Hogyan módosíthat, mondhat le, téríthet vissza vagy helyezhet át egy foglalást a TicketingHubban

Minden, az ügyfél foglalásán elvégzendő módosítás ugyanarról a helyről, a rendelési oldalról indítható. Ez az útmutató minden forgatókönyvet egy helyen ismertet.

Válassza ki a megfelelő műveletet:

• Ugyanaz a termék, új dátum/időpont vagy módosított vendégszám → A dátum, az időpont vagy a vendégszám módosítása (módosítsa a foglalást közvetlenül — ne törölje)
• Másik termék → Foglalás áthelyezése másik termékhez (törölje, majd adjon hozzá új foglalást)

A foglalás és a rendelés közötti különbség

Mielőtt bármilyen műveletet végrehajtana, érdemes megérteni, mivel dolgozik.

Foglalás (BK)

Egy konkrét termékre szóló foglalás — meghatározott dátummal, időponttal és résztvevőkkel. Egy rendelés egy vagy több foglalást tartalmazhat.

Rendelés (OR)

Az a szülőrekord, amely egy vagy több foglalást csoportosít. A fizetés rendelési szinten történik, nem foglalási szinten.

💡 Amikor lemond egy foglalást, az összeg a rendelésen belül marad. Amikor lemond egy rendelést, a TicketingHub elindítja a támogatott szolgáltatói visszatérítéseket, de az ügyfélhez való eljutás időtartama változó. A készpénzes és külső fizetéseket külön kell kezelni.

Foglalás megkeresése

1. Lépjen a Vezérlőpult → Rendelések menübe.
2. A kereséshez használja a Szűrés alapja vagy a Keresés hivatkozás alapján lehetőséget.
3. Adja meg a BK (foglalás) vagy az OR (rendelés) hivatkozási számát.
4. A rendelés megnyitásához kattintson az OR-számra, vagy közvetlenül a foglaláshoz való navigáláshoz a BK-számra.

A dátum, az időpont vagy a vendégszám módosítása

Ezt akkor használja, ha az ügyfél ugyanazon terméken belül szeretné áttenni a foglalást másik időpontra, vagy módosítani szeretné a mennyiséget. Módosítsa a meglévő foglalást közvetlenül — ne törölje, és ne használja az Új foglalás lehetőséget. A törlés csak foglalás lemondására vagy másik termékre való áthelyezésre szolgál.

1. Nyissa meg az OR-számot.
2. A Foglalások alatt keresse meg a módosítani kívánt foglalást.
3. A dátum vagy az időpont módosításához kattintson a kékkel kiemelt dátumra és időpontra, válassza ki az új dátumot és időpontot, majd erősítse meg a módosítást.
4. A vendégek számának módosításához kattintson a kékkel kiemelt vendégszámra, majd módosítsa a mennyiséget.
5. Ha a módosítás miatt változik az ár, lépjen a Fizetések menübe:
   • Több vendég vagy magasabb árú dátum esetén → kattintson az Új fizetés lehetőségre.
   • Kevesebb vendég vagy alacsonyabb árú dátum esetén → kattintson a Fizetés visszatérítése lehetőségre.
6. Az ügyfél frissített jegyeinek elküldéséhez kattintson a Műveletek → Foglalás visszaigazolásának újraküldése lehetőségre.

⚠️ A foglalás módosítása nem hoz létre automatikusan új jegyeket, és nem indít visszatérítést. A fizetési korrekciókat és a visszaigazolás újraküldését manuálisan kell kezelnie.

Jegyfoglalás átalakítása utalvánnyá

Ezt akkor használja, ha egy dátumhoz kötött jegyfoglalást nyitott dátumú utalvánnyá szeretne alakítani.

1. Nyissa meg az OR-számot.
2. A Foglalások alatt kattintson a foglalás dátumára és időpontjára.
3. Válassza ki az Utalványos foglalás, majd a Foglalás frissítése lehetőséget.
4. A rendelési oldalon válassza a Rendelés megerősítése lehetőséget a rendelés újbóli megerősítéséhez.

Az utalvány későbbi beváltásáról a Hogyan válthat be egy utalványt? című cikkben olvashat.

Egy foglalás lemondása a rendelésen belül

Ezt akkor használja, ha egy ügyfélnek egy rendelésben több foglalása van, és csak az egyiket szeretné lemondani, vagy ha visszatérítés nélkül szeretné lemondani és újrafoglalni a programot.

1. Nyissa meg az OR-számot.
2. A Foglalások alatt keresse meg a lemondani kívánt foglalást.
3. Kattintson az adott foglalásnál látható piros kuka ikonra (Törlés).

