Πώς να τροποποιήσετε, να ακυρώσετε, να επιστρέψετε χρήματα ή να αλλάξετε μια κράτηση στο TicketingHub

Κάθε αλλαγή που χρειάζεται να κάνετε σε μια κράτηση πελάτη πραγματοποιείται από το ίδιο σημείο — τη σελίδα παραγγελίας. Αυτός ο οδηγός καλύπτει όλα τα σενάρια σε ένα σημείο.

Επιλέξτε τη σωστή ενέργεια:

• Ίδιο προϊόν, νέα ημερομηνία/ώρα ή διαφορετικός αριθμός επισκεπτών → Πώς να αλλάξετε την ημερομηνία, την ώρα ή τον αριθμό επισκεπτών (επεξεργαστείτε την κράτηση χωρίς να τη διαγράψετε)
• Διαφορετικό προϊόν → Πώς να μεταφέρετε μια κράτηση σε διαφορετικό προϊόν (διαγράψτε την και, στη συνέχεια, προσθέστε μια νέα κράτηση)

Η διαφορά μεταξύ κράτησης και παραγγελίας

Πριν εκτελέσετε οποιαδήποτε ενέργεια, είναι χρήσιμο να κατανοήσετε με τι εργάζεστε.

Κράτηση (BK)

Μια κράτηση για ένα συγκεκριμένο προϊόν — με καθορισμένη ημερομηνία, ώρα και συμμετέχοντες. Μια παραγγελία μπορεί να περιέχει μία ή περισσότερες κρατήσεις.

Παραγγελία (OR)

Η κύρια εγγραφή που ομαδοποιεί μία ή περισσότερες κρατήσεις. Η πληρωμή αφορά το επίπεδο της παραγγελίας και όχι το επίπεδο της κράτησης.

💡 Όταν ακυρώνετε μια κράτηση, τα χρήματα παραμένουν μέσα στην παραγγελία. Όταν ακυρώνετε μια παραγγελία, το TicketingHub ξεκινά τυχόν υποστηριζόμενες επιστροφές χρημάτων από τον πάροχο, όμως ο χρόνος μέχρι να φτάσουν στον πελάτη διαφέρει. Τα μετρητά και οι εξωτερικές πληρωμές πρέπει να αντιμετωπίζονται ξεχωριστά.

Πώς να βρείτε μια κράτηση

1. Μεταβείτε στον Πίνακα ελέγχου → Παραγγελίες
2. Χρησιμοποιήστε τα πεδία Φιλτράρισμα κατά ή Εύρεση κατά αναφορά για αναζήτηση
3. Εισαγάγετε είτε τον αριθμό αναφοράς BK (Κράτηση) είτε τον αριθμό αναφοράς OR (Παραγγελία)
4. Κάντε κλικ στον αριθμό OR για να ανοίξετε την παραγγελία ή στον αριθμό BK για να μεταβείτε απευθείας στην κράτηση

Πώς να αλλάξετε την ημερομηνία, την ώρα ή τον αριθμό επισκεπτών

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία όταν ο πελάτης θέλει να αλλάξει ημερομηνία ή να προσαρμόσει την ποσότητα στο ίδιο προϊόν. Επεξεργαστείτε την υπάρχουσα κράτηση χωρίς να τη διαγράψετε — μην τη διαγράψετε και μην χρησιμοποιήσετε την επιλογή Νέα κράτηση. Η διαγραφή χρησιμοποιείται μόνο για την ακύρωση μιας κράτησης ή για την αλλαγή σε διαφορετικό προϊόν.

