כיצד לשייך מדריכי סיורים ולהפוך את ההתראות לאוטומטיות ב-TicketingHub

סקירה

התכונה Guide Shifts של TicketingHub מאפשרת למפעילים לשייך מדריכים לאפשרויות סיור ולהפוך את התקשורת הקשורה לאוטומטית. המערכת מטפלת בהתראות על שיבוץ, בתזכורות 24 שעות מראש ובהפצת רשימות האורחים ללא צורך בהתערבות ידנית.

שלב 1 — הפעלת Guides

Guides מושבת כברירת מחדל. כדי להפעיל אותו:

1. פתחו את לוח הבקרה של TicketingHub
2. לחצו על הגדרות בסרגל הצד השמאלי
3. לחצו על הכרטיסייה תכונות
4. מצאו את מדריכים ולחצו על הפעלת מדריכים

לאחר ההפעלה, הקטע מדריכים יופיע בתפריט הניווט שבצד שמאל.

שלב 2 — יצירת המדריכים שלכם

1. עברו אל מדריכים בתפריט שבצד שמאל
2. לחצו על מדריך חדש
3. מלאו את כל השדות הנדרשים:

שדה	הערות
שם	השם שיוצג בלוח הבקרה
שם פרטי	משמש בהודעות דוא״ל אוטומטיות
שם משפחה	משמש בהודעות דוא״ל אוטומטיות
כתובת דוא״ל	אליה נשלחות כל ההתראות על המשמרות
מספר טלפון	אופציונלי, אך מומלץ לסיורים מול אורחים

4. לחצו על שמירה

חשוב: בדקו בקפידה את כתובות הדוא״ל. תווים לא חוקיים או שגיאות כתיב גורמים לכשלי מסירה שקטים, ללא הודעת שגיאה בלוח הבקרה.

מגבלה נוכחית: TicketingHub תומכת במדריך אחד לכל אפשרות. פנו לתמיכה אם נדרשים מספר מדריכים.

שלב 3 — הגדרת התראות למדריכים

הגדירו הודעות דוא״ל אוטומטיות באמצעות פתיחת הגדרות התראות תחת הקטע מדריכים:

התראה על שיבוץ למשמרת נשלחת מיד כאשר מדריך משויך לאפשרות, כאשר השיוך מתעדכן או כאשר המדריך מוסר מהאפשרות.

תזכורת 24 שעות מראש נשלחת ביום שלפני הסיור, אך רק אם השיוך בוצע יותר מ-24 שעות מראש. שיבוצים שבוצעו באותו היום אינם מפעילים את התזכורת הזו.

רשימת אורחים (מניפסט) נשלחת במועד שניתן להגדיר, לפני תחילת הסיור, וכוללת את רשימת האורחים המלאה של אותה אפשרות.

טיפ מקצועי: הפעילו את שלוש ההתראות כדי להבטיח תקשורת מקיפה עם המדריכים ללא צורך במעקב ידני.

שלב 4 — שיוך מדריך לאפשרות

1. עברו אל זמינות בתפריט שבצד שמאל
2. לחצו על אפשרות הסיור שאליה ברצונכם לשייך מדריך
3. פתחו את הכרטיסייה מתקדם
4. בחרו את המדריך שלכם מהרשימה הנפתחת שיוך מדריך
5. שמרו את השינויים

המדריך יקבל מיד הודעת דוא״ל על השיוך. אם תשנו או תמחקו מאוחר יותר את אפשרות הזמינות הזו, משמרת המדריך תתעדכן אוטומטית והמדריך יקבל התראה.

שלב 5 — הוספת פרטי מדריך להודעות דוא״ל ללקוחות

הציגו את פרטי המדריך בהודעות דוא״ל המיועדות ללקוחות באמצעות תגיות התבנית של Liquid ב-TicketingHub:

תגית Liquid	מה היא מוסיפה
{{ guide.name }}	השם שיוצג עבור המדריך
{{ guide.phone }}	מספר הטלפון של המדריך

כיצד להוסיף אותן להודעות הדוא״ל שלכם

1. עברו אל המוצר שלכם בלוח הבקרה של TicketingHub
2. עברו אל הכרטיסייה הודעות דוא״ל
3. פתחו את תבנית הודעת הדוא״ל שברצונכם לעדכן (בדרך כלל הודעת דוא״ל לאישור הזמנה או הודעת דוא״ל לתזכורת על הזמנה)
4. לחצו על תצוגה → עריכה
5. הוסיפו את תגית או תגיות Liquid במקום שבו תרצו שפרטי המדריך יופיעו

דוגמה:

Your guide for this tour is {{ guide.name }}.
If you have any questions before the day, you can reach them on {{ guide.phone }}.

6. לחצו על שמירת שינויים, ולאחר מכן על שליחת הודעת דוא״ל לבדיקה כדי לצפות בתצוגה מקדימה

הערה: תגיות אלה יכילו נתונים רק אם מדריך שויך לאותה אפשרות. באפשרויות ללא מדריך, הן יוצגו כריקות.

טיפ מקצועי: הודעת הדוא״ל של התזכורת 24 שעות מראש מתאימה במיוחד להצגת פרטי הקשר של המדריך.

פתרון בעיות

Guides אינו מופיע בתפריט שבצד שמאל

• עברו אל הגדרות → תכונות, מצאו את מדריכים ולחצו על הפעלת מדריכים
• חזרו ללוח הבקרה ופתחו את מדריכים מהתפריט שבצד שמאל

המדריך אינו מקבל את הודעת הדוא״ל על השיוך

• ודאו שהתראה על שיבוץ למשמרת מופעלת בהגדרות ההתראות
• ודאו שכתובת הדוא״ל אינה כוללת רווחים או תווים מיוחדים
• בדקו את תיקיית הספאם של המדריך

המדריך אינו מקבל את התזכורת 24 שעות מראש

• ודאו שההתראה מופעלת
• ודאו שהשיוך בוצע יותר מ-24 שעות לפני תחילת הסיור

המדריך אינו מקבל את רשימת האורחים

• הפעילו את ההתראה של רשימת האורחים (מניפסט)
• ודאו שתזמון ההתראה מוגדר כראוי
• פנו לתמיכה אם הבעיה נמשכת

שאלות נפוצות

האם ניתן לשייך יותר ממדריך אחד לאפשרות? לא בשלב זה. TicketingHub תומכת במדריך אחד לכל אפשרות.

האם למדריכים יש גישה ללוח הבקרה של TicketingHub? לא. מדריכים מקבלים התראות בדוא״ל בלבד. ניתן להוסיף אותם כמשתמשי ניהול כניסה לצורכי ביצוע צ׳ק-אין, אך במקרה כזה תהיה להם נראות בכל הסיורים.

מה קורה אם אני משנה את אפשרות הזמינות לאחר ששייכתי מדריך? משמרת המדריך מתעדכנת אוטומטית והמדריך מקבל התראה. מחיקת האפשרות מסירה את המשמרת ומיידעת את המדריך.

האם ניתן להשתמש בתכונת המדריכים של TicketingHub עם Google Calendar? קיימת אינטגרציה בסיסית עם Google Calendar. היא מעדכנת אירוע אחד לכל משבצת זמן בהתאם למספר האנשים שהזמינו, ומשאירה ללא שינוי כל דבר שתוסיפו בעצמכם לאירוע, כגון אורחים או הערות. אם תעבירו אירוע ליומן אחר, TicketingHub תפסיק לעדכן אותו.