ändrar tillgänglighetsalternativet efter att jag har tilldelat en guide? Guidepasset uppdateras automatiskt och guiden får en avisering. Om alternativet tas bort raderas arbetspasset och guiden får en avisering.
Kan jag använda TicketingHubs guidefunktion med Google Kalender? Det finns en grundläggande integration med Google Kalender. Den håller en händelse per tidslucka uppdaterad med antalet bokade personer och behåller sådant som du själv lägger till i händelsen, till exempel gäster eller anteckningar. Om du flyttar en händelse till en annan kalender slutar TicketingHub att uppdatera den.