1. Ανοίξτε τον αριθμό OR
2. Στην ενότητα Κρατήσεις, βρείτε την κράτηση που θέλετε να τροποποιήσετε
3. Για να αλλάξετε την ημερομηνία ή την ώρα: κάντε κλικ στην ημερομηνία και την ώρα που επισημαίνονται με μπλε χρώμα, επιλέξτε τη νέα ημερομηνία και ώρα και, στη συνέχεια, επιβεβαιώστε
4. Για να αλλάξετε τον αριθμό επισκεπτών: κάντε κλικ στον αριθμό επισκεπτών που επισημαίνεται με μπλε χρώμα και τροποποιήστε την ποσότητα
5. Αν η τιμή αλλάξει λόγω της τροποποίησης, μεταβείτε στις Πληρωμές:
   • Περισσότεροι επισκέπτες ή ακριβότερη ημερομηνία → κάντε κλικ στην επιλογή Νέα πληρωμή
   • Λιγότεροι επισκέπτες ή φθηνότερη ημερομηνία → κάντε κλικ στην επιλογή Επιστροφή πληρωμής
6. Κάντε κλικ στις επιλογές Ενέργειες → Αποστολή ξανά επιβεβαίωσης κράτησης για να στείλετε στον πελάτη τα ενημερωμένα εισιτήριά του

⚠️ Η τροποποίηση μιας κράτησης δεν δημιουργεί αυτόματα νέα εισιτήρια ούτε επεξεργάζεται επιστροφή χρημάτων. Διαχειριστείτε χειροκίνητα τις προσαρμογές πληρωμής και την εκ νέου αποστολή της επιβεβαίωσης.

Πώς να μετατρέψετε μια κράτηση εισιτηρίου σε κουπόνι

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία όταν μια κράτηση εισιτηρίου με συγκεκριμένη ημερομηνία πρέπει να μετατραπεί σε κουπόνι χωρίς καθορισμένη ημερομηνία.

1. Ανοίξτε τον αριθμό OR
2. Στην ενότητα Κρατήσεις, κάντε κλικ στην ημερομηνία και την ώρα της κράτησης
3. Επιλέξτε Κράτηση με κουπόνι και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ενημέρωση κράτησης
4. Στη σελίδα της παραγγελίας, επιλέξτε Επιβεβαίωση παραγγελίας για να επιβεβαιώσετε ξανά την παραγγελία

Για να εξαργυρώσετε αργότερα το κουπόνι, δείτε το άρθρο Πώς να εξαργυρώσετε ένα κουπόνι.

Πώς να ακυρώσετε μία κράτηση μέσα σε μια παραγγελία

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία όταν ένας πελάτης έχει πολλές κρατήσεις σε μία παραγγελία και θέλει να ακυρώσει μόνο μία ή όταν θέλετε να ακυρώσετε και να κάνετε νέα κράτηση χωρίς να εκδώσετε επιστροφή χρημάτων.

1. Ανοίξτε τον αριθμό OR
2. Στην ενότητα Κρατήσεις, βρείτε την κράτηση που θέλετε να ακυρώσετε
3. Κάντε κλικ στο κόκκινο εικονίδιο κάδου απορριμμάτων (Διαγραφή) της συγκεκριμένης κράτησης

Η κράτηση ακυρώνεται. Τα χρήματα παραμένουν μέσα στην παραγγελία — δεν εκδίδεται αυτόματα επιστροφή χρημάτων. Στη συνέχεια μπορείτε να:

• Εκδώσετε μη αυτόματη επιστροφή χρημάτων για το συγκεκριμένο ποσό (δείτε το άρθρο Πώς να εκδώσετε μη αυτόματη επιστροφή χρημάτων)
• Κάνετε νέα κράτηση για τον πελάτη σε διαφορετικό προϊόν, χρησιμοποιώντας τα ίδια χρήματα της παραγγελίας (δείτε το άρθρο Πώς να μεταφέρετε μια κράτηση σε διαφορετικό προϊόν)

⚠️ Η διαγραφή μιας κράτησης ενημερώνει αυτόματα τον πελάτη ότι η αρχική του κράτηση ακυρώθηκε. Κάντε κλικ στις επιλογές Ενέργειες → Αποστολή ξανά επιβεβαίωσης κράτησης μετά από κάθε νέα κράτηση, για να στείλετε στον πελάτη τα νέα εισιτήριά του.

Πώς να ακυρώσετε ολόκληρη μια παραγγελία (πλήρης επιστροφή χρημάτων)

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία όταν ο πελάτης θέλει να ακυρώσει τα πάντα και να λάβει πλήρη επιστροφή χρημάτων.

