כיצד לשנות, לבטל, לזכות או להעביר הזמנה ב-TicketingHub

כל שינוי שצריך לבצע בהזמנת כרטיסים של לקוח מתבצע מאותו מקום — דף ההזמנה. מדריך זה מרכז את כל התרחישים במקום אחד.

בחירת הפעולה הנכונה:

• אותו מוצר, אך תאריך/שעה או מספר משתתפים חדשים → כיצד לשנות את התאריך, השעה או מספר המשתתפים (ערכו את ההזמנה הקיימת — אל תמחקו אותה)
• מוצר אחר → כיצד להעביר הזמנה למוצר אחר (מחקו את ההזמנה ולאחר מכן הוסיפו הזמנה חדשה)

ההבדל בין הזמנת כרטיסים להזמנה ראשית

לפני ביצוע פעולה כלשהי, כדאי להבין עם מה אתם עובדים.

הזמנת כרטיסים (BK)

הזמנה עבור מוצר מסוים אחד — עם תאריך, שעה ומשתתפים מוגדרים. הזמנה ראשית יכולה לכלול הזמנת כרטיסים אחת או יותר.

הזמנה ראשית (OR)

הרשומה הראשית שמאגדת הזמנת כרטיסים אחת או יותר. התשלום משויך לרמת ההזמנה הראשית, ולא לרמת הזמנת הכרטיסים.

💡 כאשר מבטלים הזמנת כרטיסים, הכספים נשארים בתוך ההזמנה הראשית. כאשר מבטלים הזמנה ראשית, TicketingHub מתחילה את תהליך הזיכוי אצל ספקי תשלום נתמכים, אך הזמן עד שהכסף יגיע ללקוח משתנה. יש לטפל במזומן ובתשלומים חיצוניים בנפרד.

כיצד למצוא הזמנת כרטיסים

1. עברו אל לוח הבקרה → הזמנות
2. השתמשו באפשרות סינון לפי או חיפוש לפי מספר אסמכתה כדי לבצע חיפוש
3. הזינו את מספר האסמכתה של BK (הזמנת כרטיסים) או של OR (הזמנה ראשית)
4. לחצו על מספר ה-OR כדי לפתוח את ההזמנה הראשית, או על מספר ה-BK כדי לעבור ישירות להזמנת הכרטיסים

כיצד לשנות את התאריך, השעה או מספר המשתתפים

השתמשו באפשרות זו כאשר הלקוח רוצה לשנות את מועד ההזמנה או את הכמויות עבור אותו מוצר. ערכו את הזמנת הכרטיסים הקיימת — אל תמחקו אותה ואל תשתמשו באפשרות הזמנה חדשה. מחיקה מיועדת רק לביטול הזמנת כרטיסים או למעבר למוצר אחר.

1. פתחו את מספר ה-OR
2. תחת הזמנות כרטיסים, מצאו את הזמנת הכרטיסים שיש לשנות
3. כדי לשנות את התאריך או השעה: לחצו על התאריך והשעה המודגשים בכחול, בחרו תאריך ושעה חדשים ולאחר מכן אשרו
4. כדי לשנות את מספר המשתתפים: לחצו על מספר המשתתפים המודגש בכחול ושנו את הכמות
5. אם המחיר השתנה בעקבות השינוי, עברו אל תשלומים:
   • יותר משתתפים או תאריך יקר יותר → לחצו על תשלום חדש
   • פחות משתתפים או תאריך זול יותר → לחצו על זיכוי תשלום
6. לחצו על פעולות → שליחה מחדש של אישור הזמנת הכרטיסים כדי לשלוח ללקוח את הכרטיסים המעודכנים

⚠️ שינוי הזמנת כרטיסים אינו יוצר כרטיסים חדשים או מעבד זיכוי באופן אוטומטי. יש לבצע את התאמות התשלום ולשלוח את האישור מחדש באופן ידני.