A foglalás lemondásra kerül. Az összeg a rendelésen belül marad — automatikus visszatérítés nem történik. Ezt követően:

• Manuálisan visszatérítheti ezt az összeget (lásd: Manuális visszatérítés indítása).
• Ugyanezen rendelési összeg felhasználásával újrafoglalhatja az ügyfél számára egy másik terméket (lásd: Foglalás áthelyezése másik termékhez).

⚠️ Egy foglalás törlése automatikusan értesíti az ügyfelet arról, hogy az eredeti foglalását lemondták. Bármilyen újrafoglalás után kattintson a Műveletek → Foglalás visszaigazolásának újraküldése lehetőségre, hogy elküldje az ügyfélnek az új jegyeit.

Teljes rendelés lemondása (teljes visszatérítés)

Ezt akkor használja, ha az ügyfél mindent le szeretne mondani, és teljes visszatérítést szeretne kapni.

1. Nyissa meg az OR-számot.
2. Kattintson a jobb felső sarokban található Műveletek lehetőségre.
3. Válassza a Rendelés lemondása lehetőséget.

A TicketingHub lezárja a rendelést, és visszatérítést indít az eredeti fizetési módra, ha ezt a fizetési szolgáltató támogatja. A visszatérítés megjelenésének időtartamát a fizetési szolgáltató és az ügyfél bankja határozza meg.

Készpénzes, banki átutalásos vagy más, a TicketingHubon kívül rögzített fizetés esetén külön adja vissza az összeget, és gondoskodjon arról, hogy a visszatérítés a megfelelő móddal legyen rögzítve. A rendelés lemondása nem mozgat pénzt külső fizetési módon keresztül.

⚠️ Ezt csak akkor használja, ha biztos abban, hogy az ügyfél a teljes lemondást és a teljes visszatérítést szeretné.

Manuális visszatérítés indítása

Ezzel a lehetőséggel a rendelés lemondása nélkül térítheti vissza a fizetés egy részét vagy egészét — például foglalás eltávolítása, a vendégszám csökkentése vagy jóindulatú visszatérítés engedélyezése után.

1. Nyissa meg az OR-számot.
2. Lépjen a Fizetések menübe, majd kattintson a visszatéríteni kívánt fizetés mellett található Fizetés visszatérítése lehetőségre.
3. Adja meg a visszatérítendő összeget — a teljes fizetésnél kisebb összeg részleges visszatérítést eredményez.
4. Szükség esetén válasszon indokot.
5. Válasszon Visszatérítési módot:
   • Eredeti fizetési mód (alapértelmezett) — a TicketingHub a visszatérítést a csatlakoztatott fizetési szolgáltatótól kéri, ha ez támogatott. A feldolgozási idő szolgáltatónként és bankonként eltérő, ezért újrapróbálkozás előtt ellenőrizze a visszatérítés állapotát.
   • Készpénz, Banki átutalás vagy Kártya — ezek egyikét akkor válassza, ha a pénzt a TicketingHubon kívül adja vissza, például készpénzben a pénztárnál vagy a saját bankszámlájáról indított átutalással. Automatikusan nem történik pénzmozgás; a rendszer a kiválasztott módot rögzíti, hogy a jelentések megmutassák, hogyan kapta vissza az ügyfél a pénzét.
6. Szükség esetén adjon hozzá Privát megjegyzéseket — ezek szabad szöveges mezők a saját nyilvántartásához, például annak rögzítésére, hogy melyik fizetési szolgáltatón keresztül indította a visszatérítést, és mi volt a tranzakció hivatkozása. A megjegyzések soha nem jelennek meg az ügyfél számára.
7. Kattintson a Fizetés visszatérítése lehetőségre.

A visszatérítési mód és a privát megjegyzések minden visszatérítés mellett megjelennek a fizetési oldalon és a visszatérítések listájában.

Ha a PayPal ellenőrzött ACH-számlát kér, újrapróbálkozás előtt kövesse a PayPal-visszatérítési hiba: ellenőrzött ACH-számla szükséges című cikkben leírtakat.

A visszatérítés sikerességének ellenőrzése

1. Nyissa meg a rendelést, és tekintse át a Fizetések szakaszt.
2. Keresse a fizetés mellett a Részben visszatérítve vagy a Visszatérítve állapotot.
3. Nyissa meg a fizetést a visszatérítés összegének, dátumának, módjának és előzményeinek megtekintéséhez.
4. A visszatérítés megkereséséhez megnyithatja a Rendelések alatt található Visszatérítések lapot is.

Ha a visszatérítési űrlap hibát jelenített meg, és a fizetési előzményekben nem jelenik meg visszatérítés, akkor a visszatérítés nem került rögzítésre. Újrapróbálkozás előtt oldja meg a hibát.

Az Eredeti fizetési mód használatával indított visszatérítések esetén a visszatérítési rekord azt jelenti, hogy a TicketingHub elfogadta a kérelmet, és továbbította azt a csatlakoztatott szolgáltatónak, ha ez támogatott. Ez nem jelenti azt, hogy a pénz már megérkezett az ügyfél bankszámlájára. Ha meg kell erősítenie a teljesítést, ellenőrizze a Stripe, a PayPal vagy más szolgáltató rendszerét.