1. Ανοίξτε τον αριθμό OR
2. Κάντε κλικ στις Ενέργειες στην επάνω δεξιά γωνία
3. Επιλέξτε Ακύρωση παραγγελίας

Το TicketingHub κλείνει την παραγγελία και ξεκινά επιστροφή χρημάτων στον αρχικό τρόπο πληρωμής, εφόσον αυτό υποστηρίζεται από τον πάροχο πληρωμών. Ο πάροχος πληρωμών και η τράπεζα του πελάτη καθορίζουν πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να εμφανιστεί η επιστροφή χρημάτων.

Για μετρητά, τραπεζικό έμβασμα ή άλλη πληρωμή που καταγράφηκε εκτός TicketingHub, επιστρέψτε τα χρήματα ξεχωριστά και βεβαιωθείτε ότι η επιστροφή χρημάτων έχει καταγραφεί με τη σωστή μέθοδο. Η ακύρωση της παραγγελίας δεν μεταφέρει χρήματα μέσω εξωτερικού τρόπου πληρωμής.

⚠️ Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή μόνο όταν είστε βέβαιοι ότι ο πελάτης θέλει πλήρη ακύρωση και πλήρη επιστροφή χρημάτων.

Πώς να εκδώσετε μη αυτόματη επιστροφή χρημάτων

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία για να επιστρέψετε μέρος ή το σύνολο μιας πληρωμής χωρίς να ακυρώσετε την παραγγελία — για παράδειγμα, μετά την αφαίρεση μιας κράτησης, τη μείωση του αριθμού επισκεπτών ή τη συμφωνία για επιστροφή χρημάτων καλής θέλησης.

1. Ανοίξτε τον αριθμό OR
2. Μεταβείτε στις Πληρωμές και κάντε κλικ στην επιλογή Επιστροφή πληρωμής δίπλα στην πληρωμή για την οποία θέλετε να επιστρέψετε χρήματα
3. Εισαγάγετε το ποσό της επιστροφής — οποιοδήποτε ποσό μικρότερο από το συνολικό ποσό της πληρωμής αποτελεί μερική επιστροφή χρημάτων
4. Προαιρετικά, επιλέξτε έναν λόγο
5. Επιλέξτε Τρόπος επιστροφής χρημάτων:
   • Αρχικός τρόπος πληρωμής (η προεπιλογή) — το TicketingHub ζητά την επιστροφή χρημάτων από τον συνδεδεμένο πάροχο πληρωμών, όπου υποστηρίζεται. Ο χρόνος επεξεργασίας διαφέρει ανάλογα με τον πάροχο και την τράπεζα, επομένως ελέγξτε την κατάσταση της επιστροφής χρημάτων πριν προσπαθήσετε ξανά.
   • Μετρητά, Τραπεζικό έμβασμα ή Κάρτα — επιλέξτε μία από αυτές τις επιλογές όταν επιστρέφετε τα χρήματα εκτός TicketingHub, για παράδειγμα σε μετρητά στο ταμείο ή μέσω τραπεζικού εμβάσματος από τον δικό σας λογαριασμό. Δεν μεταφέρονται αυτόματα χρήματα· η μέθοδος καταγράφεται, ώστε οι αναφορές σας να δείχνουν πώς επιστράφηκαν τα χρήματα στον πελάτη.
6. Προαιρετικά, προσθέστε Ιδιωτικές σημειώσεις — ελεύθερο κείμενο για τα δικά σας αρχεία, όπως ο πάροχος πληρωμών μέσω του οποίου κάνατε την επιστροφή και ο αριθμός συναλλαγής του. Οι σημειώσεις δεν εμφανίζονται ποτέ στον πελάτη.
7. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιστροφή πληρωμής

Η μέθοδος επιστροφής χρημάτων και οι ιδιωτικές σημειώσεις εμφανίζονται δίπλα σε κάθε επιστροφή χρημάτων στη σελίδα πληρωμής και στη λίστα επιστροφών χρημάτων.

Αν το PayPal ζητήσει επαληθευμένο λογαριασμό ACH, ακολουθήστε το άρθρο Σφάλμα επιστροφής χρημάτων PayPal: Απαιτείται επαληθευμένος λογαριασμός ACH πριν προσπαθήσετε ξανά.

