Як призначати екскурсоводів і автоматизувати сповіщення в TicketingHub

Огляд

Функція змін екскурсоводів TicketingHub дає операторам змогу призначати екскурсоводів для варіантів турів і автоматизувати пов’язані комунікації. Система самостійно надсилає сповіщення про призначення, нагадування за 24 години та списки гостей, без ручного втручання.

Крок 1 — активуйте Guides

За замовчуванням Guides вимкнено. Щоб активувати цю функцію:

1. Відкрийте інформаційну панель TicketingHub
2. Натисніть Налаштування на лівій бічній панелі
3. Відкрийте вкладку Функції
4. Знайдіть Guides і натисніть Активувати Guides

Після активації в лівому навігаційному меню з’явиться розділ Guides.

Крок 2 — створіть екскурсоводів

1. Відкрийте Guides у меню ліворуч
2. Натисніть Новий екскурсовод
3. Заповніть усі обов’язкові поля:

Поле	Примітки
Ім’я	Відображуване ім’я в інформаційній панелі
Ім’я	Використовується в автоматичних електронних листах
Прізвище	Використовується в автоматичних електронних листах
Адреса електронної пошти	На цю адресу надсилаються всі сповіщення про зміни
Номер телефону	Необов’язковий, але рекомендований для турів із взаємодією з гостями

4. Натисніть Зберегти

Важливо: уважно перевіряйте адреси електронної пошти. Недійсні символи або друкарські помилки спричиняють непомітні помилки доставки, без повідомлення про помилку в інформаційній панелі.

Поточне обмеження: TicketingHub підтримує одного екскурсовода для кожного варіанта. Зверніться до служби підтримки, якщо вам потрібно призначати кількох екскурсоводів.

Крок 3 — налаштуйте сповіщення для екскурсоводів

Налаштуйте автоматичні електронні листи, відкривши Налаштування сповіщень у розділі Guides:

Сповіщення про призначення зміни Надсилається одразу після призначення, оновлення або видалення екскурсовода для варіанта.

Нагадування за 24 години Надсилається за день до туру, але лише якщо призначення відбулося більш ніж за 24 години до його початку. Призначення в день проведення туру не запускають це нагадування.

Список гостей (маніфест) Надсилається у визначений час до початку туру та містить повний список гостей для цього варіанта.

Порада: увімкніть усі три сповіщення, щоб забезпечити повну комунікацію з екскурсоводом без додаткових ручних нагадувань.

Крок 4 — призначте екскурсовода для варіанта

1. Відкрийте Доступність у меню ліворуч
2. Натисніть варіант туру, для якого потрібно призначити екскурсовода
3. Відкрийте вкладку Розширені налаштування
4. Виберіть екскурсовода зі спадного списку Призначити екскурсовода
5. Збережіть зміни

Екскурсовод одразу отримає електронний лист зі сповіщенням про призначення. Якщо згодом ви зміните або видалите цей варіант доступності, зміна екскурсовода оновиться автоматично, а екскурсовод отримає сповіщення.

Крок 5 — додайте дані екскурсовода до електронних листів для клієнтів

Додавайте інформацію про екскурсовода до електронних листів для клієнтів за допомогою тегів шаблонів Liquid у TicketingHub:

Тег Liquid	Що він вставляє
{{ guide.name }}	Відображуване ім’я екскурсовода
{{ guide.phone }}	Номер телефону екскурсовода

Як додати їх до електронних листів

1. Відкрийте свій Продукт в інформаційній панелі TicketingHub
2. Перейдіть на вкладку Електронні листи
3. Відкрийте шаблон електронного листа, який потрібно оновити (зазвичай це Електронний лист із підтвердженням бронювання або Електронний лист із нагадуванням про бронювання)
4. Натисніть Перегляд → Редагувати
5. Вставте тег або теги Liquid у потрібне місце, де має відображатися інформація про екскурсовода

Приклад:

Your guide for this tour is {{ guide.name }}.
If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.

6. Натисніть Зберегти зміни, а потім Надіслати тестовий електронний лист, щоб переглянути результат

Примітка: ці теги заповнюються лише в разі, якщо для цього варіанта призначено екскурсовода. Для варіантів без призначеного екскурсовода вони залишаються порожніми.

Порада: електронний лист із нагадуванням за 24 години ідеально підходить для відображення контактних даних екскурсовода.

Усунення несправностей

Guides не відображається в меню ліворуч

• Перейдіть до Налаштування → Функції, знайдіть Guides і натисніть Активувати Guides
• Поверніться до інформаційної панелі та відкрийте Guides у меню ліворуч

Екскурсовод не отримує електронний лист про призначення

• Переконайтеся, що в налаштуваннях сповіщень увімкнено сповіщення про призначення зміни
• Перевірте, чи не містить адреса електронної пошти пробілів або спеціальних символів
• Перевірте папку спаму екскурсовода

Екскурсовод не отримує нагадування за 24 години

• Переконайтеся, що це сповіщення увімкнено
• Перевірте, чи відбулося призначення більш ніж за 24 години до початку туру

Екскурсовод не отримує список гостей

• Увімкніть сповіщення «Список гостей (маніфест)»
• Перевірте, чи правильно налаштовано час надсилання сповіщення
• Якщо проблема не зникає, зверніться до служби підтримки

Часті запитання

Чи можна призначити для одного варіанта кількох екскурсоводів? Поки що ні. TicketingHub підтримує одного екскурсовода для кожного варіанта.

Чи мають екскурсоводи доступ до інформаційної панелі TicketingHub? Ні. Екскурсоводи отримують лише сповіщення електронною поштою. Їх можна додати як користувачів керування входом для перевірки квитків, однак тоді вони матимуть доступ до інформації про всі тури.

Що станеться, якщо змінити варіант доступності після призначення екскурсовода? Зміна екскурсовода оновиться автоматично, а екскурсовод отримає сповіщення. Видалення варіанта скасовує зміну та надсилає екскурсоводу сповіщення.

Чи можна використовувати функцію екскурсоводів TicketingHub із Google Calendar? Доступна базова інтеграція з Google Calendar. Вона підтримує актуальність однієї події для кожного часового проміжку, оновлюючи кількість заброньованих людей, і не змінює дані, які ви самостійно додали до події, наприклад гостей або нотатки. Якщо перемістити подію до іншого календаря, TicketingHub припинить її оновлювати.