Πώς να αναθέσετε ξεναγούς και να αυτοματοποιήσετε τις ειδοποιήσεις στο TicketingHub

Επισκόπηση

Η λειτουργία «Βάρδιες ξεναγών» του TicketingHub επιτρέπει στους χειριστές να αναθέτουν ξεναγούς σε επιλογές περιήγησης και να αυτοματοποιούν τις σχετικές επικοινωνίες. Το σύστημα διαχειρίζεται τις ειδοποιήσεις ανάθεσης, τις υπενθυμίσεις 24 ώρες πριν και τη διανομή της λίστας επισκεπτών χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη παρέμβαση.

Βήμα 1 — Ενεργοποίηση των Οδηγών

Οι Οδηγοί είναι απενεργοποιημένοι από προεπιλογή. Για να τους ενεργοποιήσετε:

1. Ανοίξτε τον πίνακα ελέγχου του TicketingHub
2. Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις στην αριστερή πλαϊνή γραμμή
3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δυνατότητες
4. Βρείτε τους Οδηγούς και κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση οδηγών

Μόλις ενεργοποιηθούν, στην αριστερή πλευρά του μενού πλοήγησης θα εμφανιστεί η ενότητα Οδηγοί.

Βήμα 2 — Δημιουργία ξεναγών

1. Μεταβείτε στους Οδηγούς από το αριστερό μενού
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέος ξεναγός
3. Συμπληρώστε όλα τα υποχρεωτικά πεδία:

Πεδίο	Σημειώσεις
Όνομα	Το εμφανιζόμενο όνομα που εμφανίζεται στον πίνακα ελέγχου
Όνομα	Χρησιμοποιείται στα αυτοματοποιημένα email
Επώνυμο	Χρησιμοποιείται στα αυτοματοποιημένα email
Διεύθυνση email	Η διεύθυνση στην οποία αποστέλλονται όλες οι ειδοποιήσεις βάρδιας
Αριθμός τηλεφώνου	Προαιρετικός, αλλά συνιστάται για περιηγήσεις με άμεση επαφή με επισκέπτες

4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση

Σημαντικό: Επαληθεύστε προσεκτικά τις διευθύνσεις email. Οι μη έγκυροι χαρακτήρες ή τα τυπογραφικά λάθη προκαλούν αποτυχίες παράδοσης χωρίς εμφανή ειδοποίηση σφάλματος στον πίνακα ελέγχου.

Τρέχων περιορισμός: Το TicketingHub υποστηρίζει έναν ξεναγό ανά επιλογή. Επικοινωνήστε με την υποστήριξη για απαιτήσεις πολλών ξεναγών.

Βήμα 3 — Ρύθμιση ειδοποιήσεων ξεναγών

Διαμορφώστε τα αυτοματοποιημένα email ανοίγοντας τις Ρυθμίσεις ειδοποιήσεων στην ενότητα Οδηγοί:

Ειδοποίηση ανάθεσης βάρδιας Αποστέλλεται αμέσως όταν ένας ξεναγός ανατίθεται, ενημερώνεται ή αφαιρείται από μια επιλογή.

Υπενθύμιση 24 ώρες πριν Αποστέλλεται την ημέρα πριν από την περιήγηση, αλλά μόνο αν η ανάθεση έγινε περισσότερο από 24 ώρες νωρίτερα. Οι αναθέσεις που γίνονται την ίδια ημέρα δεν ενεργοποιούν αυτή την υπενθύμιση.

Λίστα επισκεπτών (Manifest) Αποστέλλεται σε ρυθμιζόμενο χρόνο πριν από την έναρξη της περιήγησης και περιλαμβάνει την πλήρη λίστα επισκεπτών για τη συγκεκριμένη επιλογή.

Χρήσιμη συμβουλή: Ενεργοποιήστε και τις τρεις ειδοποιήσεις για ολοκληρωμένη επικοινωνία με τους ξεναγούς, χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη παρακολούθηση.

Βήμα 4 — Ανάθεση ξεναγού σε επιλογή

1. Μεταβείτε στη Διαθεσιμότητα από το αριστερό μενού
2. Κάντε κλικ στην επιλογή περιήγησης στην οποία θέλετε να αναθέσετε ξεναγό
3. Ανοίξτε την καρτέλα Για προχωρημένους
4. Επιλέξτε τον ξεναγό σας από το αναπτυσσόμενο μενού Ανάθεση ξεναγού
5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας

Ο ξεναγός λαμβάνει αμέσως email ειδοποίησης για την ανάθεση. Αν αργότερα αλλάξετε ή διαγράψετε αυτή την επιλογή διαθεσιμότητας, η βάρδια του ξεναγού ενημερώνεται αυτόματα και ο ξεναγός ειδοποιείται.