Πώς να επιβεβαιώσετε ότι μια επιστροφή χρημάτων ολοκληρώθηκε με επιτυχία

1. Ανοίξτε την παραγγελία και ελέγξτε την ενότητα Πληρωμές.
2. Αναζητήστε την ένδειξη Μερική επιστροφή χρημάτων ή Επιστράφηκαν χρήματα δίπλα στην πληρωμή.
3. Ανοίξτε την πληρωμή για να δείτε το ποσό επιστροφής, την ημερομηνία, τη μέθοδο και το ιστορικό.
4. Μπορείτε επίσης να ανοίξετε την καρτέλα Επιστροφές χρημάτων στην ενότητα Παραγγελίες για να βρείτε την επιστροφή.

Αν η φόρμα επιστροφής χρημάτων εμφάνισε σφάλμα και δεν εμφανίζεται καμία επιστροφή στο ιστορικό πληρωμών, η επιστροφή δεν καταγράφηκε. Επιλύστε το σφάλμα πριν προσπαθήσετε ξανά.

Για επιστροφές χρημάτων μέσω Αρχικού τρόπου πληρωμής, η εγγραφή επιστροφής σημαίνει ότι το TicketingHub αποδέχτηκε το αίτημα και το έστειλε στον συνδεδεμένο πάροχο, όπου υποστηρίζεται. Δεν σημαίνει ότι τα χρήματα έχουν ήδη φτάσει στην τράπεζα του πελάτη. Ελέγξτε το Stripe, το PayPal ή τον άλλο πάροχό σας όταν χρειάζεται να επιβεβαιώσετε την εκκαθάριση.

Για επιστροφές χρημάτων με Μετρητά, Τραπεζικό έμβασμα ή Κάρτα, η εγγραφή χρησιμοποιείται μόνο για αναφορές. Επιβεβαιώστε ξεχωριστά ότι η ομάδα σας επέστρεψε τα χρήματα.

Πώς να μεταφέρετε μια κράτηση σε διαφορετικό προϊόν

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία μόνο όταν ένας πελάτης θέλει να μεταβεί από ένα προϊόν σε άλλο — για παράδειγμα, να επιλέξει μια διαφορετική τουριστική εμπειρία ή να εξαργυρώσει ένα κουπόνι σε διαφορετικό προϊόν από αυτό που είχε αρχικά κρατήσει. Αν παραμένει στο ίδιο προϊόν και χρειάζεται μόνο νέα ημερομηνία, ώρα ή αριθμό επισκεπτών, χρησιμοποιήστε το άρθρο Πώς να αλλάξετε την ημερομηνία, την ώρα ή τον αριθμό επισκεπτών — μην διαγράψετε την κράτηση.

Η διαδικασία ονομάζεται επίσης αλλαγή, μεταφορά ή νέα κράτηση πελάτη σε διαφορετικό προϊόν. Η διαδικασία είναι η ίδια, ανεξάρτητα από την ονομασία που χρησιμοποιείτε.

Η βασική αρχή: διαγράψτε την κράτηση μέσα από την παραγγελία και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια νέα κράτηση στην ίδια παραγγελία.

1. Ανοίξτε τον αριθμό OR.
2. Στην ενότητα Κρατήσεις, επιλέξτε τον κόκκινο κάδο απορριμμάτων στην κράτηση που αντικαθίσταται.
3. Ανοίξτε τις επιλογές Ενέργειες → Νέα κράτηση.
4. Επιλέξτε το νέο προϊόν, την ημερομηνία, την ώρα και τις ποσότητες επισκεπτών και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε την κράτηση.
5. Αν η νέα κράτηση κοστίζει περισσότερο, χρησιμοποιήστε την επιλογή Νέα πληρωμή για να εισπράξετε ή να καταγράψετε τη διαφορά.
6. Αν κοστίζει λιγότερο, χρησιμοποιήστε την επιλογή Επιστροφή πληρωμής για να επιστρέψετε ή να καταγράψετε τη διαφορά.
7. Επιλέξτε Ενέργειες → Αποστολή ξανά επιβεβαίωσης κράτησης για να στείλετε τα νέα εισιτήρια.