כיצד להמיר הזמנת כרטיסים לשובר

השתמשו באפשרות זו כאשר הזמנת כרטיסים עם תאריך צריכה להפוך לשובר ללא תאריך קבוע.

1. פתחו את מספר ה-OR
2. תחת הזמנות כרטיסים, לחצו על התאריך והשעה של הזמנת הכרטיסים
3. בחרו הזמנת שובר, ולאחר מכן בחרו עדכון הזמנה
4. בדף ההזמנה הראשית, בחרו אישור הזמנה כדי לאשר מחדש את ההזמנה

כדי לממש את השובר במועד מאוחר יותר, ראו כיצד לממש שובר.

כיצד לבטל הזמנת כרטיסים אחת בתוך הזמנה ראשית

השתמשו באפשרות זו כאשר ללקוח יש כמה הזמנות כרטיסים בתוך הזמנה ראשית אחת והוא רוצה לבטל רק אחת מהן, או כאשר רוצים לבטל את הזמנת הכרטיסים ולבצע הזמנה חדשה עבור הלקוח בלי להנפיק זיכוי.

1. פתחו את מספר ה-OR
2. תחת הזמנות כרטיסים, מצאו את הזמנת הכרטיסים שיש לבטל
3. לחצו על סמל פח האשפה האדום (מחיקה) של אותה הזמנה

הזמנת הכרטיסים מבוטלת. הכספים נשארים בתוך ההזמנה הראשית — לא מונפק זיכוי אוטומטי. לאחר מכן תוכלו:

• להנפיק זיכוי ידני עבור הסכום הזה (ראו כיצד להנפיק זיכוי ידני)
• לבצע הזמנה חדשה עבור הלקוח במוצר אחר, באמצעות כספי אותה הזמנה ראשית (ראו כיצד להעביר הזמנה למוצר אחר)

⚠️ מחיקת הזמנת כרטיסים מודיעה ללקוח באופן אוטומטי שההזמנה המקורית שלו בוטלה. לאחר ביצוע הזמנה חדשה, לחצו על פעולות → שליחה מחדש של אישור הזמנת הכרטיסים כדי לשלוח ללקוח את הכרטיסים החדשים.

כיצד לבטל הזמנה ראשית שלמה (זיכוי מלא)

השתמשו באפשרות זו כאשר הלקוח רוצה לבטל הכול ולקבל זיכוי מלא.

1. פתחו את מספר ה-OR
2. לחצו על פעולות בפינה השמאלית העליונה
3. בחרו ביטול הזמנה

TicketingHub סוגרת את ההזמנה ומתחילה זיכוי לאמצעי התשלום המקורי, כאשר ספק התשלום תומך בכך. ספק התשלום והבנק של הלקוח קובעים כמה זמן יידרש עד שהזיכוי יופיע.

במקרה של מזומן, העברה בנקאית או תשלום אחר שתועד מחוץ ל-TicketingHub, יש להחזיר את הכסף בנפרד ולוודא שהזיכוי מתועד באמצעות השיטה הנכונה. ביטול ההזמנה אינו מעביר כסף דרך אמצעי תשלום חיצוני.

⚠️ השתמשו באפשרות זו רק כאשר אתם בטוחים שהלקוח רוצה ביטול מלא וזיכוי מלא.

כיצד להנפיק זיכוי ידני

השתמשו באפשרות זו כדי לזכות חלק מתשלום או את כולו בלי לבטל את ההזמנה הראשית — למשל לאחר הסרת הזמנת כרטיסים, הפחתת מספר המשתתפים או אישור זיכוי כמחווה שירותית.

