Idegenvezetők hozzárendelése és értesítések automatizálása a TicketingHubban
Áttekintés
A TicketingHub idegenvezetői műszakok funkciója lehetővé teszi az üzemeltetők számára, hogy idegenvezetőket rendeljenek a túraopciókhoz, és automatizálják a kapcsolódó kommunikációt. A rendszer manuális beavatkozás nélkül kezeli a hozzárendelési értesítéseket, a 24 órával korábbi emlékeztetőket és a vendéglisták kiküldését.
1. lépés — Az Idegenvezetők funkció aktiválása
Az Idegenvezetők funkció alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Az aktiválásához:
- Nyissa meg a TicketingHub irányítópultját
- Kattintson a bal oldali oldalsávban a Beállítások elemre
- Kattintson a Funkciók lapra
- Keresse meg az Idegenvezetők elemet, majd kattintson az Idegenvezetők aktiválása lehetőségre
Az aktiválás után az Idegenvezetők szakasz megjelenik a bal oldali navigációs menüben.
2. lépés — Idegenvezetők létrehozása
- Nyissa meg az Idegenvezetők menüpontot a bal oldali menüben
- Kattintson az Új idegenvezető lehetőségre
- Töltse ki az összes kötelező mezőt:
| Mező | Megjegyzések |
|---|---|
| Név | Az irányítópulton megjelenő név |
| Keresztnév | Az automatikus e-mailekben használatos |
| Vezetéknév | Az automatikus e-mailekben használatos |
| E-mail-cím | Ide érkezik az összes műszakkal kapcsolatos értesítés |
| Telefonszám | Nem kötelező, de a vendégekkel kapcsolatba kerülő túrák esetén ajánlott |
- Kattintson a Mentés gombra
Fontos: Gondosan ellenőrizze az e-mail-címeket. Az érvénytelen karakterek vagy elgépelések észrevétlen kézbesítési hibákat okozhatnak, és ezekről nem jelenik meg hibaüzenet az irányítópulton.
Jelenlegi korlátozás: A TicketingHub opcióként egy idegenvezetőt támogat. Több idegenvezetőt igénylő esetekben forduljon az ügyfélszolgálathoz.
3. lépés — Idegenvezetői értesítések beállítása
Az automatikus e-mailek beállításához nyissa meg az Értesítési beállítások menüpontot az Idegenvezetők szakaszban:
Műszak-hozzárendelési értesítés Azonnal elküldjük, amikor egy idegenvezetőt hozzárendelnek egy opcióhoz, módosítják a hozzárendelését, vagy eltávolítják az opcióból.
24 órával korábbi emlékeztető A túrát megelőző napon küldjük el, de csak akkor, ha a hozzárendelés több mint 24 órával korábban történt. Az aznapi hozzárendelések nem váltják ki ezt az emlékeztetőt.
Vendéglista (manifest) A túra kezdete előtt beállítható időpontban küldjük el, és az adott opcióhoz tartozó teljes vendéglistát tartalmazza.
Hasznos tipp: Az átfogó, manuális utánkövetést nem igénylő kommunikáció érdekében engedélyezze mindhárom értesítést.
4. lépés — Idegenvezető hozzárendelése egy opcióhoz
- Nyissa meg az Elérhetőség menüpontot a bal oldali menüben
- Kattintson arra a túraopcióra, amelyhez idegenvezetőt szeretne hozzárendelni
- Nyissa meg a Speciális lapot
- Válassza ki az idegenvezetőt az Idegenvezető hozzárendelése legördülő menüből
- Mentse a módosításokat
Az idegenvezető azonnal megkapja a hozzárendelési értesítést e-mailben. Ha később módosítja vagy törli ezt az elérhetőségi opciót, az idegenvezetői műszak automatikusan frissül, és az idegenvezető értesítést kap.