Τα χρήματα από τη διαγραμμένη κράτηση παραμένουν στην παραγγελία μέχρι να προσθέσετε επιστροφή χρημάτων. Ελέγχετε πάντα το υπόλοιπο της παραγγελίας πριν ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

Παράκαμψη της διαφοράς τιμής

Αν το νέο προϊόν κοστίζει περισσότερο και δεν θέλετε να χρεώσετε τον πελάτη:

1. Προσθέστε την κράτηση αντικατάστασης.
2. Στην ενότητα Εκπτώσεις της παραγγελίας, επιλέξτε Νέα έκπτωση για τη νέα κράτηση.
3. Εισαγάγετε τη συμφωνημένη διαφορά τιμής.
4. Ελέγξτε ότι το υπόλοιπο της παραγγελίας είναι σωστό και, στη συνέχεια, στείλτε ξανά την επιβεβαίωση.

Αν το νέο προϊόν κοστίζει λιγότερο και ο πελάτης έχει συμφωνήσει να μην λάβει τη διαφορά, παραλείψτε την επιστροφή χρημάτων. Η παραγγελία μπορεί να εμφανίζει αχρησιμοποίητο υπόλοιπο, επομένως καταγράψτε μια σαφή σημείωση που εξηγεί τη συμφωνία και ελέγξτε το υπόλοιπο πριν ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

Πώς να διορθώσετε την ακύρωση λάθος κράτησης ή παραγγελίας

Ακυρώσατε μία κράτηση

Μια ακυρωμένη κράτηση δεν μπορεί να αποκατασταθεί. Αν η παραγγελία παραμένει ανοιχτή:

1. Ανοίξτε τον αριθμό OR.
2. Επιλέξτε Ενέργειες → Νέα κράτηση.
3. Δημιουργήστε ξανά την κράτηση με το σωστό προϊόν, την ημερομηνία, την ώρα και τον αριθμό επισκεπτών.
4. Ελέγξτε το υπόλοιπο της παραγγελίας πριν προσθέσετε άλλη πληρωμή. Τα χρήματα από την ακυρωμένη κράτηση παραμένουν κανονικά στην παραγγελία.
5. Επιλέξτε Ενέργειες → Αποστολή ξανά επιβεβαίωσης κράτησης.

Η αρχική αναφορά BK παραμένει ακυρωμένη και ο πελάτης ενδέχεται να έχει ήδη λάβει email ακύρωσης.

Ακυρώσατε ολόκληρη την παραγγελία

Μια ακυρωμένη παραγγελία δεν μπορεί να επανενεργοποιηθεί. Η ακύρωση της παραγγελίας μπορεί να έχει ήδη ξεκινήσει επιστροφές χρημάτων και να έχει ακυρώσει όλες τις κρατήσεις.

1. Ελέγξτε το ιστορικό πληρωμών και επιστροφών χρημάτων πριν εκτελέσετε οποιαδήποτε περαιτέρω ενέργεια.
2. Επιβεβαιώστε τυχόν επιστροφή χρημάτων από τον πάροχο στο Stripe, το PayPal ή στον άλλο πάροχο πληρωμών σας.
3. Δημιουργήστε νέα παραγγελία αν ο πελάτης θέλει ακόμη να κάνει κράτηση.
4. Μην επαναλάβετε την επιλογή Ακύρωση παραγγελίας για να διορθώσετε ένα μερικό πρόβλημα, επειδή ενδέχεται να επιστραφούν επιπλέον διαθέσιμα υπόλοιπα.

Η επιλογή Επαναφορά παραγγελίας αφορά μόνο μια παραγγελία που έληξε πριν από την επιβεβαίωσή της. Δεν επαναφέρει μια ακυρωμένη παραγγελία.

Αν μια παραγγελία έληξε πριν επιβεβαιωθεί, χρησιμοποιήστε το άρθρο Πώς να επαναφέρετε ληγμένες κρατήσεις αντί για αυτήν τη διαδικασία.