Βήμα 5 — Προσθήκη στοιχείων ξεναγού στα email πελατών

Εμφανίστε πληροφορίες για τον ξεναγό στα email προς τους πελάτες, χρησιμοποιώντας τις ετικέτες προτύπων Liquid του TicketingHub:

Ετικέτα Liquid	Τι εισάγει
{{ guide.name }}	Το εμφανιζόμενο όνομα του ξεναγού
{{ guide.phone }}	Ο αριθμός τηλεφώνου του ξεναγού

Πώς να τις προσθέσετε στα email σας

1. Μεταβείτε στο Προϊόν σας στον πίνακα ελέγχου του TicketingHub
2. Ανοίξτε την καρτέλα Email
3. Ανοίξτε το πρότυπο email που θέλετε να ενημερώσετε (συνήθως το Email επιβεβαίωσης κράτησης ή το Email υπενθύμισης κράτησης)
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή → Επεξεργασία
5. Εισαγάγετε την ή τις ετικέτες Liquid στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζονται τα στοιχεία του ξεναγού

Παράδειγμα:

Your guide for this tour is {{ guide.name }}.
If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.

6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση αλλαγών και, στη συνέχεια, στην επιλογή Αποστολή δοκιμαστικού email για προεπισκόπηση

Σημείωση: Αυτές οι ετικέτες συμπληρώνονται μόνο αν έχει ανατεθεί ξεναγός στη συγκεκριμένη επιλογή. Στις επιλογές χωρίς ανάθεση, τα πεδία εμφανίζονται κενά.

Χρήσιμη συμβουλή: Το email υπενθύμισης 24 ώρες πριν είναι ιδανικό για την εμφάνιση των στοιχείων επικοινωνίας του ξεναγού.

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Οι Οδηγοί δεν εμφανίζονται στο αριστερό μενού

• Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις → Δυνατότητες, βρείτε τους Οδηγούς και κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση οδηγών
• Επιστρέψτε στον πίνακα ελέγχου και ανοίξτε τους Οδηγούς από το αριστερό μενού

Ο ξεναγός δεν λαμβάνει το email ανάθεσης

• Επιβεβαιώστε ότι η Ειδοποίηση ανάθεσης βάρδιας είναι ενεργοποιημένη στις Ρυθμίσεις ειδοποιήσεων
• Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση email δεν περιέχει κενά ή ειδικούς χαρακτήρες
• Ελέγξτε τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας του ξεναγού

Ο ξεναγός δεν λαμβάνει την υπενθύμιση 24 ώρες πριν

• Βεβαιωθείτε ότι η ειδοποίηση είναι ενεργοποιημένη
• Επιβεβαιώστε ότι η ανάθεση έγινε περισσότερο από 24 ώρες πριν από την έναρξη της περιήγησης

Ο ξεναγός δεν λαμβάνει τη λίστα επισκεπτών

• Ενεργοποιήστε την ειδοποίηση Λίστας επισκεπτών (Manifest)
• Βεβαιωθείτε ότι ο χρόνος αποστολής της ειδοποίησης έχει ρυθμιστεί σωστά
• Επικοινωνήστε με την υποστήριξη αν το πρόβλημα παραμένει

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να αναθέσω περισσότερους από έναν ξεναγούς σε μια επιλογή; Όχι προς το παρόν. Το TicketingHub υποστηρίζει έναν ξεναγό ανά επιλογή.

Έχουν οι ξεναγοί πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου του TicketingHub; Όχι. Οι ξεναγοί λαμβάνουν μόνο ειδοποιήσεις μέσω email. Μπορούν, ωστόσο, να προστεθούν ως χρήστες της Διαχείρισης εισόδου για σκοπούς ελέγχου εισόδου, αλλά τότε θα έχουν ορατότητα σε όλες τις περιηγήσεις.

Τι συμβαίνει αν αλλάξω την επιλογή διαθεσιμότητας αφού αναθέσω έναν ξεναγό; Η βάρδια του ξεναγού ενημερώνεται αυτόματα και ο ξεναγός ειδοποιείται. Η διαγραφή της επιλογής καταργεί τη βάρδια και ειδοποιεί τον ξεναγό.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω τη λειτουργία ξεναγών του TicketingHub με το Google Calendar; Υπάρχει μια βασική ενσωμάτωση με το Google Calendar. Διατηρεί ενημερωμένο ένα συμβάν ανά χρονικό διάστημα, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού των ατόμων που έχουν κάνει κράτηση, και διατηρεί οτιδήποτε προσθέσετε εσείς στο συμβάν, όπως επισκέπτες ή σημειώσεις. Αν μετακινήσετε ένα συμβάν σε άλλο ημερολόγιο, το TicketingHub σταματά να το ενημερώνει.