1. פתחו את מספר ה-OR
2. עברו אל תשלומים ולחצו על זיכוי תשלום לצד התשלום שברצונכם לזכות
3. הזינו את סכום הזיכוי — כל סכום הנמוך מהתשלום המלא ייצור זיכוי חלקי
4. ניתן לבחור סיבה, אם רוצים
5. בחרו שיטת זיכוי:
   • אמצעי התשלום המקורי (ברירת המחדל) — TicketingHub מבקשת את הזיכוי מספק התשלום המקושר, כאשר הדבר נתמך. זמן העיבוד משתנה לפי הספק והבנק, לכן בדקו את סטטוס הזיכוי לפני ניסיון נוסף.
   • מזומן, העברה בנקאית או כרטיס — בחרו באחת מהאפשרויות האלה כאשר אתם מחזירים את הכסף מחוץ ל-TicketingHub, למשל במזומן בדלפק או בהעברה בנקאית מחשבונכם. כסף אינו מועבר באופן אוטומטי; השיטה מתועדת כדי שהדוחות יציגו כיצד הלקוח קיבל את הזיכוי.
6. ניתן להוסיף הערות פרטיות — טקסט חופשי לתיעוד שלכם, למשל באיזה ספק תשלום השתמשתם לצורך הזיכוי ומהי אסמכתת העסקה שלו. ההערות לעולם אינן מוצגות ללקוח.
7. לחצו על זיכוי תשלום

שיטת הזיכוי וההערות הפרטיות מופיעות לצד כל זיכוי בדף התשלום וברשימת הזיכויים.

אם PayPal מבקשת חשבון ACH מאומת, פעלו לפי שגיאת זיכוי ב-PayPal: נדרש חשבון ACH מאומת לפני ניסיון נוסף.

כיצד לוודא שהזיכוי בוצע בהצלחה

1. פתחו את ההזמנה ובדקו את הקטע תשלומים.
2. חפשו את הסטטוס זיכוי חלקי או זוכה לצד התשלום.
3. פתחו את התשלום כדי לראות את סכום הזיכוי, התאריך, השיטה וההיסטוריה.
4. ניתן גם לפתוח את הכרטיסייה זיכויים תחת הזמנות כדי למצוא את הזיכוי.

אם טופס הזיכוי הציג שגיאה ולא מופיע זיכוי בהיסטוריית התשלומים, הזיכוי לא תועד. יש לפתור את השגיאה לפני ניסיון נוסף.

בזיכויים באמצעות אמצעי התשלום המקורי, רשומת הזיכוי פירושה ש-TicketingHub קיבלה את הבקשה ושלחה אותה לספק המקושר, כאשר הדבר נתמך. אין פירוש הדבר שהכסף כבר הגיע לבנק של הלקוח. כאשר צריך לאשר את השלמת העברת הכסף, בדקו ב-Stripe, ב-PayPal או אצל ספק התשלום האחר שלכם.

בזיכויים באמצעות מזומן, העברה בנקאית או כרטיס, הרשומה מיועדת לדיווח בלבד. יש לוודא בנפרד שהצוות שלכם החזיר את הכסף.

כיצד להעביר הזמנה למוצר אחר

השתמשו באפשרות זו רק כאשר לקוח רוצה לעבור ממוצר אחד למוצר אחר — למשל לעבור לחוויית סיור אחרת, או לממש שובר מול מוצר אחר מזה שהוזמן במקור. אם הלקוח נשאר עם אותו מוצר ורק זקוק לתאריך, שעה או מספר משתתפים חדשים, השתמשו במקום זאת ב-כיצד לשנות את התאריך, השעה או מספר המשתתפים — אל תמחקו את הזמנת הכרטיסים.

פעולה זו נקראת גם החלפה, העברה או ביצוע הזמנה חדשה עבור לקוח במוצר אחר. התהליך זהה ללא קשר לשם שבו אתם משתמשים.

העיקרון המרכזי: מחקו את הזמנת הכרטיסים בתוך ההזמנה הראשית, ולאחר מכן צרו הזמנת כרטיסים חדשה באותה הזמנה ראשית.