A Készpénz, Banki átutalás vagy Kártya használatával rögzített visszatérítések csak jelentési célokat szolgálnak. Külön ellenőrizze, hogy csapata valóban visszaadta-e a pénzt.

Foglalás áthelyezése másik termékhez

Ezt csak akkor használja, ha az ügyfél az egyik termékről egy másikra szeretne váltani — például másik túraélményre szeretne átjelentkezni, vagy az eredetileg lefoglalt terméktől eltérő termékre szeretne beváltani egy utalványt. Ha ugyanazon a terméken marad, és csak új dátumra, időpontra vagy vendégszámra van szüksége, használja inkább A dátum, az időpont vagy a vendégszám módosítása című útmutatót — ne törölje a foglalást.

Ezt nevezik váltásnak, áthelyezésnek vagy az ügyfél másik termékre történő újrafoglalásának is. A folyamat ugyanaz, függetlenül az elnevezéstől.

A legfontosabb elv: törölje a foglalást a rendelésen belül, majd hozzon létre új foglalást ugyanabban a rendelésben.

1. Nyissa meg az OR-számot.
2. A Foglalások alatt válassza a lecserélendő foglalásnál látható piros kukát.
3. Nyissa meg a Műveletek → Új foglalás lehetőséget.
4. Válassza ki az új terméket, dátumot, időpontot és vendégmennyiségeket, majd mentse a foglalást.
5. Ha az új foglalás drágább, az Új fizetés lehetőséggel szedje be vagy rögzítse a különbözetet.
6. Ha olcsóbb, a különbözet visszaadásához vagy rögzítéséhez használja a Fizetés visszatérítése lehetőséget.
7. Az új jegyek elküldéséhez válassza a Műveletek → Foglalás visszaigazolásának újraküldése lehetőséget.

A törölt foglalás összege a rendelésben marad mindaddig, amíg nem ad hozzá visszatérítést. A folyamat befejezése előtt mindig ellenőrizze a rendelési egyenleget.

Az árkülönbözet elengedése

Ha az új termék drágább, de nem szeretné felszámítani a különbözetet az ügyfélnek:

1. Adja hozzá a helyettesítő foglalást.
2. A rendelés Kedvezmények szakaszában válassza az új foglalásnál az Új kedvezmény lehetőséget.
3. Adja meg a megállapodás szerinti árkülönbözetet.
4. Ellenőrizze, hogy a rendelési egyenleg megfelelő-e, majd küldje újra a visszaigazolást.

Ha az új termék olcsóbb, és az ügyfél beleegyezett, hogy nem kapja meg a különbözetet, hagyja ki a visszatérítést. A rendelésen fel nem használt egyenleg jelenhet meg, ezért rögzítsen egyértelmű megjegyzést a megállapodásról, és a folyamat befejezése előtt ellenőrizze az egyenleget.

Teendők téves foglalás- vagy rendeléslemondás után

Egy foglalást mondott le

A lemondott foglalás nem állítható vissza. Ha a rendelés még nyitva van:

1. Nyissa meg az OR-számot.
2. Válassza a Műveletek → Új foglalás lehetőséget.
3. Hozza létre újra a foglalást a megfelelő termékkel, dátummal, időponttal és vendégszámmal.
4. Újabb fizetés hozzáadása előtt ellenőrizze a rendelési egyenleget. A lemondott foglalás összege általában a rendelésben marad.
5. Válassza a Műveletek → Foglalás visszaigazolásának újraküldése lehetőséget.

Az eredeti BK-hivatkozás lemondottként marad meg, és előfordulhat, hogy az ügyfél már megkapta a lemondásról szóló e-mailt.

A teljes rendelést mondta le

A lemondott rendelés nem állítható helyre. A rendelés lemondása már elindíthatta a visszatérítéseket, és minden foglalást lemondhatott.

1. További műveletek előtt ellenőrizze a fizetési és visszatérítési előzményeket.
2. Erősítse meg a szolgáltatói visszatérítést a Stripe, a PayPal vagy más fizetési szolgáltató rendszerében.
3. Hozzon létre új rendelést, ha az ügyfél továbbra is foglalni szeretne.
4. Részleges probléma megoldásához ne próbálja újra a Rendelés lemondása lehetőséget, mert további visszatéríthető egyenlegek is visszakerülhetnek az ügyfélhez.

A Rendelés visszaállítása csak olyan rendeléshez használható, amely a megerősítés előtt lejárt. Lemondott rendelést nem állít vissza.

Ha egy rendelés a megerősítés előtt lejárt, használja inkább a Lejárt foglalások helyreállítása című útmutatót.