5. lépés — Idegenvezetői adatok hozzáadása az ügyfeleknek küldött e-mailekhez
Az idegenvezető adatait a TicketingHub Liquid-sabloncímkéivel jelenítheti meg az ügyfeleknek küldött e-mailekben:
| Liquid-címke | Mit illeszt be |
|---|---|
{{ guide.name }} | Az idegenvezető megjelenítendő neve |
{{ guide.phone }} | Az idegenvezető telefonszáma |
A címkék hozzáadása az e-mailekhez
- Nyissa meg a Termék menüpontot a TicketingHub irányítópultján
- Lépjen az E-mailek lapra
- Nyissa meg a frissíteni kívánt e-mail-sablont (jellemzően a Foglalás visszaigazolására szolgáló e-mailt vagy a Foglalási emlékeztető e-mailt)
- Kattintson a Megtekintés → Szerkesztés lehetőségre
- Illessze be a Liquid-címké(ke)t arra a helyre, ahol meg szeretné jeleníteni az idegenvezető adatait
Példa:
Your guide for this tour is {{ guide.name }}.If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.- Kattintson a Módosítások mentése, majd az előnézet megtekintéséhez a Teszt-e-mail küldése gombra
Megjegyzés: Ezek a címkék csak akkor töltődnek ki, ha az adott opcióhoz idegenvezetőt rendeltek. A hozzárendelés nélküli opciók üresen jelennek meg.
Hasznos tipp: A 24 órával korábbi emlékeztető e-mail ideális az idegenvezető elérhetőségi adatainak megjelenítésére.
Hibaelhárítás
Az Idegenvezetők nem jelenik meg a bal oldali menüben
- Nyissa meg a Beállítások → Funkciók menüpontot, keresse meg az Idegenvezetők elemet, majd kattintson az Idegenvezetők aktiválása lehetőségre
- Térjen vissza az irányítópulthoz, és nyissa meg az Idegenvezetők menüpontot a bal oldali menüben
Az idegenvezető nem kapja meg a hozzárendelési e-mailt
- Ellenőrizze, hogy a Műszak-hozzárendelési értesítés engedélyezve van-e az Értesítési beállításokban
- Ellenőrizze, hogy az e-mail-cím nem tartalmaz-e szóközöket vagy speciális karaktereket
- Ellenőrizze az idegenvezető levélszemétmappáját
Az idegenvezető nem kapja meg a 24 órával korábbi emlékeztetőt
- Győződjön meg arról, hogy az értesítés be van kapcsolva
- Ellenőrizze, hogy a hozzárendelés több mint 24 órával a túra kezdete előtt történt-e
Az idegenvezető nem kapja meg a vendéglistát
- Engedélyezze a Vendéglista (manifest) értesítést
- Ellenőrizze, hogy az értesítés időzítése megfelelően van-e beállítva
- Ha a probléma továbbra is fennáll, forduljon az ügyfélszolgálathoz
Gyakran ismételt kérdések
Hozzárendelhetek egynél több idegenvezetőt egy opcióhoz? Jelenleg nem. A TicketingHub opcióként egy idegenvezetőt támogat.
Hozzáférnek az idegenvezetők a TicketingHub irányítópultjához? Nem. Az idegenvezetők csak e-mailes értesítéseket kapnak. Beléptetés céljából felvehetők Beléptetés-kezelési felhasználóként, azonban így az összes túrához hozzáférnek.
Mi történik, ha egy idegenvezető hozzárendelése után módosítom az elérhetőségi opciót? Az idegenvezetői műszak automatikusan frissül, és az idegenvezető értesítést kap. Az opció törlése eltávolítja a műszakot, és értesíti az idegenvezetőt.
Használhatom a TicketingHub idegenvezetői funkcióját a Google Naptárral? Alapszintű Google Naptár-integráció érhető el. Az integráció idősávonként egy eseményt tart naprakészen a lefoglalt személyek számával, és megőrzi mindazt, amit Ön manuálisan ad hozzá az eseményhez, például vendégeket vagy megjegyzéseket. Ha egy eseményt egy másik naptárba helyez át, a TicketingHub leállítja annak frissítését.