1. פתחו את מספר ה-OR.
2. תחת הזמנות כרטיסים, בחרו את פח האשפה האדום של הזמנת הכרטיסים שמוחלפת.
3. פתחו את פעולות → הזמנה חדשה.
4. בחרו את המוצר, התאריך, השעה וכמויות המשתתפים החדשים, ולאחר מכן שמרו את הזמנת הכרטיסים.
5. אם ההזמנה החדשה יקרה יותר, השתמשו בתשלום חדש כדי לגבות או לתעד את ההפרש.
6. אם היא זולה יותר, השתמשו בזיכוי תשלום כדי להחזיר או לתעד את ההפרש.
7. בחרו פעולות → שליחה מחדש של אישור הזמנת הכרטיסים כדי לשלוח את הכרטיסים החדשים.

הכספים מהזמנת הכרטיסים שנמחקה נשארים בהזמנה הראשית עד להוספת זיכוי. בדקו תמיד את יתרת ההזמנה לפני סיום התהליך.

ויתור על הפרש המחיר

אם המוצר החדש יקר יותר ואינכם רוצים לחייב את הלקוח:

1. הוסיפו את הזמנת הכרטיסים החלופית.
2. בקטע הנחות של ההזמנה הראשית, בחרו הנחה חדשה עבור הזמנת הכרטיסים החדשה.
3. הזינו את הפרש המחיר שסוכם.
4. ודאו שיתרת ההזמנה נכונה ולאחר מכן שלחו את האישור מחדש.

אם המוצר החדש זול יותר והלקוח הסכים שלא לקבל את ההפרש, דלגו על הזיכוי. ייתכן שבהזמנה הראשית תופיע יתרה שלא נוצלה, לכן תעדו בהערה ברורה את ההסכמה ובדקו את היתרה לפני סיום התהליך.

כיצד לשחזר לאחר ביטול הזמנת הכרטיסים או ההזמנה הלא נכונה

ביטלתם הזמנת כרטיסים אחת

לא ניתן לשחזר הזמנת כרטיסים שבוטלה. אם ההזמנה הראשית עדיין פתוחה:

1. פתחו את מספר ה-OR.
2. בחרו פעולות → הזמנה חדשה.
3. צרו מחדש את הזמנת הכרטיסים עם המוצר, התאריך, השעה והמשתתפים הנכונים.
4. בדקו את יתרת ההזמנה לפני הוספת תשלום נוסף. כספים מהזמנת הכרטיסים שבוטלה נשארים בדרך כלל בתוך ההזמנה הראשית.
5. בחרו פעולות → שליחה מחדש של אישור הזמנת הכרטיסים.

אסמכתת ה-BK המקורית נשארת במצב מבוטל, וייתכן שהלקוח כבר קיבל הודעת ביטול בדוא״ל.

ביטלתם את ההזמנה הראשית כולה

לא ניתן להפעיל מחדש הזמנה ראשית שבוטלה. ביטול ההזמנה הראשית עשוי כבר להתחיל תהליכי זיכוי ולבטל את כל הזמנות הכרטיסים.

1. בדקו את היסטוריית התשלומים והזיכויים לפני ביצוע פעולה נוספת.
2. אשרו את הזיכוי אצל ספק התשלום ב-Stripe, ב-PayPal או אצל ספק התשלום האחר שלכם.
3. צרו הזמנה ראשית חדשה אם הלקוח עדיין רוצה לבצע הזמנה.
4. אל תנסו שוב את ביטול הזמנה כדי לתקן בעיה חלקית, מכיוון שייתכן שיתרות נוספות הניתנות לזיכוי עדיין יוחזרו.

החזרת הזמנה מיועדת רק להזמנה שפג תוקפה לפני האישור. היא אינה משחזרת הזמנה שבוטלה.

אם תוקף ההזמנה פג לפני שאושרה, השתמשו במקום זאת ב-כיצד לשחזר הזמנות שפג תוקפן.